Organiser une barbecue de quartier sans rien oublier

Une barbecue de quartier se prépare d’abord avec une date, une estimation fiable du nombre de participants et une répartition claire des responsabilités. Commence par les invitations et les inscriptions, puis recueille les besoins alimentaires avant de planifier les achats. La veille, prépare les salades, les marinades et les légumes, et mets la viande au frais. Le jour J, installe les tables, les tentes, le buffet et les barbecues avant l’arrivée des voisins.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Partager les informations pratiques
5
Vérifier les prévisions météo
6
Réserver des tentes de réception
7
Réserver des tables supplémentaires
8
Répartir les bénévoles
9
Faire la liste des courses
2 personnes
10
Faire les courses
2 personnes
11
Récupérer les articles empruntés
2 personnes
12
Refroidir la viande et les légumes
2 personnes
13
Préparer les marinades
2 personnes
14
Laver et couper les légumes
2 personnes
15
Préparer les salades
2 personnes
16
Portionner les desserts
2 personnes
17
Vérifier le lieu
2 personnes
18
Monter les tentes de réception
4 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Brancher l’éclairage
2 personnes
21
Suspendre la décoration
2 personnes
22
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
23
Installer les barbecues en toute sécurité
3 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
26
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

27
Accueillir les invités
3 personnes
28
Allumer les barbecues
2 personnes
29
Griller la viande et les légumes
4 personnes
30
Servir les plats et les salades
3 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Rassembler les déchets et les bouteilles vides
2 personnes
33
Servir le dessert et le café
2 personnes
34
Éteindre les barbecues
2 personnes

Suivi

35
Rassembler la vaisselle
3 personnes
36
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
37
Démonter les tentes de fête
4 personnes
38
Nettoyer le lieu
4 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Évacuer les déchets
2 personnes
41
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Couvertsqté 60
Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 30

Cuisine

Plateaux de serviceqté 10
Couverts de serviceqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Barquettes de grill en aluminiumqté 12

Équipement

Barbecuesqté 2
Glacièresqté 4
Réchaud à gaz
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 2
Enceinte Bluetooth

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandesqté 6
Étiquettes nominativesqté 60

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Sets de balaiqté 2
Serpillière
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 10
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Clôture les inscriptions quelques jours avant la barbecue : tu auras ainsi un nombre exploitable pour prévoir les portions, les assiettes et les gobelets.
Demande les allergies et régimes alimentaires dès l’inscription. Prévois des étiquettes visibles pour distinguer les plats et éviter les questions au moment du buffet.
Répartis les bénévoles par créneaux plutôt que de compter sur quelques personnes toute la journée : une équipe peut installer les tables et les tentes, une autre gérer les boissons et le nettoyage.
Vérifie la météo avant de confirmer les tentes de réception. Une tente ne remplace pas un sol stable : contrôle aussi l’accès, les points d’ancrage et l’emplacement des barbecues.
Installe les barbecues à distance des tentes, des tables et des passages. Prépare les glacières, les boissons et la vaisselle avant l’arrivée des invités afin d’éviter une file autour de la zone de cuisson.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations pour une barbecue de quartier ?: Envoie-les au moins 3 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant pour avoir le temps d’ajuster les achats, les tables et les besoins alimentaires.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une barbecue de quartier ?: Prévois environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau en quantité suffisante et garde une partie des boissons au frais dans plusieurs glacières.
Quand préparer la viande et les légumes pour une barbecue ?: Prépare les marinades et coupe les légumes la veille, puis conserve-les au réfrigérateur dans des contenants fermés. Garde la viande au froid jusqu’au dernier moment et ne la sors qu’au moment de lancer la cuisson.
Comment organiser les bénévoles le jour d’une barbecue de quartier ?: Prévois au moins trois rôles distincts : installation, gestion du buffet et des boissons, puis rangement et nettoyage. Organise des relais de 1 à 2 heures pour que personne ne reste affecté au même poste toute la journée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.