Zo organiseer je een cabaretavond zonder gedoe
Begin met de zaal en de cabaretier of acts; pas daarna leg je programma, tijden en uitnodigingen vast. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat je de catering niet op het laatste moment hoeft aan te passen. Test geluid, microfoons en licht vóór de gasten binnenkomen en werk met één definitieve gastenlijst. Op de dag zelf volgt de opbouw in een vaste volgorde: zaal ventileren, podium en techniek plaatsen, tafels en stoelen zetten, dranken koelen en hapjes voorbereiden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Zaalreservering bevestigen
- 2
Cabaretier of acts vastleggen
- 3
Programma en tijden opstellen
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Actbevestigingen versturen
- 8
Definitieve gastenlijst maken
- 9
Cateringhoeveelheden berekenen
- 10
Techniek testen
2 personen
- 11
Boodschappenlijst controleren
- 12
Boodschappen doen
2 personen
- 13
Versproducten koelen
- 14
Locatiesleutels ophalen
- 15
Zaal ventileren
2 personen
- 16
Podium opbouwen
3 personen
- 17
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 18
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
- 19
Tafels opstellen
2 personen
- 20
Stoelen opstellen
3 personen
- 21
Versiering ophangen
2 personen
- 22
Garderobe inrichten
- 23
Dranken koud zetten
2 personen
- 24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 25
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 26
Techniek en microfoons testen
2 personen
- 27
Entree en presentielijst klaarzetten
2 personen
Event
- 28
Gasten ontvangen
3 personen
- 29
Dranken en hapjes serveren
3 personen
- 30
Programma aankondigen
- 31
Acts begeleiden
- 32
Pauzehapjes klaarzetten
2 personen
- 33
Dranken bijvullen
2 personen
- 34
Gasten uitgeleiden
2 personen
Nazorg
- 35
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 36
Eten en drank opruimen
3 personen
- 37
Servies afwassen
2 personen
- 38
Zaal schoonmaken
3 personen
- 39
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 40
Decoratie verwijderen
2 personen
- 41
Afval afvoeren
2 personen
- 42
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 43
Locatie afsluiten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 60
- Tafelsaantal 6
- Hoge tafelsaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
- Podiumelementenaantal 4
Servies
- Drinkglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 60
- Gebaksbordjesaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerbladenaantal 6
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Audiomixer
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Laptop
- Audiokabelsaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Podiumspotsaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
- Flessenopenersaantal 2
Decoratie
- Achterdoek
- Tafelkledenaantal 6
- Programmapostersaantal 6
- Richtingsbordjesaantal 8
- Naamstickersaantal 60
Schoonmaak
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Handvegersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan techniek minimaal 2 uur vóór de inloop. Sluit actieve speakers, audiomixer, draadloze microfoons en laptop aan en test elke microfoon afzonderlijk.
- Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 3 dagen vooraf. Gebruik die lijst ook voor naamstickers, dieetwensen en het berekenen van hapjes, koffie, thee en dranken.
- Bevestig acts en tijden opnieuw zodra het programma vaststaat. Vermeld daarin het aankomsttijdstip, de soundcheck en de geplande opkomst, zodat niemand op de avond zelf hoeft te improviseren.
- Richt de zaal eerst functioneel in: podiumelementen en achterdoek, daarna licht, stoelen en tafels. Houd looppaden naar garderobe, toiletten en uitgang vrij en zet richtingsbordjes vóór de opening op hun plek.
- Zet versproducten direct na het ophalen in koelboxen of koeling en bereid hapjes pas vlak voor de inloop. Zet koffie en thee klaar in thermoskannen, maar wacht met het koud zetten van dranken tot de bar of uitgifteplek is ingericht.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een cabaretavond organiseren?
- Leg de zaal en cabaretier of acts bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra programma en tijden bekend zijn en sluit de gastenlijst ongeveer 3 dagen vóór de avond.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een cabaretavond?
- Reken op minimaal 3 uur voor zaal, podium, geluid, licht en catering. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een volledige techniektest en een korte soundcheck met de acts.
- Wanneer moet ik de techniek testen voor een cabaretavond?
- Test alle apparatuur op de dag zelf, vóór de gasten binnenkomen en bij voorkeur 2 uur voor aanvang. Controleer niet alleen geluid, maar ook batterijen, audiokabels, verlengsnoeren, stekkerdozen en podiumspots.
- Wanneer moet ik de catering voor een cabaretavond bestellen?
- Bereken de hoeveelheden zodra de definitieve gastenlijst bekend is, uiterlijk 3 dagen vooraf. Koel versproducten direct na ontvangst en bereid hapjes zo kort mogelijk vóór de inloop voor.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!