Organiser un colloque, étape par étape

Un colloque se construit dans un ordre précis : programme, intervenants, lieu, inscriptions, restauration et technique. Commencez par fixer la date et le déroulé, puis bloquez rapidement la salle et les prestataires indispensables. Les problèmes les plus fréquents apparaissent quand les présentations arrivent trop tard, que les besoins alimentaires ne sont pas centralisés ou que la technique n’est testée qu’à l’ouverture des portes. Ce plan vous aide à garder une vue claire jusqu’au jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Inviter les intervenants
2 personnes
3
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
4
Réserver le catering
2 personnes
5
Réserver le matériel technique
2 personnes
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Rassembler les informations sur les intervenants
12
Recevoir les présentations
13
Concevoir les badges nominatifs
14
Imprimer le programme
15
Imprimer la liste des participants
16
Envoyer le briefing des intervenants
17
Confirmer les détails du catering
18
Tester la technique à l’avance
2 personnes
19
Vérifier les présentations
20
Rassembler le matériel
2 personnes
21
Trier les badges nominatifs
22
Préparer la table d'inscription
2 personnes
23
Vérifier la salle
2 personnes
24
Installer les tables
3 personnes
25
Installer les chaises
3 personnes
26
Installer la table de scène
2 personnes
27
Brancher le projecteur
2 personnes
28
Installer l’écran
2 personnes
29
Tester les microphones
2 personnes
30
Régler l’éclairage
31
Préparer les présentations
32
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
33
Préparer les badges nominatifs
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Mettre les boissons au frais
36
Monter le buffet
3 personnes
37
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

38
Accueillir les participants
3 personnes
39
Enregistrer la présence
2 personnes
40
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
41
Distribuer le programme
42
Accompagner l’orateur d’ouverture
43
Animer les présentations
44
Gérer les micros
45
Surveiller le temps de parole des intervenants
46
Recueillir les questions de la salle
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
49
Débarrasser les tasses utilisées
2 personnes
50
Accueillir les membres du panel
51
Animer le débat
2 personnes
52
Ouvrir le buffet apéritif
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Servir les plats chauds
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Servir les repas diététiques
57
Accompagner l’intervenant de clôture
58
Prononcer les mots de remerciement
59
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Démonter le buffet
3 personnes
62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Sécuriser les présentations
64
Rassembler les déchets
2 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Nettoyer la salle
3 personnes
67
Vérifier les toilettes
68
Emballer le matériel
2 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Envoyer un message de remerciement aux participants
71
Envoyer le matériel aux intervenants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 12
Table de scène
Nappe pour tablesqté 6
Tabouretsqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pied de microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 5
Multiprisesqté 5
Cliqueur de présentation
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bacs de rangementqté 8

Décoration

Porte-nomsqté 90
Décoration de tableqté 12
Panneau d’accueil
Support du programmeqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, le programme et les intervenants. Envoyez ensuite les invitations avec un formulaire d’inscription, afin de connaître assez tôt le nombre de participants et leurs contraintes alimentaires.
Réservez la salle, le catering et le matériel technique dès que le programme est suffisamment stabilisé. Prévoyez une implantation précise avec tables, chaises, table de scène et circulation vers la table d’inscription.
Demandez les présentations plusieurs jours avant le colloque et vérifiez-les sur l’ordinateur qui sera utilisé sur place. Contrôlez les câbles HDMI, le vidéoprojecteur, les microphones sans fil, les haut-parleurs et le cliqueur.
Fixez une date limite pour les inscriptions et les besoins alimentaires, puis transmettez un seul récapitulatif au catering. Le nombre final détermine les quantités de tasses, verres, assiettes, couverts et boissons chaudes.
La veille, rassemblez les badges triés, le programme imprimé, la liste des participants et le briefing des intervenants. Sur place, prévoyez au moins 60 minutes pour vérifier la salle, installer les tables et chaises et faire un test technique complet.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un colloque ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les intervenants, la salle, le catering et le matériel technique doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour un colloque ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant l’événement, avec le programme provisoire et le formulaire d’inscription. Fixez une date limite de réponse 10 à 14 jours avant le colloque.
Quand récupérer les présentations des intervenants ?: Demandez les fichiers au plus tard 5 à 7 jours avant le colloque. Gardez ensuite une journée pour vérifier les formats, les vidéos, les polices et la compatibilité avec l’ordinateur utilisé sur place.
Combien de temps prévoir pour installer la salle d’un colloque ?: Prévoyez au minimum 60 minutes pour installer les tables, les chaises, la table d’inscription et le matériel. Ajoutez 30 minutes si plusieurs microphones, un vidéoprojecteur et une table de mixage doivent être testés.

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