Zo organiseer je een Burendag zonder last-minute stress

Begin met een haalbaar programma, een duidelijke locatie en een budget voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer daarna of je een melding of vergunning nodig hebt en reserveer op tijd partytenten, tafels, stoelen en geluidsapparatuur. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen centraal, zodat je eten, drinken en servies kunt afstemmen op het aantal deelnemers. Plan op de dag zelf vaste momenten voor opbouw, ontvangst, activiteiten en opruimen; juist die overdracht wordt bij een Burendag vaak vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Straat en locatie controleren
2 personen
3
Vergunningen en meldingen regelen
4
Budget vastleggen
2 personen
5
Leveranciers reserveren
6
Partytenten reserveren
7
Geluid en verlichting regelen
8
Uitnodigingen opstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
3 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Activiteitenprogramma uitwerken
2 personen
14
Spelmateriaal controleren
2 personen
15
Buurtbewoners informeren
2 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Definitieve deelnemerslijst maken
18
Dieetoverzicht delen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
23
Tafels en stoelen verzamelen
3 personen
24
Spelmateriaal klaarzetten
2 personen
25
Locatie inspecteren
2 personen
26
Terrein vrijmaken
4 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Buffettafels inrichten
3 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Verlichting aansluiten
2 personen
33
Geluidsinstallatie testen
2 personen
34
Spelhoeken inrichten
3 personen
35
Koffiepunt inrichten
2 personen
36
Barbecue veilig opstellen
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
4 personen
38
Salades voorbereiden
3 personen
39
Vlees en vegetarische producten klaarzetten
2 personen
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
41
Toiletten controleren
42
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
43
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

44
Bezoekers verwelkomen
3 personen
45
Programma toelichten
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Kinderspellen begeleiden
3 personen
48
Buurtspel begeleiden
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afval verzamelen
2 personen
52
Barbecue aansteken
2 personen
53
Barbecue bereiden
3 personen
54
Barbecuebuffet aanvullen
2 personen
55
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
56
Muziek verzorgen
57
Lichtdecoratie inschakelen
58
Laatste ronde aankondigen
59
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Eten en dranken afsluiten
3 personen
61
Barbecue veilig doven
2 personen
62
Versiering verwijderen
3 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Servies verzamelen
3 personen
66
Afval sorteren
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Materialen terugbrengen
2 personen
70
Partytenten retourneren
2 personen
71
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
72
Gevonden voorwerpen verzamelen
73
Straat en terrein nalopen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Biertafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 3
Welkomsttafel
Afvalbakkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Mokkenaantal 30
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Serveertangenaantal 6
Aluminium schalenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 80
Krijtbordenaantal 4
Stoepkrijtaantal 12
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Lantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybal
Badmintonsetsaantal 4
Springtouwenaantal 6
Hoepelsaantal 6
Pionnenaantal 20
Cornholebordenaantal 2
Spelkaartenaantal 6

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Kabelmattenaantal 6
Afzetlintaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk vier weken vooraf datum, programma, locatie en budget vast. Controleer meteen of een melding of vergunning nodig is en wie daarvoor verantwoordelijk is.
Verstuur uitnodigingen niet alleen met een starttijd, maar vraag ook om aanmelding, dieetwensen en hulp bij de organisatie. Maak vijf tot zeven dagen vooraf een definitieve deelnemerslijst en deel het dieetoverzicht met de mensen die inkopen of koken.
Reserveer partytenten, tafels, stoelen, barbecues en geluidsapparatuur zodra de datum vaststaat. Controleer bovendien of je genoeg verlengsnoeren, gasflessen, afvalbakken en verlichting hebt; die worden vaak pas tijdens de opbouw gemist.
Maak een vrijwilligersrooster met minstens drie rollen: ontvangst, activiteiten en eten/drinken. Geef elke vrijwilliger een begin- en eindtijd, zodat niet iedereen tegelijk vertrekt zodra het programma afgelopen is.
Controleer de weersverwachting 24 tot 48 uur vooraf en bepaal dan pas welke spullen naar binnen of onder een tent moeten. Zet houdbare voorraad, servies en spelmateriaal al eerder apart, maar koel dranken pas op het laatste moment zodat de koelboxen niet onnodig lang vol staan.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een Burendag organiseren?: Begin ongeveer zes weken vooraf met datum, programma, locatie en budget. Reserveer partytenten en andere materialen zodra de datum vaststaat, en verstuur de uitnodigingen bij voorkeur vier weken van tevoren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Burendag?: Reken op minimaal één vrijwilliger voor elke 10 tot 15 deelnemers, met daarnaast een aanspreekpunt voor de organisatie. Plan drie vaste takenblokken: opbouw, begeleiding tijdens het programma en opruimen.
Wanneer moet je de boodschappen voor Burendag doen?: Doe houdbare boodschappen twee tot drie dagen vooraf en haal verse producten de dag ervoor. Controleer op de ochtend zelf de deelnemerslijst, dieetwensen, gekoelde voorraad en hoeveelheid drinken.
Wat regel je bij slecht weer op Burendag?: Maak uiterlijk 24 uur vooraf een binnen- of tentindeling en bepaal welke activiteiten kunnen doorgaan. Houd voor elke activiteit een alternatief achter de hand en controleer of tafels, stoelen, stroomkabels en apparatuur droog en veilig staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.