So organisierst du einen Cheerleading-Wettbewerb

Bei einem Cheerleading-Wettbewerb hängt der Ablauf an mehreren Schnittstellen: Reglement, Teamanmeldungen, Musik, Jury, Sportboden und Technik müssen zusammenpassen. Beginne mit Veranstaltungsort und Wettkampfreglement, bevor du Einladungen und Anmeldeformulare verschickst. Danach folgen Datenprüfung, Programm, Startreihenfolge und die Einsatzplanung der Freiwilligen. Plane die letzte Kontrollrunde spätestens 48 Stunden vor Beginn ein, damit fehlende Musikdateien, Akkus oder Materialreservierungen nicht erst beim Aufbau auffallen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Veranstaltungsort des Wettbewerbs festlegen
2
Wettkampfreglement bestätigen
2 Personen
3
Jurymitglieder einladen
4
Teams einladen
2 Personen
5
Anmeldeformular versenden
6
Ticketverkauf öffnen
2 Personen
7
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Teamedaten prüfen
2 Personen
12
Musikdateien anfordern
13
Programm erstellen
2 Personen
14
Startreihenfolge auslosen
2 Personen
15
Juryformulare erstellen
2 Personen
16
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
17
Materialreservierung bestätigen
18
Lageplan erstellen
2 Personen
19
Publikumsinformationen veröffentlichen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Musik und Dateien testen
2 Personen
23
Team-Briefing versenden

Event

24
Sportboden inspizieren
3 Personen
25
Materialien ausladen
4 Personen
26
Sportboden verlegen
6 Personen
27
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
28
Jurytische aufstellen
3 Personen
29
Musikanlage anschließen
3 Personen
30
Mikrofone testen
2 Personen
31
Jurytische bereitstellen
2 Personen
32
Check-in-Schalter einrichten
2 Personen
33
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
34
Getränke kalt stellen
2 Personen
35
Team-Umkleiden kennzeichnen
2 Personen
36
Weg zu den Umkleiden markieren
2 Personen
37
Jury-Briefing durchführen
2 Personen
38
Freiwillige einweisen
2 Personen
39
Teams empfangen
4 Personen
40
Teamanmeldung kontrollieren
3 Personen
41
Startnummern ausgeben
2 Personen
42
Musik pro Team bereitstellen
2 Personen
43
Publikumstüren öffnen
3 Personen
44
Publikum empfangen
4 Personen
45
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
46
Teams in die Aufwärmzone begleiten
3 Personen
47
Wettbewerbsteile ankündigen
2 Personen
48
Musik während der Auftritte abspielen
2 Personen
49
Juryformulare austeilen
2 Personen
50
Ergebnisse sammeln
2 Personen
51
Punkte eingeben
2 Personen
52
Getränke servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Snacks auffüllen
2 Personen
55
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
56
Pausenprogramm betreuen
2 Personen
57
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
58
Gewinner überprüfen
2 Personen
59
Preisverleihung durchführen
4 Personen
60
Publikum verabschieden
4 Personen
61
Teams auschecken
3 Personen

Nachbereitung

62
Anlage ausschalten
2 Personen
63
Sportboden entfernen
6 Personen
64
Stühle und Tische abbauen
4 Personen
65
Catering aufräumen
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Location reinigen
5 Personen
69
Materialien verladen
4 Personen
70
Fundsachen sammeln
2 Personen
71
Ergebnisse archivieren
72
Ergebnisse veröffentlichen
73
Dankesnachricht versenden
2 Personen
74
Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PublikumssitzeAnz. 300
KlappischeAnz. 18
JurytischeAnz. 5
BarhockerAnz. 6
UmkleidebänkeAnz. 12
KleiderständerAnz. 8

Sportmaterial

Cheerleading-Boden
ÜbungsmattenAnz. 12
StretchmattenAnz. 20
StartnummernAnz. 40
AbsperrkegelAnz. 24
AbsperrbandAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
LaptopAnz. 2
ErsatzakkusAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadekabelAnz. 6
Timer-UhrenAnz. 3
TaschenrechnerAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 350
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 300
BestecksetsAnz. 300
ServierschalenAnz. 20
KaraffenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Catering

KühlboxenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
SnackschalenAnz. 16
KaffeefilterAnz. 100
TeefilterhalterAnz. 2
Einkäufe

Dekoration

Bühnenhintergrund
WettkampfplakateAnz. 12
WegweiserAnz. 20
NamensschilderAnz. 60
TischdeckensetsAnz. 10
MedaillenAnz. 60
BecherAnz. 12
ZertifikateAnz. 60

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichtstativeAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
TablettsAnz. 8
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
StaubsaugerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 24

Tipps

Lege Veranstaltungsort und Reglement zuerst fest. Verschicke die Anmeldung erst, wenn Startklassen, Fristen, Musikvorgaben und Bewertungskriterien eindeutig feststehen.
Fordere Musikdateien mit einer festen Frist an, zum Beispiel 14 Tage vor dem Wettbewerb. Prüfe jede Datei mindestens einmal am Laptop über das Mischpult und die Lautsprecher; halte Ersatzakkus und Ladekabel bereit.
Schließe die Teamanmeldungen nicht erst am Veranstaltungstag ab. Prüfe Namen, Kategorie, Startnummer und Ernährungswünsche innerhalb von 48 Stunden nach Eingang und frage fehlende Angaben sofort nach.
Erstelle Programm, Auslosung und Freiwilligenplan in derselben Arbeitsphase. Gib Teams und Helfern die wichtigsten Informationen spätestens 7 Tage vorher, damit Umkleiden, Jurytische, Einlass und Startbereich klar sind.
Plane den Aufbau rückwärts vom ersten Auftritt. Inspiziere den Cheerleading-Boden, stelle Sitzplätze und Absperrungen auf und teste Funkmikrofone, Timer-Uhren und Funkgeräte spätestens 2 Stunden vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Cheerleading-Wettbewerb organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Veranstaltungsort, Reglement, Jury und Teameinladungen. Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Termin, Ort und grundlegender Ablauf feststehen.
Wann muss die Musik für einen Cheerleading-Wettbewerb vorliegen?: Fordere die Musikdateien spätestens 14 Tage vor dem Wettbewerb an. Teste sie gesammelt mindestens 48 Stunden vorher und speichere eine zweite Version auf einem separaten Gerät.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Cheerleading-Wettbewerbs?: Plane für Material, Sportboden, Sitzplätze, Jurybereich, Absperrungen und Technik mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Die Funktionsprüfung von Musik, Mikrofonen und Timern sollte vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Wann sollte das Briefing für Teams und Helfer verschickt werden?: Verschicke das Team-Briefing und den Freiwilligenplan spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb. Eine kurze Vor-Ort-Einweisung von 20 bis 30 Minuten vor dem Einlass klärt letzte Zuständigkeiten.

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