Zo organiseer je een buurtbarbecue

Begin met het aantal deelnemers, niet met de boodschappen. Stuur de uitnodigingen op tijd, verwerk aanmeldingen en vraag meteen naar dieetwensen, zodat je later geen porties of alternatieven hoeft na te rekenen. Reserveer daarna de barbecue, tafels en eventuele partytenten en werk op de dag zelf van locatie naar ontvangst, buffet en barbecue. Met een aparte drankplek, duidelijke afvalpunten en een gecontroleerde toiletruimte voorkom je de meeste praktische problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Definitief aantal gasten bepalen
5
Barbecue en tafels reserveren
6
Weersverwachting controleren
7
Boodschappenlijst controleren
8
Boodschappen doen
3 personen
9
Dranken koelen
2 personen
10
Vlees en groente voorbereiden
3 personen
11
Salades voorbereiden
2 personen
12
Locatie inspecteren
2 personen
13
Partytenten opbouwen
4 personen
14
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
15
Tafelkleden neerleggen
2 personen
16
Versiering ophangen
2 personen
17
Barbecueplaats inrichten
3 personen
18
Buffettafels inrichten
3 personen
19
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
20
Drankstation inrichten
2 personen
21
Afvalpunten plaatsen
2 personen
22
Toiletruimte controleren

Event

23
Barbecue aansteken
2 personen
24
Gasten ontvangen
3 personen
25
Aperitief en hapjes serveren
2 personen
26
Vlees en groente grillen
4 personen
27
Barbecuegerechten serveren
3 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Buffet en tafels aanvullen
2 personen
30
Afval tussentijds legen
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen

Nazorg

32
Barbecue veilig doven
2 personen
33
Servies verzamelen
3 personen
34
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
35
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
36
Locatie schoonmaken
3 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Partytenten afbreken
4 personen
39
Materialen controleren en drogen
2 personen
40
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Barbecuetangenaantal 4
Barbecuekwastenaantal 2
Aluminium schalenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3

Servies

Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 30
Besteksetsaantal 60
Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 30
Schenk kannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de aanmelding per huishouden naar het aantal volwassenen, kinderen en dieetwensen. Leg het definitieve aantal gasten uiterlijk één week vooraf vast; pas daarna maak je de boodschappenlijst definitief.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, tafels en stoelen zo neer dat gasten ook bij regen droog kunnen eten en de barbecue veilig blijft staan.
Koel dranken minstens vier uur vooraf in koelboxen en richt het drankstation apart van het buffet in. Zo ontstaat er minder opstopping bij de serveerschalen en blijven gekoelde dranken beschikbaar terwijl er wordt gegeten.
Bereid vlees, groente en salades zo veel mogelijk op dezelfde dag voor en gebruik aparte snijplanken en tangen. Zet rauwe producten tot het moment van grillen gekoeld weg en dek bereide gerechten af met aluminiumfolie.
Plan de opbouw achteruit vanaf het moment dat gasten arriveren: reken ongeveer 90 minuten voor tenten, tafels, servies, buffet, verlichting en barbecueplaats. Leg afvalpunten en controleer de toiletruimte vóór de eerste gasten binnenkomen, niet tijdens het aperitief.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren nodig je mensen uit voor een buurtbarbecue?: Stuur de uitnodiging ongeveer vier weken van tevoren. Geef een uiterste aanmelddatum die 10 tot 14 dagen voor de barbecue ligt, zodat je daarna het aantal gasten, dieetwensen en boodschappen kunt vastleggen.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten voor een buurtbarbecue bepalen?: Bepaal het definitieve aantal uiterlijk één week vooraf. Houd daarna alleen nog rekening met afmeldingen; zo kun je porties, servies, stoelen en tafels gericht voorbereiden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een buurtbarbecue op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw met twee of drie organisatoren. Bouw eerst de partytent en tafels op, richt daarna buffet, drankstation en barbecueplaats in en zet als laatste servies, afvalpunten en verlichting klaar.
Wanneer moet je de barbecue aansteken?: Steek de barbecue ongeveer 30 tot 45 minuten voor het geplande eten aan, afhankelijk van het type barbecue en de brandstof. Zo heeft de barbecue tijd om op temperatuur te komen zonder dat vlees of groente te lang buiten de koeling ligt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.