Organiser un défilé de carnaval, étape par étape

Un défilé de carnaval se prépare d’abord comme un dispositif de circulation, puis comme une fête. Commencez par fixer la date et l’itinéraire, obtenez les autorisations et vérifiez l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les lieux de départ et d’arrivée, les toilettes, les bénévoles et les moyens de communication. Les oublis les plus fréquents concernent le partage du parcours avec les secours, les numéros de départ et le briefing des personnes chargées de la circulation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Vérifier l’assurance
4
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
5
Inscrire les agents de circulation
6
Inviter les participants
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Établir la liste des participants
2 personnes
11
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
12
Produire les dossards
2 personnes
13
Envoyer les instructions aux participants
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Préparer le briefing des bénévoles
17
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
18
Coordonner l'itinéraire avec la commune
2 personnes
19
Partager l'itinéraire avec les services d'urgence
20
Réserver le lieu de départ
21
Réserver le lieu d’arrivée
22
Réserver les toilettes
23
Organiser l’enlèvement des déchets
24
Réserver le photographe
25
Concevoir la carte d'itinéraire
2 personnes
26
Publier la carte du parcours
27
Concevoir des panneaux de déviation
28
Faire réaliser les panneaux de déviation
29
Établir le plan de décoration
2 personnes
30
Préparer la musique et les annonces
2 personnes
31
Commander les courses
2 personnes
32
Vérifier le matériel
2 personnes
33
Trier les dossards
2 personnes
34
Inspecter le parcours
2 personnes
35
Vérifier les prévisions météo
36
Appeler les participants en cas de changement
2 personnes
37
Récupérer les clés du lieu
38
Installer les panneaux de signalisation
4 personnes
39
Installer des barrières de sécurité
6 personnes
40
Installer les tables et les chaises
4 personnes
41
Installer les tentes de fête
6 personnes
42
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
43
Tester le système de sonorisation
2 personnes
44
Suspendre les flèches d’orientation
3 personnes
45
Suspendre la décoration
4 personnes
46
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
47
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
48
Mettre les boissons au frais
2 personnes
49
Préparer les en-cas
4 personnes
50
Préparer les dossards
2 personnes

Événement

51
Accueillir les participants
4 personnes
52
Distribuer les dossards
3 personnes
53
Orienter les participants vers les secteurs
6 personnes
54
Prendre les postes de circulation
8 personnes
55
Maintenir le public derrière les barrières
6 personnes
56
Ouvrir officiellement la parade
2 personnes
57
Accompagner les participants
8 personnes
58
Doter les postes du parcours en personnel
10 personnes
59
Gérer les annonces
2 personnes
60
Passer de la musique
2 personnes
61
Servir les boissons
4 personnes
62
Servir des amuse-bouches
4 personnes
63
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
64
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
65
Vider les poubelles
3 personnes
66
Vérifier les toilettes
2 personnes
67
Enregistrer les objets trouvés
68
Enregistrer l'arrivée des participants
2 personnes
69
Préparer la remise des prix
3 personnes
70
Organiser la remise des prix
3 personnes
71
Guider le public vers la sortie
6 personnes
72
Rétablir la circulation
8 personnes

Suivi

73
Rassembler la vaisselle
3 personnes
74
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
75
Ranger le stock de boissons
2 personnes
76
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
77
Retirer la décoration
4 personnes
78
Démonter les tentes et le mobilier
6 personnes
79
Rassembler les barrières de sécurité
6 personnes
80
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
81
Balayer le parcours
6 personnes
82
Rassembler les déchets
6 personnes
83
Faire la vaisselle
3 personnes
84
Nettoyer le lieu
4 personnes
85
Rapporter le matériel
3 personnes
86
Rendre les articles empruntés
2 personnes
87
Trier les restes
2 personnes
88
Gérer les objets trouvés
89
Rassembler les photos
90
Remercier les participants
91
Archiver les documents de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Barrières de fouleqté 40
Poubellesqté 12

Équipement

Mégaphonesqté 4
Talkies-walkiesqté 12
Chargeurs de talkies-walkiesqté 4
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 12
Pilesqté 32

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux de carnavalqté 20
Ballonsqté 300
Ruban pour ballonsqté 4
Guirlandes sans confettisqté 20
Arche de départ
Trophéesqté 6
Rubans de médailleqté 20

Parcours et sécurité

Panneaux de signalisationqté 20
Flèches de directionqté 30
Ruban de balisageqté 10
Cônes de signalisationqté 24
Gilets de sécuritéqté 30
Numéros de départqté 100
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Cartes d'itinéraireqté 120
Cartes de contact d’urgenceqté 40
Cartes de talkie-walkie professionnellesqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 100
Pions de sécuritéqté 12

Catering

Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 8
Blocs de glaceqté 20
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Gobelets à caféqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Carafesqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Bacs alimentairesqté 12
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Balaiqté 6
Éléments pharesqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Sacs poubelleqté 150
Chiffons de nettoyageqté 30
Brosses à vaisselleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Essuie-toutqté 12
Papier toiletteqté 48
Spray désinfectantqté 6
Liquide vaisselleqté 4
Essuie-toutqté 12
Sacs pour poubelle à pédaleqté 100

Conseils

Validez l’itinéraire avec la commune avant toute communication aux participants. Transmettez ensuite le plan aux services d’urgence et indiquez clairement les rues concernées, les horaires de fermeture et les points d’accès.
Ouvrez les inscriptions seulement après avoir réservé le départ, l’arrivée et les toilettes. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires afin de ne pas devoir relancer les participants à la dernière minute.
Attribuez les numéros de départ après la clôture des inscriptions, puis envoyez les consignes et les dossards assez tôt pour corriger les erreurs. Gardez une liste finale des participants pour l’accueil et le suivi du cortège.
Prévoyez un briefing séparé pour les bénévoles et les régulateurs de trafic. Faites-le au moins 30 minutes avant le départ, avec le parcours, les rôles, les contacts et la conduite à tenir en cas de retard ou d’incident.
Testez les talkies-walkies, les microphones et les enceintes avant l’arrivée du public. Chargez les batteries, prévoyez des piles et gardez des lampes de poche disponibles si le montage ou le démontage se fait par faible luminosité.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il demander l’autorisation d’un défilé de carnaval ?: Déposez la demande dès que la date et l’itinéraire sont suffisamment définis, idéalement plusieurs semaines avant le défilé. Le délai exact dépend de la commune, de la fermeture des rues et du nombre de participants.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un défilé de carnaval ?: Ouvrez-les après avoir sécurisé l’itinéraire, les lieux de départ et d’arrivée ainsi que les principales mesures de sécurité. Clôturez-les quelques jours avant l’événement pour avoir le temps de traiter les inscriptions et de produire les dossards.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un défilé de carnaval ?: Le nombre dépend des carrefours, des points d’accueil et de la longueur du parcours. Comptez au minimum une personne par poste de circulation, puis ajoutez une équipe d’accueil, une équipe de coordination et une réserve de 2 à 3 bénévoles pour les absences.
Quand faire le briefing des bénévoles et des régulateurs ?: Faites un briefing complet avant le jour du défilé et un rappel sur place au moins 30 minutes avant le départ. Vérifiez alors les gilets, les talkies-walkies, les panneaux, les flèches et le plan de circulation.

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