Cómo organizar una comida vecinal sin dejarlo todo para el último día

Una comida vecinal funciona mejor cuando cierras primero la fecha, el lugar y el número de asistentes, y después pasas al menú y las compras. Empieza por reservar la sala y los proveedores de comida, enviar las invitaciones y registrar las preferencias dietéticas. Con las inscripciones confirmadas, podrás distribuir las mesas, preparar las tarjetas de alérgenos y calcular la vajilla. Los productos frescos, el postre y la decoración conviene dejarlos listos como muy tarde el día anterior.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar la sede y la sala
3
Reservar proveedores de comida
4
Redactar el texto de invitación
5
Distribuir las invitaciones
3 personas
6
Registrar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Inventariar las necesidades de transporte
9
Enviar un recordatorio a los participantes
10
Determinar el número definitivo de invitados
2 personas
11
Hacer la distribución de las mesas
2 personas
12
Definir el menú y las opciones dietéticas
2 personas
13
Preparar la tarjeta de alérgenos
14
Hacer menús
2 personas
15
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
17
Hacer la compra
3 personas
18
Recoger productos frescos
2 personas
19
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
20
Comprobar los productos refrigerados
2 personas
21
Comprobar la vajilla y los cubiertos
2 personas
22
Probar el equipo
2 personas
23
Preparar la decoración
2 personas
24
Precortar los componentes de la comida
3 personas
25
Preparar el postre
2 personas
26
Enfriar las bebidas
2 personas

Evento

27
Abrir la sala
2 personas
28
Recibir las entregas
2 personas
29
Montar las estaciones de trabajo de cocina
3 personas
30
Montar mesas
4 personas
31
Colocar las sillas
3 personas
32
Preparar las mesas del buffet
3 personas
33
Poner la vajilla sobre las mesas
3 personas
34
Colocar cubiertos y servilletas
2 personas
35
Colgar la decoración
2 personas
36
Instalar la iluminación
2 personas
37
Preparar la música
38
Preparar café y té
2 personas
39
Preparar las bebidas frías
2 personas
40
Terminar la comida caliente
4 personas
41
Terminar la comida vegetariana
2 personas
42
Mantener separadas las comidas de dieta
2 personas
43
Colocar las etiquetas del bufé
2 personas
44
Montar la mesa de recepción
2 personas
45
Recibir a los invitados
3 personas
46
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
47
Servir café y té
2 personas
48
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
49
Reservar mesas
2 personas
50
Servir la comida
5 personas
51
Servir comidas especiales
2 personas
52
Reponer el bufé
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Reponer café y té
2 personas
55
Recoger la vajilla usada
2 personas
56
Servir el postre
3 personas
57
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

60
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
61
Lavar la vajilla
4 personas
62
Limpiar la cocina
3 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Retirar la decoración
2 personas
65
Barrer y fregar el suelo
2 personas
66
Limpiar los baños
2 personas
67
Retirar los residuos
2 personas
68
Apagar el equipo
2 personas
69
Cerrar el recinto
2 personas
70
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
71
Repartir la comida sobrante
2 personas
72
Devolver el material prestado
2 personas
73
Gestionar la fianza y las llaves
74
Devolver los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de recepción
Taburetescant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Tazones para sopacant. 70
Tazas de cafécant. 70
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 60
Cucharillas de cafécant. 70
Cucharas soperascant. 80
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharonescant. 12
Tijerascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Sartenescant. 6
Sartenes para asarcant. 3
Fuentes para hornocant. 8
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Básculas de cocinacant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Altavoz Bluetooth
Micrófono
Termoscant. 5
Acumuladores de fríocant. 12

Decoración

Mantelescant. 8
Cartas del menúcant. 8
Tarjetas de nombrecant. 70
Jarronescant. 8
Flores artificialescant. 8
Guirnaldascant. 10
Globoscant. 50
Cinta adhesivacant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas de mesacant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite para responder. Así tendrás tiempo para preguntar por alergias, dietas y necesidades de transporte antes de cerrar el menú.
Cierra el número definitivo de invitados entre 5 y 7 días antes. Ese dato determina las mesas, las sillas, los platos, los cubiertos, los vasos y las cantidades que debes comprar.
Separa las opciones dietéticas desde el principio y prepara una tarjeta de alérgenos para cada plato. No esperes a la llegada de los invitados: los cambios de última hora suelen provocar confusiones en el buffet.
Haz la compra en dos momentos: los productos no perecederos y la vajilla pueden revisarse varios días antes; los productos frescos deben recogerse entre 1 y 2 días antes. Comprueba también los productos refrigerados al recibirlos.
Reserva el día anterior para precortar los ingredientes, preparar el postre, montar la decoración y comprobar el equipo. Prueba las máquinas de café, las teteras y las bandejas para mantener la comida caliente antes de que lleguen los vecinos.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una comida vecinal?: Envíalas unas 3 semanas antes de la fecha prevista y establece un plazo de respuesta de 7 días. Así puedes registrar las inscripciones, recoger las preferencias dietéticas y detectar con tiempo las necesidades de transporte.
¿Cuándo se confirma el número de invitados?: Confirma el número definitivo entre 5 y 7 días antes de la comida. Hazlo después del recordatorio, porque ese dato sirve para organizar las mesas y calcular la vajilla, los cubiertos y las bebidas.
¿Cuándo se prepara el menú y la tarjeta de alérgenos?: Define el menú en cuanto termine el plazo de inscripción, aproximadamente 1 semana antes. Prepara la tarjeta de alérgenos antes de hacer los menús y de colocar la comida, no durante el servicio.
¿Qué se puede preparar el día anterior?: El día anterior puedes precortar los componentes de la comida, preparar el postre, dejar listas las provisiones no perecederas y montar la decoración. También conviene comprobar la vajilla y probar el equipo entre 2 y 4 horas antes de empezar.

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