Einen Chemiekongress Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Chemiekongress entscheidet nicht nur das Fachprogramm über den Ablauf, sondern auch die Reihenfolge der Vorbereitung. Beginnen Sie mit Location, Termin und Programm, bevor Sie Einladungen und Anmeldungen öffnen. Danach folgen Referenten, Posterbeiträge, Technik und Catering mit festen Fristen. Am Veranstaltungstag müssen Registrierung, Präsentationen, Beschilderung und Verpflegung bereits vollständig vorbereitet sein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm finalisieren
2 Personen
- 2
Referenten bestätigen
2 Personen
- 3
Präsentationstitel sammeln
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldeformular öffnen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Referenteninformationen versenden
- 9
Catering reservieren
2 Personen
- 10
Location reservieren
- 11
Technik reservieren
- 12
Postervorträge einteilen
2 Personen
- 13
Badges vorbereiten
2 Personen
- 14
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
- 15
Namensschilder drucken
2 Personen
- 16
Programm drucken
- 17
Wegweiser drucken
- 18
Präsentationen sammeln
- 19
Catering-Mengen durchgeben
- 20
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Badges sortieren
2 Personen
- 24
Materialien bereitstellen
3 Personen
- 25
Räume öffnen
2 Personen
- 26
Registrierungstresen aufbauen
3 Personen
- 27
Tische aufstellen
4 Personen
- 28
Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Plakatständer aufstellen
3 Personen
- 30
Wegweiser aufhängen
2 Personen
- 31
Registrierungsmaterialien bereitlegen
2 Personen
- 32
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
- 33
Buffet aufbauen
4 Personen
- 34
Technik anschließen
2 Personen
- 35
Präsentationen testen
2 Personen
- 36
Mikrofone testen
2 Personen
Event
- 37
Referenten empfangen
2 Personen
- 38
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 39
Namensschilder ausgeben
3 Personen
- 40
Kaffee servieren
3 Personen
- 41
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
- 42
Referenten zum Saal begleiten
2 Personen
- 43
Präsentationen unterstützen
2 Personen
- 44
Zeitplan überwachen
- 45
Fragenmikrofon herumreichen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Kaffeepause organisieren
3 Personen
- 48
Postersession moderieren
3 Personen
- 49
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
- 50
Abendessen servieren
5 Personen
- 51
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 52
Geschirr abräumen
4 Personen
- 53
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 54
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 55
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 56
Technik ausschalten
2 Personen
- 57
Buffet abräumen
4 Personen
- 58
Abfall sammeln
3 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 61
Posterständer aufräumen
2 Personen
- 62
Location reinigen
4 Personen
- 63
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 64
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 65
Übrig gebliebenes Catering verstauen
2 Personen
- 66
Fundsachen sammeln
- 67
Dankesnachricht versenden
- 68
Präsentationen teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Rechteckige TischeAnz. 12
- StühleAnz. 110
- RegistrierungstischAnz. 2
- BuffetischeAnz. 6
- RednerstühleAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- BeamerAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 4
- HDMI-AdapterAnz. 4
- PräsentationsklickerAnz. 2
- LaserpointerAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelbinderAnz. 100
- USB-SticksAnz. 4
- WiFi-Hotspot
Geschirr
- WassergläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 120
- TeelöffelAnz. 120
- Dinner-TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 18
- ServierzangenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 8
Catering
- KühlboxenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- InduktionskochplattenAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 4
- EtagerenAnz. 4
- Einkäufe
Dekoration
- NamensschilderAnz. 120
- BadgehalterAnz. 120
- LanyardsAnz. 120
- PosterständerAnz. 30
- PosterklemmenAnz. 60
- WegweiserAnz. 15
- TischnummernkartenAnz. 12
- TischläuferAnz. 12
- StifteAnz. 120
- NotizblöckeAnz. 120
- KlemmbretterAnz. 6
- InformationsbannerAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 10
- MessbecherAnz. 4
- TablettsAnz. 8
Reinigung
- SpülwanneAnz. 3
- SpülbürstenAnz. 4
- PutzlappenAnz. 20
- BodenwischerAnz. 3
- EimerAnz. 4
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- GummihandschuheAnz. 8
Tipps
- Reservieren Sie Location, Technik und Catering zuerst und bestätigen Sie die Referenten anschließend schriftlich. Planen Sie für Präsentationen und Posterbeiträge eine feste Abgabefrist, idealerweise mindestens 7 Tage vor dem Kongress.
- Öffnen Sie das Anmeldeformular erst, wenn Programm, Referenten und Veranstaltungsort feststehen. Prüfen Sie die Teilnehmerliste täglich und erfassen Sie Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor dem Catering-Termin.
- Sammeln Sie Präsentationen nicht erst am Veranstaltungsmorgen. Speichern Sie alle Dateien zusätzlich auf mindestens einem USB-Stick und testen Sie Beamer, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 2 Stunden vor Beginn.
- Drucken Sie Namensschilder, Programm und Wegweiser nach der letzten Teilnehmerprüfung. Sortieren Sie die Badges alphabetisch und richten Sie den Registrierungstisch mindestens 30 Minuten vor dem Einlass ein.
- Geben Sie dem Catering die endgültige Personenzahl mit gekennzeichneten Diätmahlzeiten weiter. Kühlen Sie Getränke rechtzeitig und stellen Sie Wasser, Kaffee, Tassen, Gläser, Teller und Besteck vor dem ersten Programmpunkt bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Chemiekongress organisieren?
- Beginnen Sie mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Programm und Referenten. Technik, Catering und Anmeldeformular sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?
- Setzen Sie eine verbindliche Abgabefrist 7 Tage vor dem Kongress. So bleibt mindestens ein Arbeitstag, um Dateien zu prüfen, auf den Veranstaltungs-Laptop zu übertragen und die Technik zu testen.
- Bis wann muss die Catering-Menge feststehen?
- Übermitteln Sie die endgültige Teilnehmerzahl mindestens 5 Tage vor der Veranstaltung. Melden Sie dabei vegetarische, vegane oder allergiebedingte Mahlzeiten getrennt und kennzeichnen Sie sie bei der Ausgabe.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Chemiekongresses?
- Planen Sie mindestens 2 Stunden für Räume, Bestuhlung, Registrierung, Beschilderung und Technik ein. Öffnen Sie die Räume früh genug, damit ein Techniktest und die Vorbereitung der Badges vor dem Einlass möglich sind.
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