Organiser une fête de carnaval sans perdre le fil

Une fête de carnaval réussie se prépare dans un ordre précis : fixer la date et le programme, réserver les espaces, puis gérer les inscriptions et les besoins alimentaires. Prévoyez ensuite les bénévoles, les jeux, la musique et le matériel créatif. Les derniers jours servent surtout aux courses, au stockage et aux vérifications de sécurité. Le jour même, gardez du temps pour installer le buffet, les tables de jeux, les costumes et les informations d’urgence avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver les espaces et le terrain
3
Vérifier les règles de sécurité
2 personnes
4
Concevoir les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Créer la playlist musicale
2 personnes
10
Préparer les activités de jeu
4 personnes
11
Trier le matériel de bricolage
2 personnes
12
Acheter les prix pour les jeux
2 personnes
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Réceptionner les boissons et les aliments
2 personnes
16
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
17
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
18
Créer des autocollants nominatifs et des bracelets
2 personnes
19
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
20
Préparer les informations de premiers secours et d’urgence

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Vérifier les sols et les tables
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
5 personnes
24
Installer les tables du buffet
3 personnes
25
Aménager les espaces de jeux
4 personnes
26
Aménager les tables de bricolage
3 personnes
27
Suspendre la décoration
4 personnes
28
Installer l’éclairage
2 personnes
29
Raccorder le matériel audio
2 personnes
30
Tester la musique et le micro
2 personnes
31
Préparer le buffet
5 personnes
32
Mettre les boissons au frais
3 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
36
Briefer les bénévoles
3 personnes
37
Accueillir les visiteurs
4 personnes
38
Distribuer les bracelets
2 personnes
39
Accompagner le défilé carnavalesque
6 personnes
40
Encadrer les activités de jeux
6 personnes
41
Animer les activités de bricolage
3 personnes
42
Servir les amuse-bouches
4 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
44
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
45
Vider les poubelles
2 personnes
46
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
47
Assurer la remise des prix
3 personnes
48
Fournir la musique de danse
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
2 personnes
50
Rassembler les objets trouvés
51
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

52
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
53
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
54
Retirer la décoration en toute sécurité
4 personnes
55
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
56
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Nettoyer la cuisine
3 personnes
59
Nettoyer les salles et les couloirs
4 personnes
60
Nettoyer les toilettes
2 personnes
61
Inventorier le matériel
2 personnes
62
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
63
Ranger le stock restant
2 personnes
64
Enregistrer les objets trouvés
65
Informer les participants des objets trouvés
66
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 160
Tables de buffetqté 4
Tables de loisirs créatifsqté 3
Tentes de réceptionqté 2
Portants à vêtementsqté 3

Décoration

Drapeaux de carnavalqté 8
Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 3
Guirlandesqté 20
Décoration de table sans confettisqté 12
Nappes coloréesqté 12
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Crochets adhésifsqté 100
Cordeletteqté 2
Ciseauxqté 6
Ruban adhésifqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 12
Glacièresqté 4
Thermosqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Assiettes réutilisablesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 60
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 16
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Réfrigérateursqté 2
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 6
Lampes de nuitqté 4

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 10
Distributeur d’essuie-tout en papierqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le déroulé au moins 4 à 6 semaines à l’avance. Cela laisse le temps d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de répartir les bénévoles.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et arrêtez la liste 7 jours avant la fête. Prévoyez un affichage clair au buffet pour éviter les erreurs de service.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 heures plutôt que de compter sur quelques personnes toute la journée. Désignez séparément les responsables de l’accueil, du buffet, des jeux et de la musique.
Préparez les jeux et le matériel créatif la veille, en séparant chaque activité dans un bac ou une zone dédiée. Vérifiez aussi les prix des jeux et les éléments nécessaires avant de partir faire les courses.
Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Contrôlez les sols, les tables, les branchements audio, les rallonges et les issues, puis installez les bracelets, autocollants nominatifs et contacts d’urgence à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de carnaval ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour une fête avec inscriptions, réservation d’espaces et bénévoles. Gardez la dernière semaine pour confirmer les participants, finaliser les besoins alimentaires et acheter les produits manquants.
Quand envoyer les invitations pour une fête de carnaval ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée 7 à 10 jours avant la fête. Vous pourrez ainsi ajuster les quantités de nourriture, de boissons et de matériel.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une fête de carnaval ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour le buffet, 1 pour les jeux et 1 pour la musique ou la technique par créneau de 2 heures. Ajoutez une personne de coordination si plusieurs espaces fonctionnent en même temps.
Quand installer la salle le jour de la fête ?: Commencez l’installation 2 heures avant l’ouverture, et 3 heures si vous devez monter des tentes, décorer plusieurs espaces ou tester une sonorisation. Gardez les 30 dernières minutes pour l’accueil, les bracelets et les contrôles de sécurité.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.