Zo organiseer je een cadeaumarkt zonder last-minute chaos

Begin met de locatie, datum en vergunningen voordat je deelnemers uitnodigt. Werk daarna de marktindeling uit: hoeveel kraamplaatsen zijn er, waar komen de tafels en welke route volgen bezoekers? Leg verkoopvoorwaarden vast en houd aanmeldingen, dieetwensen en contactgegevens bij. In de laatste week bevestig je de kraamindeling, controleer je stroom en weersverwachting en stuur je alle deelnemers praktische informatie. Op de dag zelf draait het vooral om opbouw, duidelijke bewegwijzering en een betaalpunt dat werkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum vastleggen
2
Vergunningen controleren
3
Marktindeling uitwerken
2 personen
4
Kraamplaatsen nummeren
2 personen
5
Verkoopvoorwaarden opstellen
6
Deelnemers benaderen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Kraamindeling bevestigen
12
Reservering tafels maken
13
Reservering tenten maken
14
Stroompunten controleren
2 personen
15
Weersverwachting controleren
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen verzamelen
3 personen
19
Kassa- en wisselgeld klaarzetten
20
Naamkaartjes voorbereiden
21
Routebordjes maken
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Terrein controleren
2 personen
25
Tenten opbouwen
6 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
27
Kramen nummeren
2 personen
28
Tafelkleden leggen
3 personen
29
Verlichting aansluiten
2 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Muziekapparatuur testen
2 personen
32
Informatietafel inrichten
2 personen
33
Cateringtafel inrichten
2 personen
34
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
35
Hapjes uitstallen
2 personen

Event

36
Deelnemers ontvangen
3 personen
37
Kraamplaatsen aanwijzen
3 personen
38
Bezoekers verwelkomen
2 personen
39
Informatie verstrekken
40
Koffie en thee serveren
2 personen
41
Hapjes serveren
2 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Afvalbakken legen
2 personen
44
Toiletten controleren
45
Stroomkabels controleren
46
Verlichting inschakelen
47
Tafels bijvullen
2 personen
48
Bezoekers informeren over sluiting
49
Verkoopkramen laten leegruimen
3 personen
50
Restanten verdelen
2 personen

Nazorg

51
Versiering verwijderen
3 personen
52
Verlichting afkoppelen
2 personen
53
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
54
Tenten afbreken
6 personen
55
Afval verzamelen
3 personen
56
Terrein schoonmaken
4 personen
57
Servies afwassen
2 personen
58
Materialen sorteren
3 personen
59
Materialen schoonmaken
2 personen
60
Geleende spullen retourneren
2 personen
61
Locatie opleveren
2 personen
62
Informatiepunt opruimen
63
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Markttafelsaantal 24
Klaptafelsaantal 4
Stoelenaantal 40
Kledingrekkenaantal 6
Presentatiepanelenaantal 8
Tafelkledenaantal 28
Krukkenaantal 8
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Muziekspeakersaantal 2
Microfoon
Betaalterminalsaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 4
Reservebatterijenaantal 16

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Welkomstbord
Routebordjesaantal 12
Kraamnummersaantal 24
Naamkaartjesaantal 30
Tafeldecoratieaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Schenk kannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 10
Koelelementenaantal 16

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Opbergkrattenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de kraamindeling uiterlijk één week vooraf vast. Nummer elke kraam en stuur deelnemers hun plek, opbouwtijd en voorwaarden; zo voorkom je dat meerdere verkopers dezelfde tafel claimen.
Controleer stroompunten minstens drie dagen voor de markt. Tel stekkerdozen en verlengkabels per tent en test betaalterminals, koffiezetapparaten en waterkokers voordat bezoekers arriveren.
Plan de opbouw achteruit vanaf de openingstijd. Reserveer minstens 90 minuten voor tenten, tafels, kraamnummers, naamkaartjes en routebordjes; bij slecht weer heb je extra tijd nodig.
Stuur deelnemersinformatie niet pas op de avond ervoor. Verstuur een eerste bevestiging zodra de aanmelding rond is en een laatste praktische mail uiterlijk 48 uur voor de markt.
Maak het betaalpunt klaar met wisselgeld én een alternatief voor pinbetalingen. Noteer vooraf wie de kassa beheert en controleer op de ochtend zelf de betaalterminal, stroom en verbinding.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cadeaumarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum en vergunningen. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemersbevestigingen, materiaalcontrole en de definitieve indeling.
Hoeveel tijd heb je nodig om een cadeaumarkt op te bouwen?: Reken voor een kleine tot middelgrote markt op minimaal 90 minuten opbouwtijd. Tenten, tafels, bewegwijzering, stroom en kraamnummers kosten meer tijd dan alleen het neerzetten van verkooptafels.
Wanneer stuur ik deelnemers de kraamindeling?: Stuur de voorlopige indeling ongeveer 2 weken vooraf en bevestig de definitieve plaatsen uiterlijk 7 dagen voor de markt. Vermeld ook de opbouwtijd, ingang, stroompunten en verkoopvoorwaarden.
Wat moet ik regelen als het regent tijdens een cadeaumarkt?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Zorg uiterlijk een dag eerder voor tenten, afzetmateriaal en verlichting en communiceer vooraf of de markt bij slecht weer doorgaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.