Een chemiecongres organiseren: zo pak je het aan

Begin met het programma en de sprekers; pas daarna kun je de locatie, techniek en catering goed vastleggen. Open vervolgens de aanmelding en verzamel meteen dieetwensen, presentatietitels en sprekersinformatie. In de laatste weken verschuift het werk naar deelnemersregistratie, posterindeling, badges en presentaties. De meeste problemen ontstaan wanneer aantallen, adapters of dieetmaaltijden pas op de congresdag worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma definitief maken
2 personen
2
Sprekers bevestigen
2 personen
3
Presentatietitels verzamelen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Sprekersinformatie versturen
9
Catering reserveren
2 personen
10
Locatie reserveren
11
Techniek reserveren
12
Posterpresentaties indelen
2 personen
13
Badges voorbereiden
2 personen
14
Deelnemerslijst controleren
2 personen
15
Naamkaartjes printen
2 personen
16
Programma printen
17
Routebordjes printen
18
Presentaties verzamelen
19
Catering aantallen doorgeven
20
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Badges sorteren
2 personen
24
Materialen klaarzetten
3 personen
25
Ruimtes openen
2 personen
26
Registratiebalie opbouwen
3 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen opstellen
4 personen
29
Posterborden plaatsen
3 personen
30
Routebordjes ophangen
2 personen
31
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen
32
Koffiepunt inrichten
3 personen
33
Buffet opbouwen
4 personen
34
Techniek aansluiten
2 personen
35
Presentaties testen
2 personen
36
Microfoons testen
2 personen

Event

37
Sprekers ontvangen
2 personen
38
Deelnemers registreren
4 personen
39
Badges uitdelen
3 personen
40
Koffie serveren
3 personen
41
Opening begeleiden
2 personen
42
Sprekers naar zaal begeleiden
2 personen
43
Presentaties ondersteunen
2 personen
44
Tijdschema bewaken
45
Vragenmicrofoon rondbrengen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Koffiepauze verzorgen
3 personen
48
Postersessie begeleiden
3 personen
49
Dinerbuffet openen
3 personen
50
Diner serveren
5 personen
51
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
52
Servies afruimen
4 personen
53
Koffie en thee bijvullen
2 personen
54
Avondprogramma begeleiden
2 personen
55
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

56
Techniek uitschakelen
2 personen
57
Buffet afruimen
4 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Posterborden opruimen
2 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Materialen inventariseren
2 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Overgebleven catering opbergen
2 personen
66
Verloren voorwerpen verzamelen
67
Bedankbericht versturen
68
Presentaties delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Registratietafelaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Sprekersstoelenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Presentatieklikkersaantal 2
Laserpointersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Kabelbindersaantal 100
USB-sticksaantal 4
WiFi-hotspot

Servies

Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Theelepelsaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Inductiekookplatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Etagèresaantal 4
Boodschappen

Decoratie

Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Lanyardsaantal 120
Posterbordenaantal 30
Posterklemmenaantal 60
Routebordjesaantal 15
Tafelnummerkaartenaantal 12
Tafellopersaantal 12
Pennenaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Klembordenaantal 6
Informatiebannersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 10
Maatbekersaantal 4
Dienbladenaantal 8

Schoonmaak

Afwasteilaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Vloermoppenaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Rubberen handschoenenaantal 8

Tips

Leg programma, sprekers en presentatietitels eerst vast. Vraag ontbrekende titels uiterlijk twee weken vóór het congres op, zodat het programma, de posterindeling en de aankondigingen niet telkens opnieuw moeten worden aangepast.
Reserveer locatie, techniek en catering op basis van dezelfde deelnemersprognose. Controleer uiterlijk een week vooraf of je per presentatieruimte een beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel én de juiste HDMI-adapters hebt.
Open de aanmelding zodra datum, programma en locatie definitief zijn. Verzamel dieetwensen in hetzelfde formulier en sluit de inventarisatie bijvoorbeeld zeven dagen voor het congres, zodat dieetmaaltijden herkenbaar kunnen worden gemarkeerd.
Maak badges, naamkaartjes en de deelnemerslijst niet op het laatste moment. Controleer de namen enkele dagen vooraf en sorteer de badges op alfabet of registratienummer, zodat de ontvangst niet ophoopt.
Plan op de congresdag een technische en logistieke ronde voordat deelnemers binnenkomen. Test microfoons, luidsprekers, presentaties en WiFi, koel de dranken en zet routebordjes, registratietafel en materialen klaar voordat de ruimtes opengaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een chemiecongres organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met programma, sprekers, locatie en techniek. Open de aanmelding zodra deze onderdelen definitief zijn en geef de catering de definitieve aantallen uiterlijk 7 dagen voor het congres door.
Wanneer moet ik sprekers voor een chemiecongres bevestigen?: Bevestig sprekers voordat je het programma publiceert, idealiter minimaal 8 weken vooraf. Vraag presentatietitels en praktische sprekersinformatie uiterlijk 2 weken voor de bijeenkomst op.
Hoeveel tijd heb je nodig om een congreslocatie klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur vóór de start voor stoelen, tafels, registratie, techniek, routebordjes en catering. Plan daarna nog tijd voor een volledige test van presentaties, microfoons en aansluitingen.
Wanneer geef je het aantal dieetmaaltijden door aan de catering?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en sluit de controle uiterlijk 7 dagen vooraf. Geef dan het totale aantal deelnemers én de aantallen per dieet door, en markeer de speciale maaltijden bij het buffet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.