Zo organiseer je een cabaretavond zonder verrassingen

Begin met de datum en zaal, en leg daarna direct de cabaretiers en techniek vast. De volgorde voorkomt dat je een programma samenstelt zonder passende microfoons, speakers of podiumruimte. Zodra het programma staat, regel je uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en catering. In de laatste week draait alles om bevestigen en controleren. Op de dag zelf bouw je de zaal op, test je het geluid en richt je de cateringtafel in voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zaal vastleggen
2
Cabaretiers boeken
3
Techniek reserveren
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Catering reserveren
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Draaiboek uitwerken
2 personen
11
Bezoekerslijst controleren
12
Techniekbehoeften controleren
2 personen
13
Boodschappenlijst maken
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Bevestiging naar artiesten sturen
16
Zaal en garderobe controleren
2 personen
17
Koelboxen vullen
2 personen
18
Zaalvloer vrijmaken
3 personen
19
Podiumdelen opstellen
3 personen
20
Stoelen opstellen
4 personen
21
Tafels opstellen
2 personen
22
Licht en microfoons plaatsen
3 personen
23
Geluidsinstallatie testen
2 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Cateringtafel inrichten
2 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Garderobe inrichten
2 personen

Event

29
Artiesten ontvangen
2 personen
30
Artiestenbriefing geven
2 personen
31
Deuren openen
3 personen
32
Bezoekers verwelkomen
3 personen
33
Tickets controleren
2 personen
34
Dranken serveren
3 personen
35
Cabaretprogramma begeleiden
2 personen
36
Pauzehapjes serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Garderobe bemannen
39
Laatste ronde aankondigen
40
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

41
Afval verzamelen
3 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Catering opruimen
2 personen
44
Decoratie verwijderen
2 personen
45
Techniek afbouwen
3 personen
46
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
47
Zaal schoonmaken
3 personen
48
Gevonden voorwerpen verzamelen
49
Apparatuur retourneren
2 personen
50
Zaal opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Biertafelsaantal 6
Cateringtafelaantal 2
Garderoberekaantal 2
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Podiumdelenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 8

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffielepelsaantal 50

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 2
Flesopenersaantal 4
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Podiumachterdoek
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 40
Welkomstbord
Programmapostersaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalcontainersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Overig

Garderobenummersaantal 100
Ticketsaantal 100
Pennenaantal 10
Plakbandaantal 4
Tie-wrapsaantal 100
Naamstickersaantal 100

Tips

Leg zaal, cabaretiers en techniek in dezelfde eerste planningsronde vast. Controleer per artiest hoeveel draadloze microfoons, microfoonstatieven, podiumdelen en podiumspots nodig zijn; één ontbrekend onderdeel kan de soundcheck vertragen.
Maak het programma vóór je uitnodigingen verstuurt. Vermeld begin- en pauzetijden duidelijk en houd ruimte vrij voor binnenkomst, garderobe en een korte soundcheck vóór het publiek de zaal in gaat.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal direct door aan de catering. Controleer dit uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat je niet op de avond zelf nog porties of servies moet regelen.
Werk een draaiboek uit met tijden en verantwoordelijken voor ontvangst, garderobe, artiesten, catering en techniek. Plan naast de opbouw ook een aparte geluidsinstallatietest; kabels, stekkerdozen en verlengkabels worden vaak pas te laat ontdekt.
Maak de zaalopstelling niet pas tijdens de opbouw. Bepaal vooraf waar stoelen, tafels, podiumdelen, cateringtafel en garderoberek komen en houd looppaden vrij; controleer daarna zaal en garderobe nog één keer voor de deuren openen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cabaretavond organiseren?: Leg de datum en zaal bij voorkeur enkele maanden vooraf vast. Boek cabaretiers en techniek direct daarna, zodat je programma uiterlijk enkele weken voor de avond rond is en uitnodigingen op tijd verstuurd kunnen worden.
Hoeveel microfoons heb je nodig voor een cabaretavond?: Dat hangt af van het programma, maar reserveer minimaal één microfoon per gelijktijdige spreker en een extra exemplaar als reserve. Test alle draadloze microfoons vóór de zaal opengaat en controleer ook batterijen, statieven en audiokabels.
Wanneer moet ik de catering voor een cabaretavond regelen?: Reserveer de catering zodra het programma en de verwachte bezoekersaantallen bekend zijn. Geef het definitieve aantal en de dieetwensen enkele dagen vóór de avond door, zodat eten, drinkglazen, borden en bestek klaarstaan.
Hoeveel tijd heb je nodig om een cabaretavond op te bouwen?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor podiumdelen, stoelen, tafels, licht, microfoons, speakers en catering. Houd daarna nog tijd over voor een volledige geluidstest en een laatste controle van zaal, garderobe en bezoekerslijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.