Cómo organizar una feria de empleo sin perder el control
Una feria de empleo empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero se cierra el lugar, la fecha y el programa; después se confirma a las empresas y se abren las inscripciones de visitantes. El plano de puestos, la información de cada empleador y las necesidades técnicas deben estar listos antes de publicar el programa. Los fallos más habituales aparecen al final: credenciales incompletas, cables que no llegan o materiales que nadie ha llevado al recinto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 3
Contactar a los empleadores participantes
3 personas
- 4
Gestionar las inscripciones de empleadores
2 personas
- 5
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar promoción en redes sociales
- 8
Distribuir carteles
2 personas
- 9
Gestionar las inscripciones de visitantes
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Reservar el catering
- 12
Reservar técnica
- 13
Hacer el plano
2 personas
- 14
Recopilar información de los empleadores
2 personas
- 15
Publicar el programa en línea
- 16
Pedir credenciales y pulseras
- 17
Diseñar la señalización
2 personas
- 18
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 19
Recordar a los empleadores
- 20
Hacer la compra
2 personas
- 21
Llevar materiales al lugar
3 personas
- 22
Comprobar el lugar
2 personas
- 23
Montar mesas y sillas
4 personas
- 24
Marcar los stands de empleadores
3 personas
- 25
Distribuir los materiales del stand
3 personas
- 26
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 27
Montar el espacio de catering
2 personas
- 28
Preparar el espacio de presentación
3 personas
- 29
Colgar señalización
2 personas
- 30
Colgar la decoración
2 personas
- 31
Conectar el equipo de presentación
2 personas
- 32
Probar wifi y corriente
2 personas
- 33
Preparar café y té
2 personas
- 34
Preparar bocadillos y fruta
3 personas
- 35
Preparar el material de registro
2 personas
Evento
- 36
Recibir a los empleadores
3 personas
- 37
Registrar a los visitantes
4 personas
- 38
Presentar el programa
2 personas
- 39
Indicar a los visitantes los stands
3 personas
- 40
Anunciar presentaciones
- 41
Coordinar presentaciones
2 personas
- 42
Servir el catering
3 personas
- 43
Rellenar las bebidas
2 personas
- 44
Mantener el punto de café
- 45
Recoger la basura
2 personas
- 46
Comprobar los baños
- 47
Responder a las preguntas del stand
2 personas
- 48
Tomar fotos
- 49
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
- 50
Hacer el check-out de los empleadores
2 personas
Seguimiento
- 51
Apagar la técnica
2 personas
- 52
Desmontar los stands de los empleadores
4 personas
- 53
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 54
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
- 55
Retirar los residuos
3 personas
- 56
Limpiar el lugar
3 personas
- 57
Retirar la señalización
2 personas
- 58
Devolver los materiales
3 personas
- 59
Devolver el equipo alquilado
2 personas
- 60
Registrar objetos perdidos
- 61
Archivar la lista de asistencia
- 62
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
- 63
Compartir fotos con los participantes
- 64
Revisar las facturas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 30
- Sillascant. 80
- Mesas altascant. 10
- Mostrador de registro
- Taburetescant. 12
- Papeleracant. 8
Equipo
- Portátilescant. 4
- Tabletscant. 4
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoces para portátilcant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 12
- Cables de cargacant. 10
- Router wifi
- Baterías externascant. 4
- Cinta gaffercant. 4
- Tijerascant. 6
- Grapadorascant. 4
- Bridascant. 100
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 8
- Termoscant. 8
- Jarras de aguacant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Decoración
- Paredes de fondo del standcant. 20
- Mantelescant. 30
- Carteles con el nombre de la empresacant. 25
- Carteles direccionalescant. 20
- Pósteres del programacant. 12
- Banners enrollablescant. 4
- Banderascant. 8
- Arcos de globoscant. 2
- Decoración de mesacant. 20
- Panel de presentación
Registro
- Tarjetas de nombrecant. 300
- Badgescant. 300
- Pulserascant. 300
- Formularios de registrocant. 300
- Portapapelescant. 10
- Bolígrafoscant. 50
- Portapapelescant. 10
- Porta-pulserascant. 4
Oficina
- Papel A4cant. 5
- Marcadorescant. 20
- Cinta adhesivacant. 8
- Masilla adhesivacant. 6
- Bloc de notascant. 30
- Sobrescant. 50
Limpieza
- Escobacant. 2
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas de piecant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y el programa antes de contactar masivamente con los empleadores. Necesitas una fecha, horarios y capacidad confirmados para que cada empresa pueda decidir su participación.
- Pide a cada empleador la información que aparecerá en su puesto y asigna los espacios cuando tengas las confirmaciones. Envía el plano definitivo al menos 7 días antes para evitar cambios durante el montaje.
- Abre por separado las inscripciones de empleadores y visitantes. Recoge las preferencias dietéticas con la inscripción y pásalas al catering como mínimo 5 días antes del evento.
- Comprueba la técnica en el lugar, no solo en una lista: portátiles, proyector, micrófonos, router wifi, regletas y cables de carga deben probarse juntos al menos 24 horas antes.
- Prepara el montaje por zonas y lleva los materiales al recinto con una lista de control. Reserva entre 2 y 3 horas para montar mesas, sillas, mostrador de registro, señalización y puestos antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Así tienes tiempo para reservar el lugar, confirmar empleadores, publicar las inscripciones y corregir el plano de puestos antes de la última semana.
- ¿Cuándo hay que contactar a las empresas para una feria de empleo?
- Contacta con ellas entre 8 y 10 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción de unas 4 semanas antes. Después podrás asignar puestos, recopilar la información de cada empleador y publicar un programa fiable.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria de empleo?
- Calcula entre 2 y 3 horas para el montaje básico y añade tiempo para probar la técnica. Si hay muchos puestos o un programa con presentaciones, termina la preparación al menos 60 minutos antes de la llegada de los visitantes.
- ¿Qué se suele olvidar en una feria de empleo?
- Suelen faltar credenciales, pulseras, señalización, cables alargadores, regletas y materiales específicos de los puestos. Haz una comprobación final 24 horas antes y otra al llegar al lugar, antes de montar las mesas.
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