Zo organiseer je een buurtmaaltijd zonder last-minute gedoe

Begin een buurtmaaltijd niet met boodschappen doen, maar met datum, programma en locatie. Daarna verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en eventuele vervoersbehoeften, zodat je het menu en de tafelschikking op tijd kunt vastleggen. Werk toe naar één definitief gastenaantal en plan de inkopen in twee momenten: houdbare producten eerder, verse en gekoelde producten kort voor de maaltijd. Op de dag zelf draait alles om een getest buffet, duidelijke allergeneninformatie en een ontvangst die niet ophoudt bij de voordeur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Leveranciers voor eten reserveren
4
Uitnodigingstekst opstellen
5
Uitnodigingen verspreiden
3 personen
6
Aanmeldingen registreren
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vervoersbehoefte inventariseren
9
Herinnering aan deelnemers sturen
10
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
11
Tafelindeling maken
2 personen
12
Menu en dieetopties vastleggen
2 personen
13
Allergenenkaart voorbereiden
14
Menukaarten maken
2 personen
15
Naamkaartjes maken
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Verse producten ophalen
2 personen
19
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
20
Koelproducten controleren
2 personen
21
Servies en bestek controleren
2 personen
22
Apparatuur testen
2 personen
23
Versiering voorbereiden
2 personen
24
Maaltijdonderdelen voorsnijden
3 personen
25
Dessert voorbereiden
2 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen

Event

27
Zaal openen
2 personen
28
Leveringen in ontvangst nemen
2 personen
29
Keuken werkstations inrichten
3 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Buffettafels klaarzetten
3 personen
33
Servies op tafels leggen
3 personen
34
Bestek en servetten plaatsen
2 personen
35
Versiering ophangen
2 personen
36
Verlichting plaatsen
2 personen
37
Muziek klaarzetten
38
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
39
Koude dranken klaarzetten
2 personen
40
Warme maaltijd afmaken
4 personen
41
Vegetarische maaltijd afmaken
2 personen
42
Dieetmaaltijden apart houden
2 personen
43
Buffetlabels plaatsen
2 personen
44
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
45
Gasten ontvangen
3 personen
46
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
49
Tafels vrijhouden
2 personen
50
Maaltijd uitserveren
5 personen
51
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
52
Buffet aanvullen
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Koffie en thee bijvullen
2 personen
55
Gebruikt servies ophalen
2 personen
56
Dessert serveren
3 personen
57
Tafels afruimen
3 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

60
Restanten veilig verpakken
3 personen
61
Servies afwassen
4 personen
62
Keuken schoonmaken
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Vloer vegen en dweilen
2 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Afval afvoeren
2 personen
68
Apparatuur uitschakelen
2 personen
69
Ruimte afsluiten
2 personen
70
Koelboxen leegmaken
2 personen
71
Overgebleven eten verdelen
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Borg en sleutels afhandelen
74
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Soepkommenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 70
Eetlepelsaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Pannenaantal 6
Braadpannenaantal 3
Ovenschalenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Keukenweegschalenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeaker
Microfoon
Thermoskannenaantal 5
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Menukaartenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Vazenaantal 8
Kunstbloemenaantal 8
Slingersaantal 10
Ballonnenaantal 50
Plakbandaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Tafellampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het definitieve aantal gasten uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf vast. Gebruik dat aantal voor menu, servies, stoelen en tafelindeling; houd alleen een kleine marge aan voor onverwachte extra eters.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer ze opnieuw zodra het menu vaststaat. Zet allergeneninformatie niet alleen op een menukaart, maar ook zichtbaar bij de betreffende serveerschaal.
Plan het buffet zo dat de doorloop niet vastloopt: zet borden en bestek aan het begin, warme gerechten daarna en servetten en drank aan het einde. Reserveer minstens één aparte tafel voor ontvangst en naamkaartjes.
Doe houdbare boodschappen eerder en haal verse en gekoelde producten op de dag zelf of maximaal één dag ervoor. Controleer koeling, warmhoudbakken, pannen en koffiezetapparaten voordat de eerste ingrediënten worden klaargezet.
Maak de tafelindeling en menukaarten vooraf, niet tijdens het binnenkomen. Leg per tafel het benodigde servies klaar en wijs iemand aan die gedurende het eerste halfuur het buffet, waterglazen en lege schalen controleert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een buurtmaaltijd organiseren?: Reserveer de locatie en leg datum en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de maaltijd, zodat je menu en inkopen kunt afronden.
Wanneer moet je het aantal gasten voor een buurtmaaltijd bepalen?: Bepaal het definitieve aantal gasten 5 tot 7 dagen vooraf. Controleer daarna nog één keer afmeldingen en dieetwensen, zodat je niet te weinig speciale porties, stoelen of servies hebt.
Hoeveel servies heb je nodig voor een buurtmaaltijd?: Reken per gast op één dinerbord, één dessertbord, een passend aantal kommen en volledig bestek. Leg daarnaast ongeveer 10 procent extra klaar; bij 40 gasten zijn dat bijvoorbeeld 44 dinerborden en 44 sets bestek.
Wanneer haal je verse producten voor een buurtmaaltijd?: Haal verse en gekoelde producten bij voorkeur op de dag zelf of maximaal één dag van tevoren. Controleer ze bij ontvangst en zet koelproducten direct gekoeld weg; houdbare voorraad kun je al eerder klaarzetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.