Zo organiseer je een bruiloftsbarbecue

Begin met de gastenlijst en werk daarna in deze volgorde: uitnodigingen, dieetwensen, leveranciers, materiaal, menu en terreinindeling. Leg vroeg vast hoeveel gasten komen, want dat bepaalt het aantal barbecues, tafels, stoelen, servies en drank. Regel tenten en barbecueapparatuur niet pas in de laatste week. Plan daarnaast een regenvariant en verdeel op de dag zelf de taken voor ontvangst, buffet, barbecue en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst definitief maken
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Leveranciers bevestigen
6
Barbecueapparatuur reserveren
7
Tent en meubilair reserveren
8
Muziek en afspeellijst kiezen
2 personen
9
Indeling van terrein maken
2 personen
10
Tafelindeling bepalen
2 personen
11
Menu en porties vastleggen
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
15
Vlees en salades voorbereiden
4 personen
16
Desserts voorbereiden
2 personen
17
Servies en glaswerk controleren
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Noodscenario bij regen bepalen
2 personen
20
Locatie maaien en schoonmaken
2 personen
21
Huurmaterialen laten bezorgen
2 personen
22
Partytenten opbouwen
5 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
24
Buffet- en barplek inrichten
3 personen
25
Verlichting ophangen
3 personen
26
Versiering ophangen
3 personen
27
Barbecue veilig opstellen
3 personen
28
Kolen en gas controleren
2 personen
29
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
30
Dranken en ijs klaarzetten
3 personen
31
Koffie- en theestation inrichten
2 personen
32
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
33
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
34
Toiletten aanvullen
2 personen
35
Afvalpunten plaatsen
2 personen
36
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen

Event

37
Barbecue voorverwarmen
2 personen
38
Gasten ontvangen
3 personen
39
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
40
Cadeautafel begeleiden
41
Borrelhapjes serveren
3 personen
42
Dranken bijvullen
3 personen
43
Barbecuevlees grillen
3 personen
44
Vegetarische opties grillen
2 personen
45
Salades en brood uitserveren
3 personen
46
Buffet aanvullen
3 personen
47
Dieetgerechten apart serveren
2 personen
48
Tafels afruimen
3 personen
49
Dessert serveren
3 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Muziek verzorgen
52
Dansvloer vrijhouden
53
Nachtverlichting inschakelen
54
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
55
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

56
Barbecue veilig doven
2 personen
57
Restanten gekoeld opbergen
3 personen
58
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
59
Servies en glaswerk afwassen
4 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Partytenten afbreken
5 personen
62
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Huurmaterialen retourneren
2 personen
65
Koelboxen en gereedschap opbergen
2 personen
66
Overgebleven eten verdelen
2 personen
67
Eindcontrole van terrein uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Eettafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Statafelsaantal 6
Cadeautafel
Tafelkleedhoezenaantal 14

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 20
Besteksetsaantal 100
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 20
Serveerbestekaantal 20

Keuken

Barbecuetangenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 3
Koelboxenaantal 6

Apparatuur

Barbecuesaantal 3
Gasflessenaantal 3
Kooltangaantal 3
Aanstekersaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafeldecoratiesaantal 10
Bloemstukkenaantal 10
Slingersaantal 12
Ballonnenbundelsaantal 10
Naamkaartjesaantal 90
Menukaartenaantal 12
Welkomstbord
Cadeaudozenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Afwasteilenaantal 3
Sponzenaantal 12
Afdruiprekkenaantal 3
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de gastenlijst uiterlijk enkele weken voor de barbecue definitief. Gebruik de aanmeldingen om dieetwensen, vegetarische porties en het benodigde aantal stoelen en servies vast te leggen.
Reserveer barbecueapparatuur, gasflessen, partytenten, tafels en stoelen zodra de datum en het verwachte aantal gasten bekend zijn. Plan de bezorging zo dat je minstens een dag hebt om ontbrekende materialen te signaleren.
Zet het menu om in porties per persoon en controleer de boodschappenlijst vóór je inkopen doet. Houd vlees en salades gescheiden, bereid desserts vooraf en zorg voor koelboxen als gekoelde opslag op de locatie beperkt is.
Maak een terreinindeling met aparte plekken voor barbecue, buffet, bar, tafels en cadeaus. Plaats de barbecue niet direct naast de tent of het buffet en houd een vrije looproute voor bediening en gasten.
Controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf en voer een regenplan uit in plaats van alleen een tent te reserveren. Bouw tenten, tafels en stoelen op tijd op en hang de verlichting vóór de gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een bruiloftsbarbecue?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en leveranciers. Reserveer tenten, meubilair en barbecueapparatuur zodra de datum vaststaat; controleer alle bevestigingen opnieuw in de laatste week.
Hoeveel barbecueapparatuur heb je nodig voor een bruiloftsbarbecue?: Dat hangt af van het aantal gasten en de bereidingstijd, maar plan bij een grotere groep liever meerdere barbecues dan één toestel waarop alles tegelijk moet. Leg uiterlijk 2 tot 4 weken vooraf vast hoeveel apparatuur, gasflessen, tangen en aanstekers beschikbaar zijn.
Wanneer doe je de boodschappen voor een bruiloftsbarbecue?: Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en haal vlees, salades en andere gekoelde producten zo kort mogelijk voor het feest. Reserveer op de dag zelf tijd voor koelen, voorbereiden en het controleren van servies, glaswerk en serveerschalen.
Wat doe je bij regen tijdens een bruiloftsbarbecue?: Bepaal uiterlijk 3 dagen vooraf waar gasten eten, waar het buffet komt en hoe de barbecue veilig blijft staan als het regent. Zorg voor voldoende tentruimte, droge looproutes en een duidelijke indeling die niet afhankelijk is van gras of een open buitenterrein.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.