Zo organiseer je een Bruggenloop

Een Bruggenloop organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij de route, brugbeheerders en verkeersveiligheid. Leg eerst datum, start- en finishlocatie vast en werk daarna vergunningen, verkeersplan en reserveringen af. Vervolgens bouw je de deelnemersadministratie, vrijwilligersindeling en verzorgingsposten op. In de laatste weken draait alles om controleren, sorteren en instrueren: van routepijlen en kilometermarkers tot veiligheidshesjes, drinkbekers en tijdregistratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
2 personen
3
Brugbeheerders informeren
2 personen
4
Verkeersplan opstellen
2 personen
5
Start- en finishlocatie reserveren
6
Toiletten reserveren
7
Verkeersmaterialen reserveren
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Sponsoren benaderen
2 personen
11
Medewerkers werven
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Startnummers bestellen
15
Medewerkers indelen
2 personen
16
Routeposten aanwijzen
2 personen
17
Verzorgingsposten plannen
2 personen
18
Vrijwilligers instrueren
3 personen
19
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen bestellen
22
Startnummers sorteren
3 personen
23
Routeborden controleren
2 personen
24
Materialen klaarzetten
3 personen
25
Boodschappen ophalen
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Houdbaar eten klaarzetten
2 personen

Event

28
Startgebied afzetten
4 personen
29
Finishgebied afzetten
4 personen
30
Routepijlen plaatsen
6 personen
31
Verkeershekken plaatsen
6 personen
32
Verzorgingsposten opbouwen
6 personen
33
Toegangsroutes vrijmaken
3 personen
34
Startboog opbouwen
3 personen
35
Finishboog opbouwen
3 personen
36
Inschrijftafels opstellen
3 personen
37
Tasseninname inrichten
3 personen
38
Geluidsapparatuur plaatsen
2 personen
39
Verlichting controleren
2 personen
40
Startnummers uitdelen
5 personen
41
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
42
Bagagelabels uitdelen
2 personen
43
Kleedruimtes openen
2 personen
44
Deelnemersbriefing geven
2 personen
45
Routeposten bemannen
12 personen
46
Verzorgingsposten bemannen
8 personen
47
Publiek langs route begeleiden
6 personen
48
Startvak indelen
4 personen
49
Startschot verzorgen
2 personen
50
Tijdregistratie controleren
3 personen
51
Deelnemers ontvangen
5 personen
52
Water en sportdrank uitdelen
8 personen
53
Dranken bijvullen
3 personen
54
Fruit en snacks uitdelen
4 personen
55
Tassen uitgeven
3 personen
56
Finishmedailles uitdelen
3 personen
57
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
58
Muziek en omroepen verzorgen
2 personen
59
Afval tijdens evenement verzamelen
4 personen
60
Route vrijgeven na laatste loper
4 personen
61
Finishgebied afbouwen
5 personen
62
Startgebied afbouwen
5 personen

Nazorg

63
Routeborden verzamelen
6 personen
64
Verkeershekken verzamelen
6 personen
65
Tafels en stoelen reinigen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval afvoeren
4 personen
68
Locatie schoonmaken
5 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Materialen retourneren
2 personen
71
Gevonden voorwerpen registreren
72
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
73
Uitslagen publiceren
2 personen
74
Deelnemersberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Inschrijftafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 8
Opbergkrattenaantal 30
Verkeershekkenaantal 80
Verkeerskegelsaantal 60
Dranghekkenaantal 40
Afvalbakkenaantal 20

Sportmateriaal

Startnummersaantal 600
Startnummerbandenaantal 600
Finishmedaillesaantal 600
Routepijlenaantal 80
Kilometermarkersaantal 12
Drinkbekersaantal 3000
Tijdregistratiemattenaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 15
Veiligheidshesjesaantal 30
Tassenlabelsaantal 600
Lintenaantal 12
EHBO-koffersaantal 4
IJscompressenaantal 20
Reddingsdekensaantal 20

Apparatuur

Startboog
Finishboog
Speakersaantal 4
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 800
Koffiekopjesaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150

Keuken

Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 30
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Handzeepdispensersaantal 8
Desinfectiegelaantal 12
Papierdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 12 tot 16 weken vooraf met datum en route. Informeer brugbeheerders direct en vraag vergunningen aan voordat je uitnodigingen en inschrijvingen publiceert.
Reserveer start- en finishlocatie, toiletten en verkeersmaterialen zodra de route vaststaat. Controleer uiterlijk 4 weken vooraf of partytenten, verkeershekken, dranghekken en verkeerskegels beschikbaar zijn.
Plan routeposten en verzorgingsposten op basis van de volledige route. Wijs per post een verantwoordelijke aan en geef vrijwilligers uiterlijk 1 week vooraf instructies over routepijlen, veiligheidshesjes, fluitjes en drinkbekers.
Verwerk dieetwensen en deelnemersgegevens niet pas op de laatste dag. Bestel startnummers en banden op tijd, sorteer de nummers vooraf en leg tassenlabels en finishmedailles per onderdeel klaar.
Doe 1 week vooraf een materiaalcontrole en herhaal die op de dag zelf. Test speakers, microfoon, mengpaneel, verlengkabels, stekkerdozen en tijdregistratiematten voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Bruggenloop organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, route, brugbeheerders en vergunningen. Reken op extra tijd als meerdere bruggen, verkeersmaatregelen of externe beheerders betrokken zijn.
Wanneer vraag je een vergunning aan voor een Bruggenloop?: Vraag de vergunning aan zodra route en datum voorlopig vaststaan, bij voorkeur 12 tot 16 weken voor de loop. Wacht niet tot na de inschrijvingen, omdat verkeersplan en brugafspraken de planning kunnen beïnvloeden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Bruggenloop?: Maak eerst een postindeling en plan per routepost minimaal één verantwoordelijke; drukke kruisingen en verzorgingsposten kunnen meerdere mensen nodig hebben. Rond de indeling uiterlijk 2 weken vooraf af, zodat je uitval nog kunt opvangen.
Wanneer stuur je deelnemersinformatie voor een Bruggenloop?: Stuur de praktische informatie ongeveer 1 week voor de start. Vermeld daarin starttijd, route, startnummer, bereikbaarheid, verzorgingsposten en wat deelnemers bij wijzigingen door het weer moeten weten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.