Organiser un barbecue de mariage, étape par étape

Un barbecue de mariage demande une organisation différente d’un repas assis classique : le matériel, le feu, le buffet et la météo doivent être coordonnés. Commence par figer le nombre d’invités et leurs besoins alimentaires, puis réserve rapidement les barbecues, les tentes, les tables et les chaises. Prépare ensuite le menu, les portions et le plan du site. La dernière semaine sert surtout à confirmer les prestataires, faire les courses et prévoir une solution réaliste en cas de pluie.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Finaliser la liste des invités
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer les fournisseurs
6
Réserver le matériel de barbecue
7
Réserver la tente et le mobilier
8
Choisir la musique et la playlist
2 personnes
9
Établir le plan du site
2 personnes
10
Déterminer l’agencement des tables
2 personnes
11
Définir le menu et les portions
2 personnes
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Faire les courses
3 personnes
14
Stocker les boissons au frais
2 personnes
15
Préparer la viande et les salades
4 personnes
16
Préparer les desserts
2 personnes
17
Vérifier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Définir le scénario d’urgence en cas de pluie
2 personnes
20
Tondre et nettoyer le site
2 personnes
21
Faire livrer le matériel de location
2 personnes
22
Monter les tentes de réception
5 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Aménager l’espace buffet et bar
3 personnes
25
Installer l'éclairage
3 personnes
26
Suspendre la décoration
3 personnes
27
Installer le barbecue en toute sécurité
3 personnes
28
Vérifier le charbon et le gaz
2 personnes
29
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
30
Préparer les boissons et la glace
3 personnes
31
Installer le point café et thé
2 personnes
32
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
33
Déposer les badges nominatifs
2 personnes
34
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
35
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
36
Préparer la table d’accueil
2 personnes

Événement

37
Préchauffer le barbecue
2 personnes
38
Accueillir les invités
3 personnes
39
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
40
Gérer la table de cadeaux
41
Servir les amuse-bouches
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
43
Griller la viande pour barbecue
3 personnes
44
Griller les options végétariennes
2 personnes
45
Servir les salades et le pain
3 personnes
46
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
47
Servir séparément les plats spéciaux
2 personnes
48
Dégager les tables
3 personnes
49
Servir le dessert
3 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Fournir la musique
52
Dégager la piste de danse
53
Allumer l’éclairage de nuit
54
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
55
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

56
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
57
Ranger les restes au frais
3 personnes
58
Collecter et trier les déchets
4 personnes
59
Laver la vaisselle et la verrerie
4 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Démonter les tentes de fête
5 personnes
62
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Retourner les matériels de location
2 personnes
65
Ranger les glacières et les outils
2 personnes
66
Distribuer les restes
2 personnes
67
Effectuer la vérification finale du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Tables à mangerqté 10
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 6
Table des cadeaux
Housses de nappesqté 14

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 20
Couvertsqté 100
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 20
Couverts de serviceqté 20

Cuisine

Pinces de barbecueqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 3
Glacièresqté 6

Équipement

Barbecuesqté 3
Bouteilles de gazqté 3
Pince à charbonqté 3
Briquetsqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Décorations de tableqté 10
Compositions floralesqté 10
Guirlandesqté 12
Bouquets de ballonsqté 10
Badges nominatifsqté 90
Cartes de menuqté 12
Panneau d’accueil
Boîtes cadeauxqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 12
Égouttoirsqté 3
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe le nombre définitif d’invités au moins 10 jours avant le mariage. Utilise ce chiffre pour calculer les portions, la vaisselle, les verres et la capacité des tables, plutôt que de commander au dernier moment.
Prévois le combustible séparément du matériel de cuisson : compte les barbecues, les bouteilles de gaz ou le charbon, les pinces et les briquets. Vérifie leur disponibilité au moins 7 jours avant l’installation.
Organise le buffet et le bar sur deux zones distinctes, idéalement à quelques mètres des barbecues. Cela évite les files croisées et laisse l’équipe de cuisson travailler sans être interrompue.
Prépare les salades et les desserts avant le jour du mariage, mais garde la viande au froid jusqu’au moment prévu. Mets les boissons dans les glacières plusieurs heures à l’avance pour qu’elles soient réellement fraîches au service.
Consulte les prévisions météo 72 heures avant, puis le matin même. Une tente ne suffit pas toujours : prévois aussi où déplacer les tables, comment protéger le buffet et qui décide du changement de scénario.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un barbecue de mariage ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour gérer les invités, les fournisseurs et les réservations de matériel. Les tentes, les barbecues, les tables et les chaises doivent idéalement être confirmés 4 semaines avant.
Combien de viande prévoir pour un barbecue de mariage ?: Compte environ 350 à 450 g de viande crue par adulte si le barbecue constitue le plat principal, avec les salades et le pain en accompagnement. Ajoute les besoins particuliers des invités végétariens ou soumis à un régime alimentaire au moins 10 jours avant.
Quand faut-il installer une tente pour un barbecue de mariage ?: Fais livrer le matériel la veille ou au moins 5 heures avant l’arrivée des invités le jour même. Prévois encore 2 à 3 heures pour monter les tentes, installer les tables, aménager le buffet et tester l’éclairage.
Que faire s’il pleut le jour du barbecue de mariage ?: Décide au plus tard 24 heures avant si le repas reste dehors, passe sous les tentes ou doit être réorganisé. Garde une zone couverte assez grande pour les invités, le buffet et la vaisselle, et ne place jamais les barbecues sous une tente fermée.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.