Zo organiseer je een circusvoorstelling

Begin met de datum, locatie en het voorstellingsprogramma; pas daarna leg je artiesten, reserveringen en communicatie vast. Plan de publieksruimte en het speelvlak afzonderlijk, zodat stoelen, tafels en achterdoeken de actieruimte niet blokkeren. Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en route-informatie uiterlijk een week vooraf. In de laatste dagen controleer je techniek, verlichting, materiaal en weersverwachting. Op de dag zelf werk je van locatie openen naar opbouw, briefing en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Voorstellingsprogramma vastleggen
2 personen
3
Artiestencontracten controleren
4
Reserveringen maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Bezoekerslijst bijwerken
9
Programma aan deelnemers sturen
10
Weersverwachting controleren
11
Route en parkeerinformatie delen
12
Benodigdheden inventariseren
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Voorraad servies controleren
15
Gereedschap controleren
16
Artiestenbriefing versturen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
20
Locatie openen
2 personen
21
Vloer en publieksruimte controleren
2 personen
22
Speelvlak vrijmaken
4 personen
23
Achterdoek en afscherming plaatsen
3 personen
24
Publieksstoelen opstellen
4 personen
25
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
26
Kleedruimte inrichten
2 personen
27
Techniek en kabels plaatsen
3 personen
28
Lichtstanden testen
2 personen
29
Muziek en microfoons testen
2 personen
30
Circusmaterialen klaarzetten
3 personen
31
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
32
Hapjes voorbereiden
3 personen
33
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
34
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
35
Programma's en polsbandjes klaarleggen
2 personen
36
Artiesten ontvangen
2 personen
37
Artiesten omkleden
2 personen

Event

38
Publieksingang openen
3 personen
39
Bezoekers registreren
3 personen
40
Programma's uitdelen
2 personen
41
Bezoekers naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
42
Voorstelling aankondigen
43
Eerste voorstelling begeleiden
4 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Pauze begeleiden
4 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Speelvlak opnieuw controleren
2 personen
48
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
49
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
50
Avondeten uitserveren
4 personen
51
Servies verzamelen
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Avondvoorstelling aankondigen
54
Avondvoorstelling begeleiden
4 personen
55
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
56
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
57
Kassa en ontvangst afsluiten
2 personen

Nazorg

58
Circusmaterialen afbouwen
4 personen
59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Keuken schoonmaken
2 personen
64
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
65
Toiletten controleren
2 personen
66
Locatie afsluiten
2 personen
67
Materialen terugbrengen
2 personen
68
Koelboxen en kratten reinigen
2 personen
69
Linnen wassen
70
Gevonden voorwerpen afhandelen
71
Leveranciersfacturen controleren
72
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstatievenaantal 4

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Rode lopersaantal 2
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 200
Vlaggenlijnenaantal 8
Circuspostersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 140

Sportmateriaal

Jongleerkegelsaantal 12
Jongleerballenaantal 24
Jongleerdoekenaantal 24
Hoepelsaantal 12
Balansbordenaantal 6
Loopklossenaantal 8
Diabolo'saantal 8
Valmattenaantal 8
Afzetlintaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 160
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Koffiekopjesaantal 50
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Popcornschalenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Antislipmattenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de artiestencontracten uiterlijk vier weken vooraf vast. Controleer daarin speeltijden, opbouwtijd, technische eisen en wie welk materiaal meeneemt.
Maak het speelvlak vrij voordat je stoelen opstelt. Houd een duidelijke doorgang tussen publiek en afscherming en test microfoons, luidsprekers en muziekspeler minimaal 2 uur voor aanvang.
Verstuur programma, route- en parkeerinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vraag dieetwensen en definitieve aanmeldingen op hetzelfde moment uit, zodat je aantallen voor ontvangst en catering niet hoeft te gokken.
Tel stoelen, tafels en garderoberuimte op basis van de bezoekerslijst en zet ontvangsttafels buiten de looproute. Leg naamkaartjes en afzetpalen vóór de deuren opengaan klaar.
Controleer bij een buitenlocatie de weersverwachting 24 uur vooraf en bepaal wie de beslissing neemt bij regen of wind. Laad oplaadbare lampen op en test verlengkabels, stekkerdozen en LED-spots vóór de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een circusvoorstelling organiseren?: Begin minstens 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en artiestencontracten. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de bezoekerslijst 7 dagen voor de voorstelling.
Hoeveel tijd heb je nodig om een circusvoorstelling op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor het vrijmaken van het speelvlak, plaatsen van achterdoeken, publieksstoelen en ontvangsttafels. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een technische test en een korte artiestenbriefing.
Waar gaat het organiseren van een circusvoorstelling meestal mis?: De meeste problemen ontstaan doordat technische eisen, opbouwtijd of de publieksroute te laat worden gecontroleerd. Plan daarom uiterlijk een week vooraf een materiaalcontrole en test microfoons, luidsprekers en verlichting op de dag zelf.
Wat moet je regelen voor een circusvoorstelling buiten?: Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en leg een alternatief of duidelijke afgelastingstermijn vast. Deel route- en parkeerinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf en bescherm techniek, achterdoeken en speelmaterialen tegen regen en wind.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.