Organiser une journée de jeux en plein air, étape par étape

Une journée de jeux en plein air se prépare d’abord sur le papier : date, programme, lieu et capacité d’accueil doivent être fixés avant les invitations. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence, puis répartissez les bénévoles par zone et par horaire. Le matériel sportif, les tentes, les toilettes et les secours se réservent assez tôt. Enfin, préparez une solution de repli météo et faites une vérification complète du site quelques jours avant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu de jeu
3
Gérer le permis et la déclaration
4
Vérifier l’assurance
5
Sélectionner les activités
3 personnes
6
Créer le plan du site
2 personnes
7
Vérifier les risques de sécurité
2 personnes
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Concevoir les invitations
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Ouvrir le formulaire d’inscription
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Collecter les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence
15
Planifier les bénévoles
2 personnes
16
Réserver le matériel de jeu
17
Réserver des tentes de réception
18
Réserver les toilettes
19
Réserver la sono
20
Assurer la présence des secours
2 personnes
21
Imprimer le déroulé
22
Imprimer les consignes des bénévoles
23
Confirmer les inscriptions
2 personnes
24
Vérifier les prévisions météo
25
Préparer un plan météo de secours
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Récupérer le matériel
3 personnes
28
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
29
Trier les prix et les bracelets
2 personnes
30
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
31
Remplir les glacières
2 personnes
32
Préparer les en-cas
3 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Inspecter le site
2 personnes
35
Installer des tentes et des parasols
4 personnes
36
Installer les tables et les chaises
4 personnes
37
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
38
Aménager le point de restauration
3 personnes
39
Monter les stations de jeux
6 personnes
40
Installer le château gonflable
4 personnes
41
Brancher le son
2 personnes
42
Suspendre la décoration
3 personnes
43
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
44
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
45
Accueillir les bénévoles
2 personnes
46
Briefer les bénévoles
3 personnes
47
Préparer la liste d’inscription

Événement

48
Accueillir les visiteurs
4 personnes
49
Enregistrer les enfants
3 personnes
50
Expliquer les règles du jeu
6 personnes
51
Encadrer le château gonflable
2 personnes
52
Encadrer les jeux sportifs
4 personnes
53
Encadrer l’atelier bricolage
2 personnes
54
Animer les jeux d'eau
3 personnes
55
Assurer le programme musical
2 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Maintenir les tables à manger propres
2 personnes
60
Conserver les objets trouvés
61
Remettre les prix
2 personnes
62
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes

Suivi

63
Rassembler le matériel de jeu
5 personnes
64
Démonter le château gonflable
4 personnes
65
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
66
Ranger les boissons et les glacières
2 personnes
67
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
68
Démonter les tentes et les parasols
4 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Débrancher le son
2 personnes
71
Rassembler les déchets
4 personnes
72
Nettoyer le site
4 personnes
73
Vérifier les toilettes
2 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Rendre le matériel loué
2 personnes
76
Ranger les provisions restantes
2 personnes
77
Enregistrer les objets trouvés
78
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de pique-niqueqté 4
Ensembles de tables de bièreqté 4
Table d'inscription
Tabouretsqté 8
Barrières de sécuritéqté 12
Tables hautesqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 4
Ballons de handballqté 6
Poteaux de korfbalqté 2
Cônesqté 30
Cerceauxqté 20
Cordes à sauterqté 15
Témoins de relaisqté 12
Sacs de sableqté 30
Balles de tennisqté 24
Balles de softballqté 12
Frisbeesqté 10
Balles rebondissantesqté 8
Tissu parachute
Château gonflable
Bacs à eauqté 4
Pistolets à eauqté 20
Balles épongeqté 30
Corde de tir à la cordeqté 2
Masquesqté 12
Chasubles sportivesqté 30
Sifflets de départqté 6
Chronomètresqté 4
Mètres rubansqté 3
Craie de trottoirqté 20
Machine à bullesqté 12
Blocs de jeu en bois
Coffre au trésor
Tables de loisirs créatifsqté 3
Chaises de bricolageqté 12
Bacs en plastiqueqté 12
Plots basqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 4
Louchesqté 8
Plateauxqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Nappesqté 10

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 16
Chargeurs de téléphone portableqté 4
Chariots à mainqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Piquetsqté 40
Marteaux en caoutchoucqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 3
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueursqté 24
Braceletsqté 150
Prixqté 40
Étiquettes nominativesqté 180

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Rallonges pour l’éclairageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Éléments pharesqté 4
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Bacs à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 6
Brosses de toilettesqté 3
Gants en caoutchoucqté 12
Porte-essuie-tout en papierqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Thermomètres de fièvreqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Extincteursqté 2
Couvertures de survieqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par un déroulé horaire précis : indiquez l’accueil, chaque activité, les pauses et le rangement. Imprimez une version pour chaque bénévole afin d’éviter les changements transmis oralement.
Fermez les inscriptions assez tôt pour compter les participants, recueillir les allergies et besoins alimentaires, et obtenir un contact d’urgence pour chaque enfant. Faites une dernière confirmation au plus tard 3 jours avant la journée.
Réservez le matériel par activité, pas seulement par catégorie : prévoyez par exemple les cônes, chasubles et ballons pour les sports collectifs, puis les cerceaux, cordes et témoins pour les ateliers tournants.
Dessinez le plan du site avant l’installation. Séparez les zones de jeu, les tentes d’accueil, les tables, les toilettes et les accès de secours ; utilisez des barrières aux endroits où les déplacements doivent rester dégagés.
Ne laissez pas le plan météo pour la veille. Vérifiez les prévisions 5 à 7 jours avant, définissez le seuil d’annulation et confirmez à l’avance où déplacer les inscriptions, les activités et le matériel sensible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de jeux en plein air ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, les tentes, les toilettes, la sonorisation et le matériel, puis de gérer les autorisations, l’assurance et les inscriptions.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée de jeux ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date. Fixez une clôture des inscriptions environ 7 jours avant, puis confirmez les horaires, la météo prévue et les informations pratiques 3 jours avant.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 responsable par zone d’activité et 1 personne mobile pour les imprévus. Pour 30 participants répartis sur 3 activités, comptez généralement 5 à 7 bénévoles, secours et coordination compris.
Que faire s’il pleut le jour de la journée de jeux ?: Décidez au moins 48 heures à l’avance si les activités peuvent être déplacées ou si la journée doit être reportée. Les tentes peuvent couvrir l’accueil et les pauses, mais les jeux avec eau, château gonflable ou sol glissant nécessitent une règle d’annulation claire.

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