Zo organiseer je een carnavalsviering zonder last-minute stress

Begin met datum, programma en locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Reserveer voldoende ruimte voor verkleden, eten, muziek en spelactiviteiten en controleer vooraf de veiligheidsregels. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht, deel vrijwilligers per taak in en werk met een draaiboek. In de laatste week controleer je boodschappen, techniek, decoratie en noodinformatie; op de dag zelf bouw je eerst de basis op en richt je daarna de spel- en buffethoeken in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Ruimtes en terrein reserveren
3
Veiligheidsregels controleren
2 personen
4
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Muziek afspeellijst maken
2 personen
10
Spelactiviteiten voorbereiden
4 personen
11
Knutselmateriaal sorteren
2 personen
12
Prijzen voor spellen inkopen
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Dranken en etenswaren ontvangen
2 personen
16
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
17
Verse producten koelen
2 personen
18
Naamstickers en polsbandjes maken
2 personen
19
Draaiboek en contactlijst printen
20
EHBO- en noodinformatie klaarleggen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Vloeren en tafels controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
24
Buffettafels plaatsen
3 personen
25
Spelhoeken inrichten
4 personen
26
Knutseltafels inrichten
3 personen
27
Versiering ophangen
4 personen
28
Verlichting plaatsen
2 personen
29
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
30
Muziek en microfoon testen
2 personen
31
Buffet voorbereiden
5 personen
32
Dranken koud zetten
3 personen
33
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
34
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
35
Inschrijftafel inrichten
2 personen
36
Vrijwilligers instrueren
3 personen
37
Bezoekers ontvangen
4 personen
38
Polsbandjes uitdelen
2 personen
39
Carnavalsoptocht begeleiden
6 personen
40
Spelactiviteiten begeleiden
6 personen
41
Knutselactiviteiten begeleiden
3 personen
42
Hapjes uitserveren
4 personen
43
Dranken bijvullen
3 personen
44
Koffie en thee bijvullen
2 personen
45
Afvalbakken legen
2 personen
46
Buffet aanvullen
3 personen
47
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
48
Dansmuziek verzorgen
2 personen
49
Toiletten controleren
2 personen
50
Gevonden voorwerpen verzamelen
51
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

52
Eten en drinken opruimen
4 personen
53
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
54
Decoratie veilig verwijderen
4 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
56
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Keuken schoonmaken
3 personen
59
Zalen en gangen schoonmaken
4 personen
60
Toiletten schoonmaken
2 personen
61
Materialen inventariseren
2 personen
62
Geleende materialen retourneren
2 personen
63
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
64
Gevonden voorwerpen registreren
65
Deelnemers informeren over gevonden spullen
66
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 160
Buffettafelsaantal 4
Knutseltafelsaantal 3
Partytentenaantal 2
Kledingrekkenaantal 3

Decoratie

Carnavalsvlaggenaantal 8
Ballonnenaantal 300
Ballonpompaantal 3
Slingersaantal 20
Confettivrije tafelversieringaantal 12
Kleurige tafelkledenaantal 12
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Plakhaakjesaantal 100
Bindtouwaantal 2
Schaaraantal 6
Tapeaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Herbruikbare bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 60
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 16
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 6
Nachtlampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10
Papieren handdoekdispenseraantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk 4 weken vooraf vast en zet per onderdeel een begin- en eindtijd. Plan ook tijd voor binnenkomst, omkleden en opruimen; die lopen anders snel door elkaar.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen in één lijst en sluit de inventarisatie 7 dagen vooraf. Gebruik die lijst ook voor naamstickers, polsbandjes en de indeling van vrijwilligers.
Test muziek, microfoons, mengpaneel en luidsprekers minimaal 1 dag vooraf. Leg verlengkabels, stekkerdozen en oplaadbare batterijen bij elkaar, zodat een lege batterij of ontbrekende kabel het programma niet stillegt.
Zet houdbare voorraad eerder klaar, maar koel verse producten pas op tijd en controleer de ontvangst van eten en drinken op de dag ervoor. Reken bij het klaarzetten van de buffettafels ook op herbruikbare bekers en borden.
Open de locatie met minstens 90 minuten voorbereidingstijd. Controleer eerst vloeren, tafels, stroom en noodinformatie; richt daarna buffettafels, knutseltafels en spelhoeken in en houd looproutes vrij van decoratie en kabels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een carnavalsviering organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken van tevoren en sluit aanmeldingen en dieetwensen 7 dagen voor het feest.
Hoeveel voorbereidingstijd heb je nodig op de dag van een carnavalsviering?: Plan minimaal 90 minuten voor het openen, controleren en inrichten van de locatie. Reken extra tijd als je partytenten, een fotowand, meerdere spelhoeken of geluidsapparatuur moet opbouwen.
Wanneer moet ik de muziek en microfoons testen voor carnaval?: Test de volledige geluidsset minstens 1 dag vooraf en nogmaals kort bij het openen van de locatie. Controleer daarbij ook verlengkabels, stekkerdozen, batterijen en het bereik van de microfoons.
Wanneer doe ik de boodschappen voor een carnavalsviering?: Haal houdbare producten uiterlijk 2 dagen vooraf en plan verse producten zo dicht mogelijk op het feestmoment. Controleer de levering van eten en drinken de dag ervoor en zet gekoelde producten direct in koelboxen of koeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.