Organiser un repas de quartier, étape par étape
Un repas de quartier se prépare surtout dans le bon ordre. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis donnez aux habitants une date limite d’inscription et recueillez les besoins alimentaires. Une fois le nombre de convives connu, répartissez les bénévoles, calculez les portions et réservez la cuisine, les tables et la vaisselle. Les derniers jours servent aux courses, aux préparations froides et à l’installation du buffet.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Rédiger les invitations
- 3
Distribuer les invitations
2 personnes
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Répartir les bénévoles
- 7
Définir le menu et les portions
2 personnes
- 8
Réserver la cuisine
- 9
Réserver la vaisselle et les tables
- 10
Établir la liste définitive des invités
- 11
Préparer les étiquettes de régime
- 12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 13
Faire les courses
3 personnes
- 14
Trier les courses non périssables
2 personnes
- 15
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
- 16
Laver et couper les légumes
4 personnes
- 17
Préparer la soupe
3 personnes
- 18
Préparer le plat principal
4 personnes
- 19
Préparer les salades
3 personnes
- 20
Portionner le dessert
2 personnes
- 21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 23
Dresser les tables
3 personnes
- 24
Installer le buffet
3 personnes
- 25
Mettre en place les étiquettes nom et régime alimentaire
2 personnes
- 26
Mettre en place la zone d'accueil
2 personnes
Événement
- 27
Accueillir les invités
3 personnes
- 28
Distribuer les boissons de bienvenue
2 personnes
- 29
Servir la soupe et le pain
4 personnes
- 30
Servir le plat principal
5 personnes
- 31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 32
Gérer le buffet et les tables
2 personnes
- 33
Servir le dessert et le café
3 personnes
- 34
Dire au revoir aux invités
2 personnes
Suivi
- 35
Rassembler les déchets
3 personnes
- 36
Stocker la nourriture en toute sécurité
2 personnes
- 37
Faire la vaisselle
4 personnes
- 38
Nettoyer la cuisine
3 personnes
- 39
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 40
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 41
Vérifier le matériel
2 personnes
- 42
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 43
Distribuer les restes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Tables de buffetqté 3
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 70
- Bol à soupeqté 70
- Assiettes à dessertqté 70
- Verresqté 80
- Tasses à caféqté 70
- Couteauxqté 70
- Fourchettesqté 70
- Cuillèresqté 70
- Cuillères à caféqté 70
- Louchesqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Saladiersqté 6
- Passoiresqté 3
- Verres doseursqté 3
- Pinces de cuisineqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Marmites à soupeqté 3
- Casserolesqté 6
- Plats à gratinqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 6
- Plaques de cuissonqté 3
- Rallongesqté 4
Décoration
- Nappesqté 8
- Porte-serviettesqté 8
- Badges nominatifsqté 70
- Cartes de menuqté 8
- Décoration de tableqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Bacs à vaisselleqté 3
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date limite d’inscription au moins 7 jours avant le repas. Vous aurez ainsi le temps d’établir la liste définitive des invités, de noter les régimes alimentaires et d’ajuster les portions.
- Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que par tâche unique : prévoyez une équipe pour les courses, une pour la préparation et au moins 2 personnes pour installer les tables et le buffet le jour même.
- Calculez les quantités après les inscriptions, puis ajoutez environ 10 % de marge pour le plat principal, la soupe et les salades. Préparez les étiquettes de régime en même temps que le plan de table.
- Réservez la cuisine et le matériel au moins 10 jours à l’avance. Vérifiez notamment le nombre de tables, chaises, assiettes, verres, couverts, marmites, plaques de cuisson et rallonges disponibles.
- Gardez les produits frais au réfrigérateur dès le retour des courses et mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée des habitants. Installez le buffet avec les assiettes au début, puis les plats, les couverts et les serviettes à la fin.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un repas de quartier ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Les invitations peuvent partir environ 21 jours avant, avec une clôture des inscriptions 7 jours avant le repas.
- Quand faut-il confirmer le nombre de participants ?
- Fixez une date limite 7 jours avant l’événement. Le lendemain, établissez la liste définitive, les besoins alimentaires et les quantités à acheter.
- Combien de bénévoles faut-il pour un repas de quartier ?
- Pour environ 30 convives, prévoyez au moins 6 bénévoles : 2 pour les courses et la cuisine, 2 pour la préparation et 2 pour les tables, le buffet et le rangement. Ajoutez 1 personne par tranche de 15 participants supplémentaires.
- Quand préparer la soupe, le plat principal et les salades ?
- Préparez les éléments qui se conservent bien la veille, puis les salades et le portionnage du dessert le jour même. Sortez les produits frais du réfrigérateur seulement au moment de les utiliser et gardez les plats chauds jusqu’au service.
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