Zo organiseer je een clubavond zonder last-minute chaos

Een clubavond organiseren begint niet met decoratie of drank inkopen, maar met de locatie, capaciteit en het muziekprogramma. Werk daarna toe naar een sluitende bezoekerslijst, een realistische drankvoorraad en een draaiboek voor de opbouw. Plan techniek, licht, bar en garderobe ruim vóór de deuren opengaan. De grootste problemen ontstaan wanneer koeling, kabels, dieetwensen of de eindcontrole van de zaal te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Muziekprogramma samenstellen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Bezoekerslijst controleren
7
Drankvoorraad berekenen
8
Boodschappenlijst controleren
2 personen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Dranken koelen
2 personen
11
Hapjes voorbereiden
3 personen
12
Locatie openen
2 personen
13
Zaal en vloer controleren
2 personen
14
Tafels opstellen
3 personen
15
Stoelen en garderobe plaatsen
2 personen
16
Bar inrichten
3 personen
17
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
18
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
19
Versiering ophangen
2 personen
20
Servies klaarzetten
2 personen

Event

21
Hapjes uitstallen
2 personen
22
Gasten ontvangen
2 personen
23
Aanmeldingen afvinken
2 personen
24
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
25
Muziek afspelen
26
Hapjes bijvullen
2 personen
27
Dranken bijvullen
2 personen
28
Glazen verzamelen
2 personen
29
Bar en toiletten controleren
30
Laatste ronde aankondigen
31
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

32
Muziek en verlichting uitschakelen
2 personen
33
Eten en drinken opruimen
3 personen
34
Servies afwassen
3 personen
35
Afval verzamelen
2 personen
36
Zaal schoonmaken
3 personen
37
Meubilair terugplaatsen
3 personen
38
Apparatuur inpakken
2 personen
39
Voorraad opbergen
2 personen
40
Materialen retourneren
2 personen
41
Gevonden voorwerpen verzamelen
42
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Hoge statafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Barbladenaantal 2
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Herbruikbare wijnglazenaantal 50
Herbruikbare shotglazenaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Serveerplateausaantal 8
Serveertangenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Kurketrekkersaantal 2
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
DJ-controller
Laptopstandaard
Draadloze microfoon
Koelboxenaantal 4
IJslepelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6

Verlichting

LED-partylampenaantal 4
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Herbruikbare clubvlaggenaantal 6

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 2
Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met de locatie en capaciteit. Leg vast hoeveel bezoekers welkom zijn, hoe laat je naar binnen kunt en wanneer de zaal leeg moet zijn; die tijden bepalen je hele opbouwplanning.
Stuur uitnodigingen vroeg genoeg en verwerk aanmeldingen direct. Controleer de bezoekerslijst uiterlijk 24 uur vooraf en verzamel dieetwensen voordat je hapjes en drank bestelt.
Bereken drank per programmaonderdeel. Reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon en koel de voorraad gefaseerd, zodat niet alles tegelijk warm wordt.
Test geluid en licht vóór de gasten komen. Sluit speakers, DJ-controller, laptop en microfoon minstens 60 minuten voor opening aan en leg verlengkabels en stekkerdozen veilig langs de randen.
Maak de entree als laatste controlepunt. Zet garderobe, welkomstdrankjes en afvinklijst klaar vóór opening en houd dweilsets, bezems, stofblikken en emmers bereikbaar voor morsen en glasbreuk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een clubavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie en het muziekprogramma. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de avond en controleer de definitieve bezoekerslijst 24 uur vooraf.
Hoeveel drank heb je nodig voor een clubavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Tel voor elk volgend uur ongeveer 1 tot 2 drankjes per persoon op en reserveer extra water voor de hele avond.
Wanneer moet je de techniek voor een clubavond testen?: Sluit geluidsapparatuur en verlichting minimaal 60 minuten vóór opening aan. Test muziek, microfoon, stroomvoorziening en kabelrouting nog voordat de bar en hapjes volledig klaarstaan.
Wat moet je als eerste doen bij de opbouw van een clubavond?: Open de locatie op het afgesproken tijdstip en controleer eerst zaal, vloer en stroompunten. Richt daarna bar, garderobe en meubilair in, zodat techniek en ontvangst niet worden geblokkeerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.