Zo organiseer je een colloquium zonder last-minute problemen

Begin met het programma en werk daarna van buiten naar binnen: eerst datum, sprekers en zaal, vervolgens uitnodigingen en aanmeldingen, en pas daarna de precieze uitvoering. Een colloquium loopt vooral vast wanneer presentaties, dieetwensen of technische aansluitingen te laat worden verzameld. Plan daarom vaste deadlines en leg per onderdeel vast wie controleert. In de laatste week draait het om bevestigen en testen; op de dag zelf om een snelle registratie en een duidelijke briefing voor sprekers en techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sprekers uitnodigen
2 personen
3
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
4
Catering reserveren
2 personen
5
Technische benodigdheden reserveren
2 personen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Sprekersinformatie verzamelen
12
Presentaties ontvangen
13
Naamkaartjes ontwerpen
14
Programma afdrukken
15
Deelnemerslijst afdrukken
16
Sprekersbriefing versturen
17
Cateringdetails bevestigen
18
Techniek vooraf testen
2 personen
19
Presentaties controleren
20
Materialen verzamelen
2 personen
21
Naamkaartjes sorteren
22
Registratietafel voorbereiden
2 personen
23
Zaal controleren
2 personen
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Stoelen opstellen
3 personen
26
Podiumtafel plaatsen
2 personen
27
Projector aansluiten
2 personen
28
Scherm plaatsen
2 personen
29
Microfoons testen
2 personen
30
Verlichting instellen
31
Presentaties klaarzetten
32
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
33
Naamkaartjes klaarleggen
34
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
35
Dranken koud zetten
36
Buffet opbouwen
3 personen
37
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

38
Deelnemers ontvangen
3 personen
39
Aanwezigheid registreren
2 personen
40
Naamkaartjes uitreiken
2 personen
41
Programma uitdelen
42
Openingsspreker begeleiden
43
Presentaties bedienen
44
Microfoons bedienen
45
Tijd van sprekers bewaken
46
Vragen uit de zaal verzamelen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Dranken bijvullen
49
Gebruikte kopjes afruimen
2 personen
50
Panelleden ontvangen
51
Panelgesprek begeleiden
2 personen
52
Borrelbuffet openen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Warme gerechten uitserveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Dieetmaaltijden uitserveren
57
Afsluitende spreker begeleiden
58
Bedankwoorden uitspreken
59
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

60
Servies verzamelen
3 personen
61
Buffet afbreken
3 personen
62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Presentaties veiligstellen
64
Afval verzamelen
2 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Zaal schoonmaken
3 personen
67
Toiletten controleren
68
Materialen inpakken
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Deelnemersbedankje versturen
71
Sprekersmateriaal nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Podiumtafel
Kleed voor tafelsaantal 6
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 5
Stekkerdozenaantal 5
Presentatieklikker
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Serveertraysaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Opslagbakkenaantal 8

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 90
Tafeldecoratieaantal 12
Welkomstbord
Programmastandaardaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en zaalindeling eerst vast. Reserveer aansluitend catering en techniek, zodat je niet pas na de uitnodigingen ontdekt dat de zaal of apparatuur niet past bij het programma.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodiging klaar is en sluit het verzamelen van dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het colloquium. Zo kan de catering aantallen en speciale maaltijden nog verwerken.
Vraag presentaties en sprekersinformatie uiterlijk 3 werkdagen vooraf op. Controleer alle bestanden op de laptop en test elke HDMI-kabel, microfoon en presentatieklikker vóór de deelnemers binnenkomen.
Maak de registratietafel compleet met deelnemerslijst, gesorteerde naamkaartjes en afgedrukte programma's. Leg de materialen minstens 60 minuten voor de start klaar, zodat een ontbrekende naam of print nog kan worden opgelost.
Plan een korte zaalcontrole vóór de opening: controleer stoelen, tafels, podiumtafel, projectiescherm, geluid en drankvoorziening. Geef sprekers daarna één briefing met hun spreektijd, volgorde en praktische contactpersoon.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een colloquium organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, sprekers en zaal. Verstuur uitnodigingen zodra die basis vaststaat en reserveer catering en techniek niet later dan 4 weken voor de datum.
Wanneer moet ik sprekers uitnodigen voor een colloquium?: Nodig sprekers ongeveer 8 weken vooraf uit, zodat zij hun deelname en onderwerp kunnen bevestigen. Vraag hun definitieve presentatie uiterlijk 3 werkdagen voor het colloquium op.
Wanneer sluit je de aanmelding voor een colloquium?: Sluit de aanmelding meestal 5 tot 7 dagen voor de bijeenkomst. Gebruik die laatste week om deelnemerslijst, naamkaartjes, programma's en cateringhoeveelheden definitief te maken.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding op de dag zelf?: Reserveer minimaal 90 minuten voor zaalopstelling, techniek, registratietafel en catering. Test presentaties en microfoons voordat de eerste deelnemer arriveert, niet tijdens het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.