Organiser un spectacle de cirque, étape par étape

Un spectacle de cirque se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par confirmer la date et le lieu, définir le programme et vérifier les contrats des artistes avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, centralisez les réponses du public, les besoins alimentaires et les informations d’accès. Le jour J, prévoyez suffisamment de temps pour dégager la zone de jeu, installer les sièges, tester le son et accueillir les participants sans empiéter sur les horaires des numéros.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Définir le programme des spectacles
2 personnes
3
Vérifier les contrats des artistes
4
Faire les réservations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Mettre à jour la liste des visiteurs
9
Envoyer le programme aux participants
10
Vérifier les prévisions météo
11
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
12
Inventorier les fournitures
2 personnes
13
Vérifier la liste des courses
14
Vérifier le stock de vaisselle
15
Vérifier les outils
16
Envoyer le briefing aux artistes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Vérifier le sol et l’espace public
2 personnes
22
Dégager la zone de jeu
4 personnes
23
Installer le fond de scène et les séparations
3 personnes
24
Installer les sièges du public
4 personnes
25
Installer des tables d'accueil
2 personnes
26
Aménager le vestiaire
2 personnes
27
Installer la technique et les câbles
3 personnes
28
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
29
Tester la musique et les micros
2 personnes
30
Préparer le matériel de cirque
3 personnes
31
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
32
Préparer les en-cas
3 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Aménager la table d'accueil
2 personnes
35
Préparer les programmes et les bracelets
2 personnes
36
Accueillir les artistes
2 personnes
37
Aider les artistes à se changer
2 personnes

Événement

38
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
39
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
40
Distribuer les programmes
2 personnes
41
Guider les visiteurs vers les places assises
3 personnes
42
Annoncer le spectacle
43
Encadrer la première représentation
4 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Encadrer la pause
4 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Revérifier l'aire de jeu
2 personnes
48
Accompagner la deuxième représentation
4 personnes
49
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
50
Servir le dîner
4 personnes
51
Rassembler la vaisselle
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Annoncer le spectacle du soir
54
Animer la représentation du soir
4 personnes
55
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
56
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
57
Clôturer la caisse et l’accueil
2 personnes

Suivi

58
Démonter le matériel de cirque
4 personnes
59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer la cuisine
2 personnes
64
Nettoyer l'espace public
3 personnes
65
Vérifier les toilettes
2 personnes
66
Fermer le lieu
2 personnes
67
Rapporter le matériel
2 personnes
68
Nettoyer les glacières et les caisses
2 personnes
69
Laver le linge
70
Gérer les objets trouvés
71
Vérifier les factures des fournisseurs
72
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 2
Tabouretsqté 8
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Toiles de fondqté 3
Tapis rougesqté 2
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 200
Guirlandes de fanionsqté 8
Affiches de cirqueqté 12
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 140

Matériel de sport

Massues de jonglageqté 12
Balles de jonglageqté 24
Foulards de jonglageqté 24
Cerceauxqté 12
Planches d’équilibreqté 6
Échassesqté 8
Diabolosqté 8
Tapis de chuteqté 8
Ruban de balisageqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 160
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Tasses à caféqté 50
Louchesqté 8
Ciseauxqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bols à popcornqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires des numéros, la durée totale et l’heure d’arrivée demandée aux artistes. Envoyez le briefing aux artistes au moins 7 jours avant le spectacle.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et mettez la liste des visiteurs à jour chaque semaine. Demandez les besoins alimentaires au plus tard 5 jours avant l’événement pour éviter les achats de dernière minute.
Prévoyez une vraie phase de montage : comptez au moins 2 heures avant l’ouverture pour vérifier le sol, dégager la zone de jeu, installer le fond de scène et disposer les sièges en gardant un passage libre.
Testez la sonorisation avant l’arrivée du public : microphones sans fil, haut-parleurs, table de mixage, lecteur audio, rallonges et multiprises doivent être branchés et essayés ensemble, pas séparément.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même si une partie du spectacle se déroule dehors. Partagez aussi l’itinéraire et les informations de stationnement avant le jour J, car ces détails sont souvent oubliés dans les invitations.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de cirque ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, les artistes, le programme et les réservations. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions finales, le briefing et l’inventaire du matériel.
Quand envoyer les invitations pour un spectacle de cirque ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec les horaires, l’adresse et les indications de stationnement. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez au moins 2 heures pour une installation complète avec sièges, tables d’accueil, fond de scène, éclairage et sonorisation. Ajoutez 30 minutes si le lieu est extérieur ou si le sol doit être vérifié et sécurisé.
Que faut-il vérifier le jour d’un spectacle de cirque ?: Vérifiez le sol, l’espace de jeu, les accès du public, les contrats et la présence des artistes avant l’ouverture. Faites un test complet du son et de l’éclairage au moins 45 minutes avant le premier numéro.

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