Zo organiseer je een carnavalsoptocht

Begin niet met versiering, maar met de route, datum en vergunning. Daarna leg je de start- en eindlocatie vast, stem je het verkeersplan af en regel je verkeersregelaars, hulpdiensten en verzekering. Zodra de randvoorwaarden staan, kun je deelnemers inschrijven, startnummers uitdelen en vrijwilligers indelen. Reserveer op tijd toiletten, dranghekken, portofoons en stroomvoorziening; juist die praktische zaken worden bij een optocht vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Verkeersplan opstellen
2 personen
5
Verkeersregelaars aanmelden
6
Deelnemers uitnodigen
2 personen
7
Inschrijfformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
11
Startnummers toewijzen
2 personen
12
Startnummers produceren
2 personen
13
Deelnemersinstructies versturen
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Vrijwilligersbriefing maken
17
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
18
Route met gemeente afstemmen
2 personen
19
Route met hulpdiensten delen
20
Startlocatie reserveren
21
Eindlocatie reserveren
22
Toiletten reserveren
23
Afvalinzameling regelen
24
Fotograaf reserveren
25
Routekaart ontwerpen
2 personen
26
Routekaart publiceren
27
Omleidingsborden ontwerpen
28
Omleidingsborden laten maken
29
Versieringsplan maken
2 personen
30
Muziek en omroep voorbereiden
2 personen
31
Boodschappen bestellen
2 personen
32
Materialen controleren
2 personen
33
Startnummers sorteren
2 personen
34
Route inspecteren
2 personen
35
Weersverwachting controleren
36
Deelnemers bellen bij wijzigingen
2 personen
37
Locatiesleutels ophalen
38
Verkeersborden plaatsen
4 personen
39
Dranghekken plaatsen
6 personen
40
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
41
Partytenten opzetten
6 personen
42
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
43
Omroepinstallatie testen
2 personen
44
Routepijlen ophangen
3 personen
45
Versiering ophangen
4 personen
46
Inschrijftafel inrichten
2 personen
47
Catering klaarzetten
4 personen
48
Dranken koud zetten
2 personen
49
Hapjes voorbereiden
4 personen
50
Startnummers klaarleggen
2 personen

Event

51
Deelnemers ontvangen
4 personen
52
Startnummers uitdelen
3 personen
53
Deelnemers naar vakken verwijzen
6 personen
54
Verkeersposten innemen
8 personen
55
Publiek achter hekken houden
6 personen
56
Optocht officieel openen
2 personen
57
Deelnemers begeleiden
8 personen
58
Routeposten bemannen
10 personen
59
Omroepberichten verzorgen
2 personen
60
Muziek afspelen
2 personen
61
Dranken serveren
4 personen
62
Hapjes serveren
4 personen
63
Dranken bijvullen
2 personen
64
Koffie en thee bijvullen
2 personen
65
Afvalbakken legen
3 personen
66
Toiletten controleren
2 personen
67
Verloren voorwerpen registreren
68
Aankomst deelnemers registreren
2 personen
69
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
70
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
71
Publiek naar uitloop begeleiden
6 personen
72
Verkeer weer vrijgeven
8 personen

Nazorg

73
Servies verzamelen
3 personen
74
Voedsel veilig opbergen
2 personen
75
Drankvoorraad opruimen
2 personen
76
Omroepinstallatie uitschakelen
2 personen
77
Versiering verwijderen
4 personen
78
Tenten en meubilair afbreken
6 personen
79
Dranghekken verzamelen
6 personen
80
Verkeersborden verwijderen
4 personen
81
Route schoonvegen
6 personen
82
Afval verzamelen
6 personen
83
Servies afwassen
3 personen
84
Locatie schoonmaken
4 personen
85
Materialen terugbrengen
3 personen
86
Geleende spullen retourneren
2 personen
87
Restanten sorteren
2 personen
88
Gevonden voorwerpen afhandelen
89
Foto's verzamelen
90
Deelnemers bedanken
91
Vergunningstukken archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Dranghekkenaantal 40
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Megafoonsaantal 4
Portofoonsaantal 12
Portofoonladersaantal 4
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 12
Batterijenaantal 32

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Carnavalsvlaggenaantal 20
Ballonnenaantal 300
Ballonlintaantal 4
Confettivrije slingersaantal 20
Startboog
Prijstrofeeënaantal 6
Medaillelintenaantal 20

Route en veiligheid

Verkeersbordenaantal 20
Routepijlenaantal 30
Afzetlintaantal 10
Verkeerskegelsaantal 24
Veiligheidshesjesaantal 30
Startnummersaantal 100
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Routekaartenaantal 120
Noodcontactkaartenaantal 40
Zakelijke portofoonkaartenaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 100
Veiligheidspionnenaantal 12

Catering

Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 8
IJsblokkenaantal 20
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiebekersaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Schenkkannenaantal 6
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Voedselbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 6
Blikvangersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Afvalzakkenaantal 150
Schoonmaakdoekenaantal 30
Afwasborstelsaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekenaantal 12
Toiletpapieraantal 48
Desinfectiesprayaantal 6
Afwasmiddelaantal 4
Keukenpapieraantal 12
Pedaalemmerzakkenaantal 100

Tips

Leg route en datum als eerste vast en dien de vergunning ruim vóór de optocht in. Deel de route daarna met de gemeente en hulpdiensten, zodat wijzigingen niet pas in de laatste weken boven water komen.
Open de inschrijving zodra start- en eindlocatie bekend zijn. Verzamel meteen contactgegevens, dieetwensen en bijzonderheden, zodat je later geen losse berichten hoeft na te jagen.
Maak één deelnemerslijst met startnummers en verstuur de instructies uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de aanmeldtijd, opstelplek, route, eindtijd en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Plan vrijwilligers en verkeersregelaars per taak en geef ze een briefing van maximaal 30 minuten. Zorg per ploeg voor een veiligheidshesje, routekaart en bereikbaarheidsmiddel; gebruik portofoons alleen als ze vooraf zijn opgeladen en getest.
Controleer 1 dag vooraf alle materialen op locatie: dranghekken, verkeersborden, routepijlen, afvalbakken, toiletten, verlichting en stroom. Leg ook vast wie na afloop afval, versiering en geleende spullen verzamelt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een carnavalsoptocht organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, route en vergunning. Regel deelnemers, vrijwilligers en reserveringen uiterlijk 6 weken voor de optocht; de briefing en laatste materiaalcontrole volgen in de laatste 7 dagen.
Wanneer moet je een vergunning voor een carnavalsoptocht aanvragen?: Vraag de vergunning zo vroeg mogelijk aan, bij voorkeur minimaal 12 weken voor de optocht. De exacte termijn verschilt per gemeente, dus controleer direct welke documenten nodig zijn voor route, verkeersplan en veiligheid.
Hoeveel verkeersregelaars heb je nodig bij een carnavalsoptocht?: Dat hangt af van het aantal kruisingen, oversteekpunten en de route. Reken minimaal één verkeersregelaar per te beveiligen punt en maak daarnaast een kleine reserveploeg; laat de gemeente het verkeersplan en de definitieve bezetting goedkeuren.
Wanneer stuur je de deelnemersinstructies voor een carnavalsoptocht?: Stuur de instructies uiterlijk 7 dagen vooraf en herhaal de belangrijkste informatie 24 uur voor de start. Vermeld de opstelplek, aanmeldtijd, startnummer, route, contactpersoon en regels rond veiligheid en afval.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.