Kabarettabend organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Einlass
Ein Kabarettabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst Raum und Acts festlegen, dann Programm, Einladungen und Anmeldungen koordinieren. Plane früh, damit Auftrittsbestätigungen, Ernährungswünsche und die endgültige Gästeliste nicht zwischen Technik und Catering untergehen. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege und ein getestetes Setup für Bühne, Ton und Licht. So bleibt vor dem Einlass Zeit, den Saal zu lüften, Getränke zu kühlen und Snacks vorzubereiten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Raumbuchung bestätigen
- 2
Komiker oder Acts festlegen
- 3
Programm und Zeiten erstellen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Auftrittsbestätigungen verschicken
- 8
Endgültige Gästeliste erstellen
- 9
Cateringmengen berechnen
- 10
Technik testen
2 Personen
- 11
Einkaufsliste prüfen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Frischwaren kühlen
- 14
Standortschlüssel abholen
- 15
Saal lüften
2 Personen
- 16
Bühne aufbauen
3 Personen
- 17
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 18
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
- 19
Tische aufstellen
2 Personen
- 20
Stühle aufstellen
3 Personen
- 21
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 22
Garderobe einrichten
- 23
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 24
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 25
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 26
Technik und Mikrofone testen
2 Personen
- 27
Eingang und Anwesenheitsliste vorbereiten
2 Personen
Event
- 28
Gäste empfangen
3 Personen
- 29
Getränke und Snacks servieren
3 Personen
- 30
Programm ankündigen
- 31
Acts begleiten
- 32
Pausensnacks bereitstellen
2 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 35
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 36
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 37
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 38
Saal reinigen
3 Personen
- 39
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 40
Dekoration entfernen
2 Personen
- 41
Abfall entsorgen
2 Personen
- 42
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 43
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 6
- Hohe TischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
- PodestelementeAnz. 4
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 60
- TortenplattenAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServiertablettsAnz. 6
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Audiomischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Laptop
- AudiokabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- FlaschenöffnerAnz. 2
Dekoration
- Hintergrundvorhang
- TischdeckenAnz. 6
- Programmatische PosterAnz. 6
- WegweiserAnz. 8
- NamensaufkleberAnz. 60
Reinigung
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- HandfegerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Raum und Kabarett-Acts zuerst und erstelle danach das Programm mit Einlass, Auftrittszeiten und Pausen. Verschicke die Auftrittsbestätigungen, sobald die Zeiten feststehen.
- Setze für Einladungen eine feste Rückmeldefrist von 7 bis 10 Tagen vor dem Abend. Erfasse dabei nicht nur Zusagen, sondern auch Ernährungswünsche und besondere Anforderungen.
- Berechne Catering und Getränke anhand der endgültigen Gästeliste, nicht anhand der Zahl der verschickten Einladungen. Plane die Einkäufe so, dass Frischwaren erst am Veranstaltungstag oder am Vortag gekühlt werden.
- Teste Lautsprecher, Audiomischpult, Funkmikrofone, Laptop und alle Kabel spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag baust du zuerst Bühne, Ton und Licht auf und stellst danach Tische und Stühle passend zum Sichtfeld auf.
- Hole den Standortschlüssel früh genug ab, damit Lüften, Aufbau und Beschilderung nicht in die Einlasszeit rutschen. Richte Garderobe und Wegweiser vor dem Eintreffen der Gäste ein und stelle Kaffee, Tee, Gläser sowie Snacks vollständig bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Kabarettabend organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Raum und Acts. Spätestens 2 Wochen vor dem Termin sollten Programm, Anmeldungen, Ernährungswünsche und Technik geklärt sein.
- Wann verschickt man die Einladungen für einen Kabarettabend?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Abend. Setze die Anmeldefrist auf 7 bis 10 Tage vorher, damit du die endgültige Gästeliste und Cateringmengen rechtzeitig erstellen kannst.
- Wann sollte man die Technik für einen Kabarettabend testen?
- Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Audiokabel und Verlängerungskabel. Am Veranstaltungstag bleibt dann nur der Funktionstest nach dem Aufbau.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Kabarettabend?
- Plane für Bühne, Ton, Licht, Bestuhlung, Tische, Garderobe und Dekoration mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Wenn Technik oder Podeste erstmals an diesem Ort aufgebaut werden, solltest du zusätzlich 30 Minuten Puffer vorsehen.
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