Zo organiseer je een brassbandconcert

Begin met de datum, locatie en bezetting; pas daarna kun je het programma en de publiekscommunicatie vastzetten. Plan ook een aparte repetitieruimte en reserveer tijd voor een volledige soundcheck. Op de concertdag draait veel om logistiek: een vrij speelvlak, goed geplaatste lessenaars, een geteste geluidsinstallatie en een ontvangsttafel. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen vroeg, zodat catering en zitplaatsen niet op het laatste moment moeten worden aangepast.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum bevestigen
2
Locatie reserveren
3
Repetitieruimte reserveren
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Optredende muzikanten bevestigen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Concert online aankondigen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Programma laten drukken
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Instrumenten en partituren verzamelen
3 personen
15
Ruimte en toilet controleren
2 personen
16
Podium- en speelvlak vrijmaken
3 personen
17
Stoelen opstellen
4 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
20
Verlichting controleren
2 personen
21
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
22
Geluidsinstallatie testen
2 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
28
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

29
Muzikanten ontvangen
2 personen
30
Instrumenten klaarzetten
4 personen
31
Soundcheck uitvoeren
3 personen
32
Bezoekers ontvangen
4 personen
33
Programma's uitdelen
2 personen
34
Concert begeleiden
2 personen
35
Dranken serveren
3 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Koffie en thee bijvullen
2 personen
39
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
40
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

41
Instrumenten inpakken
4 personen
42
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
43
Meubilair terugzetten
4 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Afval verzamelen
3 personen
46
Locatie schoonmaken
4 personen
47
Toiletten schoonmaken
2 personen
48
Materialen controleren
2 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Klaptafel ontvangst
Klaptafel cateringaantal 2
Kapstokkenaantal 4
Kledinghangersaantal 40

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 35
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Gaffer tapeaantal 2
Batterijenaantal 12

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Decoratieve tafellopersaantal 8
Welkomstbord
Programmastandaard

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Gebaksbordjesaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Plateausaantal 8
Schenkkannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de concertdatum pas vast nadat de locatie, repetitieruimte en optredende muzikanten zijn bevestigd. Houd vervolgens minimaal één gezamenlijke repetitie en plan op de concertdag tijd voor opbouw én soundcheck.
Stel het programma samen voordat je uitnodigingen verstuurt en laat het drukwerk niet tot de laatste week liggen. Controleer het definitieve programma opnieuw nadat eventuele wijzigingen van muzikanten zijn verwerkt.
Maak het speelvlak ruimer dan alleen de stoelen van het publiek. Brassbandmuzikanten hebben plaats nodig voor muzieklessenaars, instrumenten en kabels; houd looppaden naar de ontvangsttafel en toiletten vrij.
Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, verlengkabels en batterijen met de volledige bezetting. Leg kabels vast met gaffer tape en controleer iedere microfoon afzonderlijk voordat bezoekers binnenkomen.
Plan de publieksontvangst als een apart onderdeel van de opbouw. Zet dranken tijdig koud, richt de ontvangsttafel in en wijs vrijwilligers toe aan ontvangst, catering, zaalcontrole en het aanspreekpunt voor muzikanten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een brassbandconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en muzikanten. Verstuur uitnodigingen en publiceer de aankondiging zodra programma en bezetting voldoende vaststaan; verwerk aanmeldingen doorlopend tot uiterlijk 1 week voor het concert.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een brassbandconcert?: Reserveer minimaal 3 uur voor stoelen, tafels, lessenaars, verlichting en geluidsinstallatie. Plan daarna nog 45 tot 60 minuten voor een volledige soundcheck met alle microfoons en luidsprekers.
Wanneer moet je dieetwensen voor een brassbandconcert verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het concert. Geef het definitieve aantal en de bijzonderheden daarna door aan degene die de catering voorbereidt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een brassbandconcert?: Reken op minimaal 4 vrijwilligers: twee voor ontvangst en garderobe, één voor catering en één voor zaal- en artiestenondersteuning. Bij meer dan ongeveer 100 bezoekers is een extra persoon voor publieksbegeleiding praktisch.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.