Zo organiseer je een cheerleadingwedstrijd

Begin met de wedstrijdlocatie, het reglement en de wedstrijddatum. Daarna leg je de inschrijving vast, nodig je teams en juryleden uit en maak je de publieksplanning. De meeste problemen ontstaan doordat muziekbestanden, teamgegevens en materiaal pas vlak voor de wedstrijddag worden gecontroleerd. Werk daarom met een duidelijke deadline voor inschrijvingen en een aparte controle voor de cheerleadingvloer, geluidsinstallatie, juryformulieren en vrijwilligersbezetting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie vastleggen
2
Wedstrijdreglement bevestigen
2 personen
3
Juryleden uitnodigen
4
Teams uitnodigen
2 personen
5
Inschrijfformulier versturen
6
Ticketverkoop openen
2 personen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Teamgegevens controleren
2 personen
12
Muziekbestanden opvragen
13
Programma opstellen
2 personen
14
Startvolgorde loten
2 personen
15
Juryformulieren maken
2 personen
16
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
17
Reservering materialen bevestigen
18
Plattegrond maken
2 personen
19
Publieksinformatie publiceren
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Muziek en bestanden testen
2 personen
23
Teambriefing versturen

Event

24
Sportvloer inspecteren
3 personen
25
Materialen lossen
4 personen
26
Sportvloer leggen
6 personen
27
Publieksstoelen opstellen
4 personen
28
Jurytafels opstellen
3 personen
29
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
30
Microfoons testen
2 personen
31
Jurytafels bevoorraden
2 personen
32
Incheckbalie inrichten
2 personen
33
Cateringbuffet inrichten
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Teamkleedkamers markeren
2 personen
36
Route naar kleedkamers markeren
2 personen
37
Jurybriefing verzorgen
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen
39
Teams ontvangen
4 personen
40
Teaminschrijving controleren
3 personen
41
Startnummers uitdelen
2 personen
42
Muziek per team klaarzetten
2 personen
43
Publieksdeuren openen
3 personen
44
Publiek ontvangen
4 personen
45
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
46
Teams naar opwarmzone begeleiden
3 personen
47
Wedstrijdonderdelen aankondigen
2 personen
48
Muziek tijdens optredens afspelen
2 personen
49
Juryformulieren uitdelen
2 personen
50
Scores verzamelen
2 personen
51
Scores invoeren
2 personen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes aanvullen
2 personen
55
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
56
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
57
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
58
Winnaars controleren
2 personen
59
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
60
Publiek uitgeleiden
4 personen
61
Teams uitchecken
3 personen

Nazorg

62
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
63
Sportvloer verwijderen
6 personen
64
Stoelen en tafels afbreken
4 personen
65
Catering opruimen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
5 personen
69
Materialen laden
4 personen
70
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
71
Scores archiveren
72
Uitslagen publiceren
73
Bedankbericht versturen
2 personen
74
Materialen retourneren
2 personen
75
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 300
Klaptafelsaantal 18
Jurytafelsaantal 5
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 12
Kledingrekkenaantal 8

Sportmateriaal

Cheerleadingvloer
Oefenmattenaantal 12
Stretchmattenaantal 20
Startnummersaantal 40
Afzetpionnenaantal 24
Afzetlintaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Laptopaantal 2
Reserveaccu'saantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6
Timerklokkenaantal 3
Rekenmachinesaantal 4
Portofoonsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 300
Besteksetsaantal 300
Serveerschalenaantal 20
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Snackschalenaantal 16
Koffiefiltersaantal 100
Theefilterhouderaantal 2
Boodschappen

Decoratie

Podiumachtergronddoek
Wedstrijdpostersaantal 12
Richtingsbordenaantal 20
Naamkaartjesaantal 60
Tafelkleedsetsaantal 10
Medaillesaantal 60
Bekersaantal 12
Certificatenaantal 60

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Dienbladenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stofzuigeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24

Tips

Leg het wedstrijdreglement vast voordat je teams uitnodigt. Zet onderdelen zoals categorieën, tijdslimieten, jurering en aanleverdatum van muziekbestanden in één document, zodat je later geen verschillende versies hoeft te corrigeren.
Plan de inschrijving met een harde sluitingsdatum. Controleer daarna per team de contactgegevens, categorie, deelnemersinformatie en dieetwensen; reserveer minimaal één werkweek voor ontbrekende gegevens.
Vraag muziekbestanden uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd op en test elk bestand op de laptop en via het mengpaneel. Bewaar een reservekopie en leg reserveaccu's, oplaadkabels en verlengkabels klaar bij de techniek.
Maak de startvolgorde pas nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd. Print juryformulieren, zet timerklokken en rekenmachines klaar en geef juryleden en teams vóór de wedstrijddag een briefing met tijden, ingang en aanspreekpunt.
Maak voor de opbouw een plattegrond met publieksstoelen, jurytafels, kleedkamerbanken, afzetpionnen en looproutes. Inspecteer de sportvloer vóór het lossen van de materialen en wijs minimaal twee vrijwilligers aan voor de ontvangst van teams en het backstageverkeer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een cheerleadingwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met locatie, reglement en juryleden. Open de inschrijving daarna en houd de laatste 2 weken vrij voor teamgegevens, muziek, vrijwilligers en materiaalcontroles.
Wanneer moet de inschrijving voor een cheerleadingwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving ongeveer 4 weken voor de wedstrijddag. Zo houd je nog minimaal 2 weken over voor het controleren van teams, het loten van de startvolgorde en het maken van het programma.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een cheerleadingwedstrijd?: Het aantal hangt af van je reglement en het aantal categorieën. Leg vóór de uitnodiging van teams vast hoeveel juryleden per onderdeel nodig zijn en regel daarnaast minimaal 1 reservejurylid voor uitval op de wedstrijddag.
Wanneer test je de muziek en geluidsinstallatie?: Vraag de muziekbestanden uiterlijk 7 dagen vooraf op en test ze allemaal uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijd. Doe op de wedstrijddag nog een korte controle met luidsprekers, microfoons, laptop, mengpaneel en reserveaccu's.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.