Zo organiseer je een buurtbarbecue zonder last-minute gedoe

Begin een buurtbarbecue niet met boodschappen doen, maar met een deelnemerslijst en een duidelijke taakverdeling. Verzamel per huishouden het aantal volwassenen en kinderen, dieetwensen en hulp bij opbouw of opruimen. Regel daarna de locatie, partytenten, tafels, barbecues en koeling voordat je het menu vastlegt. Op de dag zelf draait alles om timing: gekoeld bewaren, voorbereiden per onderdeel en de barbecue pas aanzetten wanneer de rest van de opstelling klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Praktische informatie delen
5
Weersverwachting controleren
6
Partytenten reserveren
7
Extra tafels reserveren
8
Vrijwilligers indelen
9
Boodschappenlijst maken
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Geleende spullen ophalen
2 personen
12
Vlees en groenten koelen
2 personen
13
Marinades voorbereiden
2 personen
14
Groenten wassen en snijden
2 personen
15
Salades voorbereiden
2 personen
16
Desserts portioneren
2 personen
17
Locatie controleren
2 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Verlichting aansluiten
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
23
Barbecues veilig opstellen
3 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
26
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Barbecues aansteken
2 personen
29
Vlees en groenten grillen
4 personen
30
Gerechten en salades serveren
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Afval en lege flessen verzamelen
2 personen
33
Dessert en koffie serveren
2 personen
34
Barbecues doven
2 personen

Nazorg

35
Servies verzamelen
3 personen
36
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
37
Partytenten afbreken
4 personen
38
Locatie schoonmaken
4 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Afval wegbrengen
2 personen
41
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiemokkenaantal 30

Keuken

Serveerschalenaantal 10
Serveerbestekaantal 10
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Aluminium grillbakjesaantal 12

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 4
Gaspit
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 2
Bluetoothspeaker

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 6
Naamstickersaantal 60

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lampenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Dweil
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 10
Afwasteilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf en vraag meteen naar vegetarische opties, allergieën en het aantal kinderen. Zo voorkom je dat dieetwensen pas bij het buffet opduiken.
Verdeel vrijwilligers in blokken van ongeveer 60 tot 90 minuten: opbouw, barbecue, buffet/dranken en opruimen. Wijs per barbecue één verantwoordelijke aan voor gas, hete roosters en grillbakjes.
Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en reserveer partytenten, extra tafels en stoelen meteen zodra de datum vaststaat. Een tent lost regen niet op als je hem pas op de ochtend zelf probeert te regelen.
Plan koeling en voorbereiding als één geheel. Zet vlees en groenten direct gekoeld weg, bereid marinades en salades vooraf en houd rauw vlees gescheiden van gesneden groenten en serveerschalen.
Zet buffet, dranktafel en afvalbakken op verschillende plekken en sluit verlichting aan vóór het donker wordt. Test verlengkabels, stekkerdozen en lichtsnoeren vooraf, zeker als de barbecue buiten staat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een buurtbarbecue organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de barbecue, zodat je hoeveelheden, dieetwensen, tenten en tafels nog kunt aanpassen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een buurtbarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per volwassene en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel daarnaast water en frisdrank mee en zet gekoelde drank uiterlijk 2 uur voor aanvang klaar.
Wanneer moet je vlees en groenten voorbereiden voor een buurtbarbecue?: Maak marinades en salades bij voorkeur de dag ervoor. Was en snijd groenten dan ook alvast; haal vlees pas uit de verpakking en zet het direct gekoeld weg tot het grillmoment.
Hoeveel barbecues heb je nodig voor een buurtbarbecue?: Plan bij meer dan ongeveer 15 eters liever 2 barbecues, zodat vegetarische producten en vlees niet op één rooster hoeven. Zet ze op een stabiele, vrije plek en houd tijdens het grillen één verantwoordelijke per barbecue aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.