Zo organiseer je een buitenspeeldag

Begin met de datum, locatie en tijdsindeling voordat je activiteiten of materiaal vastlegt. Reserveer daarna de speellocatie en regel op tijd vergunningen, melding, verzekering en voorzieningen zoals toiletten en partytenten. Werk met een plattegrond waarop je speelzones, inschrijving, EHBO en looproutes intekent. Wijs vervolgens vrijwilligers aan per taak en maak een weerplan dat ook bij regen uitvoerbaar is. De laatste week draait vooral om bevestigen, controleren en duidelijke instructies uitdelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Speellocatie reserveren
3
Vergunning en melding regelen
4
Verzekering controleren
5
Activiteiten selecteren
3 personen
6
Plattegrond van het terrein maken
2 personen
7
Veiligheidsrisico's controleren
2 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Uitnodigingen ontwerpen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldformulier openen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Contactgegevens noodpersonen verzamelen
15
Vrijwilligers inplannen
2 personen
16
Spelmateriaal reserveren
17
Partytenten reserveren
18
Toiletten reserveren
19
Geluidset reserveren
20
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
21
Draaiboek afdrukken
22
Vrijwilligersinstructies afdrukken
23
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
24
Weersverwachting controleren
25
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Materialen ophalen
3 personen
28
Spelmateriaal controleren
2 personen
29
Prijzen en polsbandjes sorteren
2 personen
30
Routeborden voorbereiden
2 personen
31
Koelboxen vullen
2 personen
32
Hapjes voorbereiden
3 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Terrein inspecteren
2 personen
35
Tenten en parasols plaatsen
4 personen
36
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
37
Inschrijftafel inrichten
2 personen
38
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
39
Spelstations opbouwen
6 personen
40
Springkussen plaatsen
4 personen
41
Geluid aansluiten
2 personen
42
Versiering ophangen
3 personen
43
Afvalpunten plaatsen
2 personen
44
EHBO-tafel inrichten
2 personen
45
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
46
Vrijwilligers instrueren
3 personen
47
Registratielijst klaarleggen

Event

48
Bezoekers verwelkomen
4 personen
49
Kinderen registreren
3 personen
50
Spelregels uitleggen
6 personen
51
Springkussen begeleiden
2 personen
52
Sportspellen begeleiden
4 personen
53
Knutseltafel begeleiden
2 personen
54
Waterspellen begeleiden
3 personen
55
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
56
Hapjes serveren
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Eettafels schoonhouden
2 personen
60
Verloren voorwerpen bewaren
61
Prijzen uitreiken
2 personen
62
Afscheid van bezoekers begeleiden
3 personen

Nazorg

63
Spelmateriaal verzamelen
5 personen
64
Springkussen afbouwen
4 personen
65
Voedsel veilig opbergen
2 personen
66
Dranken en koelboxen opruimen
2 personen
67
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
68
Tenten en parasols afbreken
4 personen
69
Versiering verwijderen
3 personen
70
Geluid afkoppelen
2 personen
71
Afval verzamelen
4 personen
72
Terrein schoonmaken
4 personen
73
Toiletten controleren
2 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
76
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
77
Gevonden voorwerpen registreren
78
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Picknicktafelsaantal 4
Biertafelsetsaantal 4
Inschrijftafel
Krukkenaantal 8
Afzethekkenaantal 12
Statafelsaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 4
Handballenaantal 6
Korfbalpalenaantal 2
Kegelsaantal 30
Hoepelsaantal 20
Springtouwenaantal 15
Estafettestokjesaantal 12
Pittenzakkenaantal 30
Tennisballenaantal 24
Softballenaantal 12
Frisbeesaantal 10
Skippyballenaantal 8
Parachutedoek
Springkussen
Waterbakkenaantal 4
Waterpistolenaantal 20
Sponsballenaantal 30
Touwtrektouwaantal 2
Blinddoekenaantal 12
Sporthesjesaantal 30
Startfluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Meetlintenaantal 3
Stoepkrijtaantal 20
Bellenblaasaantal 12
Houten spelblokken
Schatkist
Knutseltafelsaantal 3
Knutselstoelenaantal 12
Plastic bakkenaantal 12
Lage pionnenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Dienbladenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 16
Mobiele telefoonladersaantal 4
Handkarrenaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Haringenaantal 40
Rubberen hamersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 3
Pijlbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Krijtbordenaantal 4
Stiftenaantal 24
Polsbandjesaantal 150
Prijzenaantal 40
Naamstickersaantal 180

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Verlengsnoeren voor lichtaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4
Blikvangersaantal 4
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasteiltjesaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 6
Toiletborstelsaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 12
Papieren handdoekhoudersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Koortsthermometersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 2
Nooddekensaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Plan activiteiten in blokken van 20 tot 30 minuten, zodat kinderen kunnen doorwisselen en vrijwilligers weten wanneer ze nodig zijn.
Controleer vergunning, melding en verzekering voordat je de uitnodigingen verstuurt; hiervoor kan een termijn van 4 tot 8 weken gelden. Vraag bij de gemeente na welke regels voor jouw speellocatie gelden.
Maak één plattegrond met speelzones, afzethekken, de inschrijftafel, toiletten, partytenten en EHBO. Houd rond drukke onderdelen zoals een springkussen een vrije looproute van minimaal 1,5 meter aan.
Plan per activiteit minimaal één vrijwilliger en voeg bij wateractiviteiten of een springkussen extra toezicht toe. Bevestig de vrijwilligersindeling uiterlijk 7 dagen vooraf en druk de instructies voor de start af.
Regel uiterlijk 48 uur vooraf een definitieve weerscontrole en zet een alternatief klaar. Denk niet alleen aan regen: bij hitte heb je extra schaduw, drinkpunten en kortere speelrondes nodig.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een buitenspeeldag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd om de locatie, vergunning of melding, verzekering, materialen en vrijwilligers te regelen. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de dag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een buitenspeeldag?: Reken op minimaal één vrijwilliger per activiteit of speelzone, plus twee mensen voor ontvangst en één EHBO-bezetting. Bij vijf activiteiten kom je daardoor al snel uit op 8 tot 10 vrijwilligers, exclusief een organisator.
Wanneer moet je een vergunning voor een buitenspeeldag aanvragen?: Vraag uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf bij de gemeente na of een vergunning of melding nodig is. De termijn verschilt per locatie en activiteit, dus wacht niet tot het programma definitief is.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een buitenspeeldag?: Neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting. Zet een alternatief klaar met overdekte activiteiten, beschikbare partytenten en een duidelijke manier om deelnemers en vrijwilligers over de wijziging te informeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.