Zo organiseer je een buurtmaaltijd zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, locatie en verwachte groepsgrootte. Daarna volgen de uitnodigingen en aanmeldingen, zodat je dieetwensen, porties en vrijwilligers op tijd kunt regelen. Reserveer de keuken, tafels, stoelen en het servies voordat je boodschappen doet. Werk op de dag zelf van houdbare producten naar voorbereiden, koken en koelen. Richt het buffet pas in als de tafels gedekt zijn en plaats naam- en dieetlabels vóór de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen verspreiden
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vrijwilligers indelen
7
Menu en porties vaststellen
2 personen
8
Keuken reserveren
9
Servies en tafels reserveren
10
Definitieve gastenlijst maken
11
Dieetlabels voorbereiden
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Houdbare boodschappen sorteren
2 personen
15
Verse producten koelen
2 personen
16
Groenten wassen en snijden
4 personen
17
Soep bereiden
3 personen
18
Hoofdgerecht bereiden
4 personen
19
Salades bereiden
3 personen
20
Dessert portioneren
2 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Tafels dekken
3 personen
24
Buffet inrichten
3 personen
25
Naam- en dieetlabels plaatsen
2 personen
26
Ontvangstruimte klaarzetten
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Welkomstdrankjes uitdelen
2 personen
29
Soep en brood serveren
4 personen
30
Hoofdgerecht serveren
5 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Buffet en tafels bijhouden
2 personen
33
Dessert en koffie serveren
3 personen
34
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

35
Afval verzamelen
3 personen
36
Eten veilig opbergen
2 personen
37
Servies afwassen
4 personen
38
Keuken schoonmaken
3 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
40
Ruimte schoonmaken
3 personen
41
Materialen controleren
2 personen
42
Geleende spullen retourneren
2 personen
43
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 70
Soepkommenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Theelepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Vergietenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Soepketelsaantal 3
Kookpannenaantal 6
Ovenschalenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Kookplatenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Menukaartenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Afwasteiltjesaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en sluit de definitieve gastenlijst enkele dagen vóór de maaltijd. Maak daarna aparte dieetlabels, zodat gerechten niet pas aan het buffet herkenbaar hoeven te worden gemaakt.
Deel vrijwilligers in per blok: voorbereiding, koken, buffet en opruimen. Plan minstens twee mensen voor het snijden en koken, zodat één vertraging niet meteen het hele menu opschuift.
Controleer vóór het boodschappen doen of keuken, tafels, stoelen en servies gereserveerd zijn. Tel per gast een dinerbord, soepkom, dessertbord, glas en bestekset en leg extra exemplaren klaar voor breuk of vervuiling.
Sorteer houdbare boodschappen zodra ze binnen zijn en zet verse producten direct gekoeld weg. Was en snijd groenten pas nadat de werkbladen, snijplanken, messen en mengkommen klaarstaan.
Zet dranken tijdig koud en test kookplaten, koffiezetapparaten, waterkokers en verlengsnoeren vóór de bereiding. Richt het buffet in met aparte serveerschalen en opscheplepels voor soep, hoofdgerecht, salade en dessert.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een buurtmaaltijd organiseren?: Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Vraag dieetwensen meteen uit en maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 3 dagen vóór de maaltijd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een buurtmaaltijd?: Reken bij een kleine buurtmaaltijd op minimaal 1 vrijwilliger per 8 tot 10 gasten, verdeeld over voorbereiding, keuken, buffet en opruimen. Plan minstens 2 keukenhelpers als er tegelijk soep, een hoofdgerecht en salades worden gemaakt.
Wanneer doe je boodschappen voor een buurtmaaltijd?: Houdbare boodschappen kun je 2 tot 3 dagen vooraf doen. Koop verse producten bij voorkeur 1 dag van tevoren, koel ze direct en bereid gesneden groenten en salades zo kort mogelijk vóór het eten.
Hoe voorkom je verwarring over dieetwensen bij het buffet?: Maak per dieetwens een duidelijk label en plaats dat vóór de gasten arriveren. Gebruik voor elk gerecht een eigen opscheplepel en zet dieetgerechten bij voorkeur aan een herkenbaar, apart deel van het buffet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.