Zo organiseer je een carrièrebeurs zonder last-minute chaos

Begin met de locatie, datum en het programma voordat je werkgevers uitnodigt. Daarna leg je de standindeling vast, verzamel je werkgeversinformatie en regel je bezoekersregistratie, promotie, catering en techniek. Een carrièrebeurs loopt vooral vast wanneer aanmeldingen, stroompunten en bewegwijzering te laat worden gecontroleerd. Werk daarom met vaste deadlines en plan de opbouw minstens enkele uren voor de ontvangst van bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Deelnemende werkgevers benaderen
3 personen
4
Werkgeversaanmeldingen verwerken
2 personen
5
Standplaatsen toewijzen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie op sociale media plaatsen
8
Posters verspreiden
2 personen
9
Bezoekersaanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Catering reserveren
12
Techniek reserveren
13
Plattegrond maken
2 personen
14
Werkgeversinformatie verzamelen
2 personen
15
Programma online publiceren
16
Badges en polsbandjes bestellen
17
Bewegwijzering ontwerpen
2 personen
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Werkgevers herinneren
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Materialen naar locatie brengen
3 personen
22
Locatie controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
24
Werkgeversstands markeren
3 personen
25
Standmaterialen verdelen
3 personen
26
Registratiebalie opbouwen
2 personen
27
Cateringruimte inrichten
2 personen
28
Presentatieruimte inrichten
3 personen
29
Bewegwijzering ophangen
2 personen
30
Decoratie ophangen
2 personen
31
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
32
Wifi en stroom testen
2 personen
33
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
34
Broodjes en fruit klaarzetten
3 personen
35
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen

Event

36
Werkgevers ontvangen
3 personen
37
Bezoekers registreren
4 personen
38
Programma toelichten
2 personen
39
Bezoekers naar stands verwijzen
3 personen
40
Presentaties aankondigen
41
Presentaties begeleiden
2 personen
42
Catering uitserveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Koffiepunt onderhouden
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Toiletten controleren
47
Standvragen beantwoorden
2 personen
48
Foto's maken
49
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
50
Werkgevers uitchecken
2 personen

Nazorg

51
Techniek uitschakelen
2 personen
52
Werkgeversstands afbouwen
4 personen
53
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
54
Overgebleven catering verpakken
2 personen
55
Afval afvoeren
3 personen
56
Locatie schoonmaken
3 personen
57
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
58
Materialen terugbrengen
3 personen
59
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
60
Gevonden voorwerpen registreren
61
Aanwezigheidslijst archiveren
62
Bedankberichten versturen
2 personen
63
Foto's met deelnemers delen
64
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 10
Registratiebalie
Krukkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Projector
Projectiescherm
Laptopspeakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadkabelsaantal 10
Wifi-router
Powerbanksaantal 4
Gaffer tapeaantal 4
Scharenaantal 6
Nietmachinesaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Standachterwandenaantal 20
Tafelkledenaantal 30
Bedrijfsnaambordenaantal 25
Pijlbordenaantal 20
Programmapostersaantal 12
Rolbannersaantal 4
Vlaggenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Tafeldecoratieaantal 20
Presentatiebord

Registratie

Naamkaartjesaantal 300
Badgesaantal 300
Polsbandjesaantal 300
Registratieformulierenaantal 300
Klembordenaantal 10
Pennenaantal 50
Clipboardsaantal 10
Polsbandjeshoudersaantal 4

Kantoor

A4-papieraantal 5
Markersaantal 20
Plakbandaantal 8
Plakgumaantal 6
Notitieblokkenaantal 30
Enveloppenaantal 50

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 4
Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg werkgevers een aanmelddatum vast die minimaal 4 weken voor de beurs ligt. Gebruik de bevestigde aanmeldingen daarna direct voor de standplaatsen, plattegrond en het online programma.
Maak één plattegrond met standnummers, registratiebalie, catering, presentatieruimte en looproutes. Controleer of iedere stand een tafel, stoel en bereikbaar stroompunt heeft voordat je de indeling deelt.
Stuur werkgevers twee herinneringen: één week vooraf met praktische informatie en één dag vooraf met opbouwtijd, standnummer en contactpersoon. Vraag ontbrekende logo’s, vacatures en bedrijfsinformatie niet pas op de beursdag op.
Test techniek uiterlijk 2 uur voor opening. Controleer laptops, projector, microfoons, wifi, verlengkabels en stekkerdozen; leg gaffer tape, kabelbinders en oplaadkabels bij de registratiebalie.
Zet registratie, badges en naamkaartjes klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Reken extra tijd voor dieetwensen en houd water, koffie, bekers, borden en bestek gescheiden van de ontvangstmaterialen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een carrièrebeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met locatie, datum en programma. Werkgevers benader je bij voorkeur 8 tot 10 weken voor de beurs, zodat je genoeg tijd houdt voor aanmeldingen, standindeling en promotie.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een carrièrebeurs?: Plan minstens 3 uur opbouwtijd voor tafels, stoelen, stands, registratie en bewegwijzering. Reserveer nog 1 uur voor het testen van projectie, microfoons, wifi en stroom voordat bezoekers arriveren.
Wanneer moet je werkgevers herinneren aan een carrièrebeurs?: Stuur een praktische herinnering 7 dagen vooraf en een korte laatste bevestiging 24 uur vooraf. Vermeld telkens het standnummer, de opbouwtijd, de plattegrond en wat de werkgever zelf moet meenemen.
Hoeveel medewerkers heb je nodig bij de registratie van een carrièrebeurs?: Reken op 2 medewerkers per 100 verwachte bezoekers tijdens het eerste uur. Eén persoon controleert aanmeldingen en deelt badges uit; de ander beantwoordt vragen en verwijst bezoekers naar stands en programmaonderdelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.