Organiser une soirée du club, étape par étape

Une soirée du club se prépare d’abord sur le papier, puis dans la salle. Commence par réserver le lieu, fixer le programme musical et envoyer les invitations avant de calculer les quantités. Les inscriptions servent ensuite à prévoir les besoins alimentaires, les boissons et l’aménagement. Le jour J, garde un ordre précis : contrôle de la salle, installation, accueil, service et musique. Les oublis les plus fréquents concernent le refroidissement des boissons, les branchements audio et le vestiaire.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Établir le programme musical
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Vérifier la liste des participants
7
Calculer les stocks de boissons
8
Vérifier la liste des courses
2 personnes
9
Faire les courses
2 personnes
10
Refroidir les boissons
2 personnes
11
Préparer les en-cas
3 personnes
12
Ouvrir le lieu
2 personnes
13
Vérifier la salle et le sol
2 personnes
14
Installer les tables
3 personnes
15
Installer les chaises et le vestiaire
2 personnes
16
Aménager le bar
3 personnes
17
Raccorder le matériel audio
2 personnes
18
Installer l'éclairage
2 personnes
19
Suspendre la décoration
2 personnes
20
Préparer la vaisselle
2 personnes

Événement

21
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
22
Accueillir les invités
2 personnes
23
Cocher les inscriptions
2 personnes
24
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
25
Passer de la musique
26
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
27
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
28
Rassembler les verres
2 personnes
29
Vérifier le bar et les toilettes
30
Annoncer le dernier tour
31
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

32
Éteindre la musique et l’éclairage
2 personnes
33
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
34
Faire la vaisselle
3 personnes
35
Rassembler les déchets
2 personnes
36
Nettoyer la salle
3 personnes
37
Remettre le mobilier en place
3 personnes
38
Emballer le matériel
2 personnes
39
Ranger les stocks
2 personnes
40
Retourner les matériels
2 personnes
41
Rassembler les objets trouvés
42
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Sous-mains de barqté 2
Portantsqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Verres à vin réutilisablesqté 50
Verres à shot réutilisablesqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 2
Verres doseursqté 2

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Contrôleur DJ
Support pour ordinateur portable
Micro sans fil
Glacièresqté 4
Cuillères à glaceqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Drapeaux de club réutilisablesqté 6

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 2
Balaisqté 2
Pelles à poussièreqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la soirée. Tu auras le temps de vérifier les participants, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster les courses.
Calcule les boissons à partir du nombre confirmé, puis ajoute une marge de 10 à 15 %. Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture, car les glacières refroidissent moins vite qu’un réfrigérateur.
Arrive au moins 3 heures avant l’accueil. Commence par vérifier le sol et la salle, puis installe les tables, les chaises, le vestiaire, le bar et la vaisselle avant de disposer les amuse-bouches.
Teste le son et les lumières avant l’arrivée des invités : branche les multiprises et rallonges, vérifie le contrôleur DJ ou les enceintes Bluetooth et garde le micro sans fil prêt pour les annonces.
Prévois une personne à l’entrée pendant les 30 premières minutes pour cocher les inscriptions et servir les boissons de bienvenue. Cela évite que l’accueil bloque le bar ou que les invités cherchent seuls leur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une soirée du club ?: Prévois au moins 2 semaines pour réserver le lieu, préparer le programme musical et envoyer les invitations. Termine les inscriptions 7 jours avant afin de calculer les boissons et les courses.
Quand faut-il installer la salle pour une soirée du club ?: Commence l’installation environ 3 heures avant l’arrivée des invités. Réserve les 45 dernières minutes aux tests audio et lumière, au refroidissement final des boissons et à la mise en place des amuse-bouches.
Combien de boissons prévoir pour une soirée du club ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoute 10 à 15 % de marge après avoir vérifié la liste définitive des participants.
Que faut-il vérifier juste avant l’ouverture ?: Vérifie le sol, les tables, les chaises, le vestiaire, le bar, la vaisselle, les branchements et la musique. Fais ce contrôle 30 minutes avant l’accueil, puis place une personne à l’entrée pour les inscriptions.

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