Eine Geschenkmarkt Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Geschenkmarkt zählt die Reihenfolge: Erst legst du Ort, Datum und Standaufteilung fest, dann klärst du Genehmigungen und sprichst Aussteller an. Später folgen Reservierungen für Tische und Zelte, Stromplanung, Teilnehmerinfos und die Vorbereitung von Kasse, Namensschildern und Wegweisern. Plane den Aufbau nicht erst am Veranstaltungstag. Besonders Strom, Wechselgeld, wetterfeste Ausstattung und aktuelle Anmeldedaten werden häufig zu spät geprüft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ort und Datum festlegen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 4
Standplätze nummerieren
2 Personen
- 5
Verkaufsbedingungen festlegen
- 6
Teilnehmer ansprechen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Teilnehmerliste aktualisieren
- 11
Standaufteilung bestätigen
- 12
Tische reservieren
- 13
Zeltreservierung machen
- 14
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 15
Wettervorhersage prüfen
- 16
Teilnehmerinformationen versenden
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 19
Kasse und Wechselgeld bereitstellen
- 20
Namensschilder vorbereiten
- 21
Wegweiser erstellen
- 22
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Gelände kontrollieren
2 Personen
- 25
Zelte aufbauen
6 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Stände nummerieren
2 Personen
- 28
Tischdecken auslegen
3 Personen
- 29
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 31
Musikanlage testen
2 Personen
- 32
Infotisch einrichten
2 Personen
- 33
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 34
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 35
Snacks auslegen
2 Personen
Event
- 36
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 37
Standplätze zuweisen
3 Personen
- 38
Besucher begrüßen
2 Personen
- 39
Informationen bereitstellen
- 40
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 41
Snacks servieren
2 Personen
- 42
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 43
Mülleimer leeren
2 Personen
- 44
Toiletten kontrollieren
- 45
Stromkabel kontrollieren
- 46
Beleuchtung einschalten
- 47
Tische auffüllen
2 Personen
- 48
Besucher über Schließung informieren
- 49
Verkaufsstände leeren lassen
3 Personen
- 50
Restposten verteilen
2 Personen
Nachbereitung
- 51
Dekoration entfernen
3 Personen
- 52
Beleuchtung abkoppeln
2 Personen
- 53
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
- 54
Zelte abbauen
6 Personen
- 55
Abfall sammeln
3 Personen
- 56
Gelände reinigen
4 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 58
Materialien sortieren
3 Personen
- 59
Materialien reinigen
2 Personen
- 60
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 61
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
- 62
Infopunkt aufräumen
- 63
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarkttischeAnz. 24
- KlappischeAnz. 4
- StühleAnz. 40
- KleiderständerAnz. 6
- PräsentationspaneeleAnz. 8
- TischdeckenAnz. 28
- HockerAnz. 8
- AbsperrpfostenAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Lautsprecher für MusikAnz. 2
- Mikrofon
- KartenterminalsAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- BaustrahlerAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 16
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 12
- StandnummernAnz. 24
- NamensschilderAnz. 30
- TischdekorationAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- Wiederverwendbare WeingläserAnz. 60
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- AusgießkannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- AufbewahrungsboxenAnz. 10
- KühlelementeAnz. 16
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- BesenAnz. 2
- MüllgreiferAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Ort, Datum und die Marktaufteilung mindestens 8 Wochen vorher fest. Nummeriere die Standplätze frühzeitig, damit Zusagen, Tische und Wegweiser später zusammenpassen.
- Schicke die Verkaufsbedingungen mit der Einladung und setze eine Anmeldefrist von 3 bis 4 Wochen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und halte die Teilnehmerliste laufend aktuell.
- Bestätige jedem Teilnehmer den Standplatz spätestens 7 Tage vor dem Markt. Teile außerdem Ankunftszeit, Aufbauvorgaben, Stromanschlüsse und eine Kontaktmöglichkeit mit.
- Prüfe 3 bis 5 Tage vorher die Wettervorhersage und entscheide, welche Stände Zelte, zusätzliche Beleuchtung oder Absperrungen brauchen. Verlängerungskabel und Stromanschlüsse sollten vor dem Aufbau getestet werden.
- Bereite Kasse, Wechselgeld, Kartenterminals, Namensschilder und Wegweiser am Vortag vor. Rechne für die Eröffnung mindestens 60 Minuten Aufbauzeit ein und kühle Getränke erst kurz vor Beginn.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Geschenkmarkt anmelden?
- Beginne mindestens 8 Wochen vor dem gewünschten Termin mit Ort, Datum und der Prüfung möglicher Genehmigungen. Für Anmeldungen der Aussteller solltest du anschließend 3 bis 4 Wochen Zeit einplanen.
- Wann sollte ich die Standplätze für eine Geschenkmarkt einteilen?
- Erstelle die Marktaufteilung, sobald die ersten Anmeldungen vorliegen, spätestens aber 3 Wochen vor dem Markt. Bestätige die endgültige Standnummer jedem Teilnehmer mindestens 7 Tage vorher.
- Wie viel Wechselgeld brauche ich für eine Geschenkmarkt?
- Lege den Betrag anhand der erwarteten Verkäufe und der Zahl der Stände fest; als praktische Startgröße eignen sich etwa 100 bis 200 Euro in kleinen Scheinen und Münzen. Trenne Wechselgeld von Einnahmen und dokumentiere jede Ausgabe.
- Wann soll ich Zelte und Tische für die Geschenkmarkt reservieren?
- Reserviere Zelte, Markttische und zusätzliche Ausstattung direkt nach der groben Marktplanung, idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Prüfe spätestens 7 Tage vor dem Termin noch einmal Lieferzeit, Menge und Aufbauzuständigkeit.
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