Zo organiseer je een brunchfeest voor 40 gasten

Begin bij het aantal bevestigde gasten en werk daarna terug vanaf het moment waarop de brunch start. Verzamel meteen dieetwensen, reserveer tafels en stoelen en bepaal het menu voordat je boodschappen bestelt. Een brunch voor 40 gasten vraagt vooral om een goede buffetindeling en voorbereiding: fruit, groenten, brood en beleg kun je grotendeels vooraf klaarzetten. Plan op de dag zelf voldoende tijd voor koelen, koffie, thee, tafeldekken en het ontvangen van gasten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Tafels en stoelen reserveren
5
Bloemen bestellen
6
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
7
Dieetmaaltijden afstemmen
8
Muziekselectie samenstellen
9
Boodschappen bestellen
10
Bevestiging aan gasten sturen
11
Boodschappen ophalen
2 personen
12
Dranken koud zetten
2 personen
13
Fruit wassen en sorteren
2 personen
14
Groenten wassen en snijden
2 personen
15
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
16
Versiering voorbereiden
2 personen
17
Locatie controleren
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen plaatsen
2 personen
20
Tafels dekken
3 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Buffet inrichten
3 personen
23
Koffie en thee bereiden
2 personen
24
Hapjes en brood klaarzetten
3 personen

Event

25
Gasten ontvangen
2 personen
26
Brunchbuffet openen
27
Buffet bijvullen
2 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Servies verzamelen
2 personen
30
Koffie en thee bijvullen
31
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

32
Buffet afbouwen
3 personen
33
Servies afwassen
3 personen
34
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
35
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
36
Locatie schoonmaken
3 personen
37
Versiering verwijderen
2 personen
38
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 44
Buffettafelsaantal 2
Kledingrek

Servies

Dinerbordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Kommetjesaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 50
Wijnglazenaantal 45
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Broodroostersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Stoffen servettenaantal 50
Bloemenvazenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteiltjesaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen op tijd en verwerk aanmeldingen in één overzicht. Vraag uiterlijk één week vooraf naar dieetwensen, zodat je dieetmaaltijden nog kunt afstemmen en apart kunt presenteren.
Bepaal per onderdeel hoeveelheden voordat je bestelt. Reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon en plan extra koffie, thee, water en vruchtensap voor 40 gasten.
Zet het buffet zo op dat 40 gasten niet bij één schaal hoeven te wachten: plaats borden aan het begin, bestek en servetten aan het einde en gebruik aparte serveertangen voor warme en koude gerechten.
Bereid de koude onderdelen eerder voor, maar houd brood, beleg en gesneden groenten afgedekt. Was en sorteer fruit en snijd groenten bij voorkeur op de ochtend zelf, zodat ze vers blijven.
Controleer de locatie minimaal één dag vooraf en maak op de brunchdag een vaste opbouwvolgorde: eerst tafels en stoelen, daarna buffet en servies, vervolgens versiering en als laatste koffie, thee en gekoelde dranken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel eten heb je nodig voor een brunch met 40 personen?: Maak een menu met meerdere kleine onderdelen in plaats van één hoofdgerecht. Houd als praktische basis rekening met ongeveer 40 porties brood of broodjes, voldoende beleg voor 40 personen, fruit en groenten als aanvulling en extra porties voor gasten die langer blijven eten.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een brunch van 40 gasten?: Voor het eerste uur kun je rekenen op twee tot drie drankjes per persoon: ongeveer 80 tot 120 drankjes in totaal. Zet daarnaast ruim water klaar en vul karaffen bij tijdens de brunch, zodat gasten niet allemaal tegelijk naar één drankpunt hoeven.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een brunch opvragen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging op en sluit de inventarisatie uiterlijk één week voor de brunch. Stem daarna de dieetmaaltijden af en houd ze herkenbaar apart van het gewone buffet.
Hoe lang van tevoren moet ik een brunch voor 40 personen voorbereiden?: Reserveer minimaal twee weken voor uitnodigingen, tafels, stoelen en het menu. Doe de boodschappen uiterlijk één dag vooraf, zet dranken koud en bereid koude onderdelen op de ochtend van de brunch; houd minstens twee uur over voor opbouw en controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.