Ein Zirkusfestival Schritt für Schritt organisieren

Ein Zirkusfestival braucht mehr als Artisten und Zirkusmaterial. Lege zuerst Datum, Ort und Programmrahmen fest, bevor du Genehmigungen, Versicherung und Buchungen abschließt. Danach folgen Anmeldungen, Helferplanung, Lageplan und Technik. In der letzten Woche prüfst du Wetter, Materialien, Catering und das alternative Regenprogramm. So bleiben Auftritte, Workshops und Besucherwege am Veranstaltungstag übersichtlich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Zirkusartisten buchen
2 Personen
3
Genehmigungen beantragen
4
Versicherung prüfen
5
Programm zusammenstellen
2 Personen
6
Auftritte und Workshops planen
2 Personen
7
Reservierungen bestätigen
8
Lageplan erstellen
2 Personen
9
Zugangs- und Laufwege festlegen
2 Personen
10
Einladungen gestalten
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Drehbuch ausdrucken
17
Künstlerinformationen versenden
18
Catering bestellen
2 Personen
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Materialien inventarisieren
2 Personen
21
Materialien reservieren
22
Wettervorhersage prüfen
23
Alternatives Regenprogramm bereitstellen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Frische Produkte abholen
2 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Snacks vorbereiten
4 Personen
28
Back- und Bratprodukte bereitstellen
2 Personen
29
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
30
Programmhefte sortieren
2 Personen
31
Gelände kontrollieren
3 Personen
32
Tische und Stühle ausladen
4 Personen
33
Zelt und Überdachung aufbauen
6 Personen
34
Zirkusboden ausrollen
4 Personen
35
Zirkusmaterial aufbauen
5 Personen
36
Publikumsabsperrungen aufstellen
3 Personen
37
Tontechnik anschließen
3 Personen
38
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
39
Stromkabel abkleben
2 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Eingangstresen einrichten
2 Personen
42
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
43
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
44
Snacks auslegen
3 Personen
45
Toiletten kontrollieren
2 Personen
46
Müllstationen aufstellen
2 Personen
47
Künstler empfangen
2 Personen
48
Künstler-Umkleide einrichten
2 Personen
49
Soundcheck durchführen
3 Personen
50
Zirkusmaterial überprüfen
3 Personen
51
Briefing für Publikumsbetreuer
4 Personen

Event

52
Türen öffnen
4 Personen
53
Besucher empfangen
4 Personen
54
Programmhefte verteilen
2 Personen
55
Eröffnungsshows begleiten
3 Personen
56
Zirkusworkshops begleiten
6 Personen
57
Kinderaktivitäten betreuen
5 Personen
58
Snacks servieren
4 Personen
59
Getränke servieren
4 Personen
60
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
61
Getränke nachfüllen
2 Personen
62
Buffet auffüllen
3 Personen
63
Publikum bei Auftritten begleiten
4 Personen
64
Nachmittagsshow begleiten
4 Personen
65
Abendshow betreuen
4 Personen
66
Musik organisieren
2 Personen
67
Mülleimer leeren
2 Personen
68
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
69
Workshop-Material aufräumen
3 Personen
70
Letzte Runde ankündigen
71
Besucher verabschieden
4 Personen
72
Beleuchtung ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

73
Catering abschließen
4 Personen
74
Übrig gebliebenes Essen verpacken
3 Personen
75
Geschirr sammeln
3 Personen
76
Abfall trennen
3 Personen
77
Zirkusmaterial abbauen
5 Personen
78
Audioausrüstung abkoppeln
3 Personen
79
Dekoration entfernen
3 Personen
80
Zelte und Überdachung abbauen
6 Personen
81
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
82
Gelände reinigen
5 Personen
83
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
84
Materialien zurückbringen
3 Personen
85
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
86
Kühlboxen leeren
2 Personen
87
Geschirr abwaschen
3 Personen
88
Vorräte einlagern
2 Personen
89
Fundsachen sammeln
90
Ort sauber übergeben
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 120
BiertischeAnz. 8
BuffetischeAnz. 6
Eingangsbereich
UmkleideracksAnz. 4
KleiderbügelAnz. 40

Zirkusmaterial

Zirkusboden
JonglierbälleAnz. 30
JongliertücherAnz. 30
JonglierbälleAnz. 20
JonglierclubsAnz. 12
PlastikreifenAnz. 20
DiabolosAnz. 12
PeststangenAnz. 8
HochstelzenAnz. 12
Balancierbalken
Rola-Rola-SetAnz. 2
Rote NasenAnz. 80
BühneneinfassungenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 10
BatterielaternenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonbögenAnz. 3
BallonsAnz. 300
ZirkusplakateAnz. 20
ProgrammständerAnz. 6
WegweiserAnz. 12
TischdeckenAnz. 18

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 350
Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 350
Wiederverwendbares BesteckAnz. 350
ServierlöffelAnz. 12
ScherenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ServierschalenAnz. 20
VorratsboxenAnz. 20
ThermosflaschenAnz. 6
Küchenwaage

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6
VerkehrskegelAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Kläre dabei auch Versicherung, Zugänge und Laufwege, bevor du Zirkusartisten verbindlich buchst.
Plane Auftritte und Workshops in getrennten Zeitblöcken und bestätige Reservierungen spätestens 2 Wochen vorher. So kannst du Material wie Jonglierbälle, Diabolos, Reifen und Hochstelzen passend den Stationen zuordnen.
Erstelle den Lageplan 7 bis 10 Tage vor dem Festival. Markiere Eingangsbereich, Umkleideracks, Zirkusboden, Bühneneinfassungen, Buffetische sowie die Wege zwischen Zelten und Sitzplätzen.
Teile Freiwillige spätestens eine Woche vorher festen Aufgaben und Uhrzeiten zu. Für Technik, Einlass, Workshops und Künstlerbetreuung sollte jeweils eine verantwortliche Person erreichbar sein.
Prüfe die Wettervorhersage 3 Tage vorher und lege das Regenprogramm schriftlich bereit. Kontrolliere am selben Tag Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Kabeltrommeln und Verlängerungskabel, statt fehlende Technik erst beim Aufbau zu bemerken.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Zirkusfestival organisieren?: Plane mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein. Genehmigungen, Versicherung und die Buchung von Zirkusartisten sollten früh beginnen; Einladungen und Anmeldungen folgen danach.
Welche Genehmigungen braucht ein Zirkusfestival?: Das hängt vom Ort, der Größe und dem Programm ab. Kläre die zuständigen Genehmigungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und prüfe gleichzeitig die Versicherung.
Wann soll ich das Programm für ein Zirkusfestival festlegen?: Lege Auftritte und Workshops etwa 6 Wochen vorher als Grundgerüst fest. Bestätige Reservierungen und verschicke Künstlerinformationen spätestens 2 Wochen vor dem Festival.
Was braucht ein Zirkusfestival bei schlechtem Wetter?: Bereite mindestens 3 Tage vorher ein alternatives Regenprogramm vor und prüfe, welche Aktivitäten in Partyzelte oder andere geeignete Bereiche verlegt werden können. Ergänze den Lageplan entsprechend.

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