Zo organiseer je een brouwerijbezoek
Begin met de deelnemerslijst en bepaal daarna pas de datum, brouwerij en groepsgrootte. Reserveer de rondleiding en proeverij vroeg, want beschikbare tijdsloten en vervoer moeten op elkaar aansluiten. Verzamel tegelijk dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en betaalgegevens. Werk vervolgens het programma uit met vertrek- en aankomsttijden, regel alcoholvrije dranken en hapjes en controleer de reservering kort voor vertrek.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Deelnemerslijst opstellen
- 2
Uitnodigingen versturen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Brouwerijbezoek reserveren
- 6
Proeverij en rondleiding vastleggen
- 7
Vervoer reserveren
- 8
Vertrek- en aankomsttijden bepalen
- 9
Deelnemersgegevens controleren
- 10
Betaalgegevens verzamelen
- 11
Programma en route uitwerken
- 12
Toegankelijkheid controleren
- 13
Contactgegevens brouwerij noteren
- 14
Noodcontacten verzamelen
- 15
Deelnemerslijst definitief maken
- 16
Materialen inkopen
2 personen
- 17
Naamstickers voorbereiden
- 18
Programma's afdrukken
- 19
Boodschappen doen
2 personen
- 20
Alcoholvrije dranken koelen
- 21
Hapjes voorbereiden
2 personen
- 22
Materialen inpakken
2 personen
- 23
Brouwerijbezoek bevestigen
- 24
Deelnemers herinneren
Event
- 25
Vertrekpunt klaarzetten
2 personen
- 26
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 27
Naamstickers uitdelen
- 28
Deelnemers naar vervoer begeleiden
2 personen
- 29
Groep ontvangen bij brouwerij
2 personen
- 30
Programma toelichten
- 31
Rondleiding volgen
2 personen
- 32
Proeverij begeleiden
2 personen
- 33
Water en hapjes serveren
2 personen
- 34
Alcoholvrije opties aanbieden
- 35
Dranken bijvullen
- 36
Groepsfoto maken
- 37
Diner serveren
3 personen
- 38
Deelnemers naar vervoer begeleiden
2 personen
- 39
Aanwezigheid bij vertrek controleren
2 personen
- 40
Terugreis begeleiden
2 personen
Nazorg
- 41
Overgebleven materialen verzamelen
2 personen
- 42
Servies afwassen
2 personen
- 43
Koelboxen schoonmaken
- 44
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
- 45
Geleende spullen retourneren
- 46
Verloren voorwerpen nabellen
- 47
Openstaande betalingen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 3
- Stoelenaantal 22
- Kledingrek
Servies
- Bierproefglazenaantal 24
- Waterglazenaantal 24
- Bordenaantal 24
- Besteksetsaantal 24
- Serveerschalenaantal 6
- Serveerlepelsaantal 6
Keuken
- Flessenopenersaantal 4
- Schenkkannenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Keukenmessenaantal 3
- Serveertangenaantal 3
Apparatuur
- Koelboxenaantal 3
- Thermoskannenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 2
- Stekkerdozenaantal 2
Decoratie
- Naamstickersaantal 24
- Tafelkledenaantal 3
- Routebordenaantal 4
- Programmaflyersaantal 24
- Pennenaantal 6
- Klembordenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 3
- Afvalgrijpersaantal 2
Veiligheid
- EHBO-doos
- Zaklampenaantal 2
Overig
- Rugzakken voor materialenaantal 3
- Portemonneetjes voor bonnetjesaantal 2
- Powerbanksaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de brouwerij en het vervoer zodra je een voorlopige deelnemerslijst hebt. Plan minimaal 4 weken voorbereiding, zodat je een passend tijdslot, route en vertrekpunt kunt vastleggen.
- Neem naast de proeverij ook water en alcoholvrije dranken mee of regel die op locatie. Zet voor het eerste uur minstens 2 drankjes per persoon klaar, plus extra water voor de terugreis.
- Controleer uiterlijk 7 dagen vooraf de deelnemersgegevens, dieetwensen en toegankelijkheid. Geef de brouwerij het definitieve aantal deelnemers door zodra de aanmeldtermijn sluit.
- Maak het programma concreet met vertrektijd, reistijd, rondleiding, proeverij en terugkomst. Stuur de herinnering 48 uur vooraf met vertrekpunt, route en contactgegevens van de organisator.
- Pak materialen de dag voor vertrek in: naamstickers, programmaflyers, pennen, klemborden, koelboxen, hapjes en een EHBO-doos. Leg routeborden en het vertrekpunt minimaal 30 minuten vooraf klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een brouwerijbezoek reserveren?
- Reserveer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, zeker voor een groep met rondleiding en proeverij. Controleer 7 dagen voor het bezoek nogmaals het tijdslot en het definitieve aantal deelnemers.
- Hoeveel drankjes reken je per persoon bij een brouwerijbezoek?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en bied daarnaast onbeperkt water aan. Plan voor de terugreis extra alcoholvrije dranken, vooral als deelnemers zelf rijden.
- Wanneer moet ik het vervoer voor een brouwerijbezoek regelen?
- Leg het vervoer uiterlijk 4 weken vooraf vast, nadat de brouwerij het tijdslot heeft bevestigd. Plan de aankomst 15 tot 30 minuten voor de rondleiding en neem de terugreis mee in het programma.
- Wanneer stuur ik de deelnemers een herinnering voor het brouwerijbezoek?
- Stuur 48 uur vooraf een korte herinnering met vertrekpunt, vertrektijd, route, programma en contactnummer. Vraag deelnemers die nog niet hebben betaald of dieetwensen hebben om uiterlijk 24 uur vooraf te reageren.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!