Organiser un forum de l’emploi, étape par étape
Un forum de l’emploi se prépare d’abord avec un calendrier précis, puis avec les employeurs et les visiteurs. Commencez par réserver le lieu, fixer la date et définir le programme avant de lancer les invitations. Les inscriptions, le plan des stands, la signalétique et la technique doivent ensuite être coordonnés dans le même échéancier. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, acheminer le matériel et vérifier l’installation sur place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 3
Contacter les employeurs participants
3 personnes
- 4
Traiter les inscriptions des employeurs
2 personnes
- 5
Attribuer les emplacements
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
- 8
Distribuer les affiches
2 personnes
- 9
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Réserver le catering
- 12
Réserver la technique
- 13
Créer le plan
2 personnes
- 14
Collecter les informations des employeurs
2 personnes
- 15
Publier le programme en ligne
- 16
Commander les badges et les bracelets
- 17
Concevoir la signalétique
2 personnes
- 18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 19
Rappeler les employeurs
- 20
Faire les courses
2 personnes
- 21
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
- 22
Vérifier le lieu
2 personnes
- 23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 24
Marquer les stands des employeurs
3 personnes
- 25
Répartir le matériel du stand
3 personnes
- 26
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
- 27
Aménager l'espace traiteur
2 personnes
- 28
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
- 29
Installer la signalétique
2 personnes
- 30
Installer la décoration
2 personnes
- 31
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
- 32
Tester le wifi et l’alimentation
2 personnes
- 33
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 34
Préparer les sandwichs et les fruits
3 personnes
- 35
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Événement
- 36
Accueillir les employeurs
3 personnes
- 37
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
- 38
Présenter le programme
2 personnes
- 39
Orienter les visiteurs vers les stands
3 personnes
- 40
Annoncer les présentations
- 41
Animer les présentations
2 personnes
- 42
Servir le catering
3 personnes
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Entretenir le point café
- 45
Rassembler les déchets
2 personnes
- 46
Vérifier les toilettes
- 47
Répondre aux questions du stand
2 personnes
- 48
Prendre des photos
- 49
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
- 50
Faire le check-out des employeurs
2 personnes
Suivi
- 51
Éteindre la technique
2 personnes
- 52
Démonter les stands employeurs
4 personnes
- 53
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 54
Emballer le catering restant
2 personnes
- 55
Évacuer les déchets
3 personnes
- 56
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 57
Retirer la signalétique
2 personnes
- 58
Rapporter le matériel
3 personnes
- 59
Retourner le matériel loué
2 personnes
- 60
Enregistrer les objets trouvés
- 61
Archiver la liste de présence
- 62
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
- 63
Partager les photos avec les participants
- 64
Vérifier les factures
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 30
- Chaisesqté 80
- Tables hautesqté 10
- Comptoir d'inscription
- Tabouretsqté 12
- Poubellesqté 8
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 4
- Tablettesqté 4
- Projecteur
- Écran de projection
- Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
- Microphonesqté 2
- Pieds de microqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 12
- Câbles de rechargeqté 10
- Routeur wifi
- Batteries externesqté 4
- Ruban gafferqté 4
- Ciseauxqté 6
- Agrafeusesqté 4
- Serre-câblesqté 100
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Louchesqté 8
- Thermosqté 8
- Carafes d’eauqté 8
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Décoration
- Panneaux arrière du standqté 20
- Nappesqté 30
- Panneaux avec le nom de l’entrepriseqté 25
- Panneaux indicateursqté 20
- Affiches du programmeqté 12
- Bannières enroulablesqté 4
- Drapeauxqté 8
- Arches de ballonsqté 2
- Décoration de tableqté 20
- Panneau de présentation
Inscription
- Badges nominatifsqté 300
- Badgesqté 300
- Braceletsqté 300
- Formulaires d’inscriptionqté 300
- Presse-papiersqté 10
- Stylosqté 50
- Presse-papiersqté 10
- Porte-braceletsqté 4
Bureau
- Papier A4qté 5
- Marqueursqté 20
- Ruban adhésifqté 8
- Colle repositionnableqté 6
- Blocs-notesqté 30
- Enveloppesqté 50
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Aspirateur
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampadairesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le lieu et la date au moins 8 à 12 semaines avant le forum. Gardez ensuite une semaine dédiée aux confirmations, car les employeurs modifient souvent leur présence ou leurs besoins.
- Demandez à chaque employeur ses informations, son nombre de représentants et ses besoins techniques avant d’attribuer les emplacements. Établissez le plan des stands au plus tard 3 semaines avant l’événement.
- Ouvrez les inscriptions des visiteurs dès que le programme est publiable. Recueillez les besoins alimentaires au minimum 10 jours avant le forum afin de transmettre un nombre fiable au traiteur.
- Ne laissez pas la signalétique et les badges pour la veille. Préparez les noms, les bracelets, les panneaux et le marquage des stands 3 à 5 jours à l’avance, puis rangez-les par zone.
- Faites une vérification technique sur place la veille ou le matin même : Wi-Fi, projecteur, microphones, rallonges et multiprises. Prévoyez aussi du ruban gaffer, des serre-câbles et des batteries externes pour les problèmes de dernière minute.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un forum de l’emploi ?
- Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, contacter les employeurs, ouvrir les inscriptions et organiser le catering et la technique sans tout repousser à la dernière semaine.
- Quand faut-il confirmer les employeurs participants ?
- Demandez une confirmation définitive environ 3 semaines avant le forum. Relancez chaque employeur 7 jours avant l’événement, notamment pour le nombre de représentants, l’horaire d’arrivée et le matériel nécessaire.
- Combien de temps avant faut-il préparer le plan des stands ?
- Préparez un premier plan 4 semaines avant, puis validez-le 2 à 3 semaines avant le forum. Il doit tenir compte des tables, des chaises, des passages, du comptoir d’inscription et des besoins particuliers des employeurs.
- Quand commander le catering pour un forum de l’emploi ?
- Réservez le catering au moins 3 semaines à l’avance et envoyez le nombre final de repas 7 à 10 jours avant. Prévoyez un espace séparé pour les boissons, les tasses, les assiettes et les déchets afin de ne pas gêner l’accueil.
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