Organiser une Journée des voisins sans rien oublier

Une Journée des voisins réussie se prépare d’abord comme un projet de rue, puis comme un repas partagé. Commencez par la date, le lieu et les autorisations avant de réserver les tentes ou de lancer les invitations. Ensuite, verrouillez les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, acheter les produits frais, refroidir les boissons et vérifier que chaque équipement est réellement disponible.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier la rue et le lieu
2 personnes
3
Gérer les autorisations et les déclarations
4
Fixer le budget
2 personnes
5
Réserver les fournisseurs
6
Réserver des tentes de réception
7
Gérer le son et l'éclairage
8
Rédiger les invitations
2 personnes
9
Envoyer les invitations
3 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Élaborer le programme d’activités
2 personnes
14
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
15
Informer les riverains
2 personnes
16
Vérifier les prévisions météo
17
Établir la liste définitive des participants
18
Partager le plan alimentaire
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
23
Rassembler les tables et les chaises
3 personnes
24
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
25
Inspecter le lieu
2 personnes
26
Dégager le site
4 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables
3 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Installer les tables de buffet
3 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Brancher l’éclairage
2 personnes
33
Tester le système de sonorisation
2 personnes
34
Aménager les espaces de jeux
3 personnes
35
Mettre en place le point café
2 personnes
36
Installer le barbecue en toute sécurité
2 personnes
37
Préparer les en-cas
4 personnes
38
Préparer les salades
3 personnes
39
Préparer la viande et les produits végétariens
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Préparer la table d’accueil
2 personnes
43
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Présenter le programme
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Encadrer les jeux pour enfants
3 personnes
48
Animer le jeu de quartier
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Rassembler les déchets
2 personnes
52
Allumer le barbecue
2 personnes
53
Préparer le barbecue
3 personnes
54
Réapprovisionner le buffet barbecue
2 personnes
55
Distribuer séparément les repas spéciaux
2 personnes
56
Fournir la musique
57
Allumer l’éclairage décoratif
58
Annoncer le dernier tour
59
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

60
Finaliser la nourriture et les boissons
3 personnes
61
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Rassembler la vaisselle
3 personnes
66
Trier les déchets
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Rapporter le matériel
2 personnes
70
Retourner les tentes de réception
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Rassembler les objets trouvés
73
Parcourir la rue et le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de bièreqté 4
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Poubellesqté 6
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 40
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Tassesqté 30
Couvertsqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de serviceqté 6
Plateaux en aluminiumqté 8
Glacièresqté 4
Thermosqté 6

Équipement

Barbecuesqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pains de glaceqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 80
Panneaux en ardoiseqté 4
Craie de trottoirqté 12
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 10
Lanternesqté 8
Pilesqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Volley-ball
Sets de badmintonqté 4
Cordes à sauterqté 6
Cerceauxqté 6
Cônesqté 20
Panneaux de cornholeqté 2
Cartes de jeuqté 6

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Passe-câblesqté 6
Ruban de balisageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et le lieu au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Vérifiez dès cette étape les autorisations nécessaires et prévenez les riverains concernés.
Envoyez les invitations avec une date limite d’inscription située 10 à 14 jours avant la fête. Demandez en même temps les allergies, régimes particuliers et besoins d’accessibilité.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 heures plutôt que de compter sur une aide générale. Prévoyez notamment des personnes pour l’accueil, le buffet, les activités, le rangement et la surveillance du matériel.
Contrôlez les quantités une semaine avant : tables, chaises, vaisselle réutilisable, glacières, rallonges, tentes et équipements de cuisson. Les rallonges, les sacs-poubelle et les moyens de garder les boissons froides sont souvent oubliés.
Faites les courses et mettez en place les produits non périssables la veille. Consultez encore les prévisions météo 48 heures avant, puis inspectez le lieu le matin même avant d’installer les tables, le buffet et les activités.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Journée des voisins ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de vérifier le lieu, les autorisations, les tentes, les fournisseurs et les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour une Journée des voisins ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant. Vous pourrez ainsi établir la liste définitive et adapter le repas.
Combien de temps prévoir pour l’installation ?: Réservez au moins 2 à 3 heures avant l’arrivée des voisins. Il faut installer les tables et les chaises, organiser le buffet, brancher le son, préparer les activités et contrôler la sécurité du lieu.
Quand vérifier la météo pour une Journée des voisins ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une autre 48 heures avant et le matin même. Décidez à ce moment-là de maintenir les tentes, de déplacer certaines activités ou d’adapter le programme.

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