Organiser un concert de fanfare, étape par étape

Pour organiser un concert de fanfare, commencez par verrouiller la date, le lieu et la répétition avant d’annoncer quoi que ce soit. Le programme et la liste des musiciens déterminent ensuite les besoins de scène, de sonorisation et d’accueil. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les bénévoles doivent être suivis plusieurs semaines à l’avance. La veille, concentrez-vous sur le matériel, la salle, les boissons et les derniers tests, plutôt que sur la décoration.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du concert
2
Réserver le lieu
3
Réserver la salle de répétition
4
Établir le programme
2 personnes
5
Confirmer les musiciens en spectacle
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Annoncer le concert en ligne
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Faire imprimer le programme
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Rassembler les instruments et les partitions
3 personnes
15
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes
16
Dégager la scène et l’aire de jeu
3 personnes
17
Installer les chaises
4 personnes
18
Installer les tables
3 personnes
19
Installer les pupitres
3 personnes
20
Vérifier l'éclairage
2 personnes
21
Installer le système de sonorisation
2 personnes
22
Tester le système de sonorisation
2 personnes
23
Suspendre la décoration
3 personnes
24
Aménager la table d'accueil
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
28
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

29
Accueillir les musiciens
2 personnes
30
Installer les instruments
4 personnes
31
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
32
Accueillir les visiteurs
4 personnes
33
Distribuer les programmes
2 personnes
34
Encadrer le concert
2 personnes
35
Servir les boissons
3 personnes
36
Servir des amuse-bouches
3 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
39
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
40
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

41
Emballer les instruments
4 personnes
42
Démonter la sono
2 personnes
43
Remettre le mobilier en place
4 personnes
44
Faire la vaisselle
3 personnes
45
Rassembler les déchets
3 personnes
46
Nettoyer le lieu
4 personnes
47
Nettoyer les toilettes
2 personnes
48
Vérifier le matériel
2 personnes
49
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
50
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 8
Table pliante d’accueil
Table pliante cateringqté 2
Porte-manteauxqté 4
Cintresqté 40

Équipement

Pupitres de musiqueqté 35
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Ruban gafferqté 2
Pilesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Chemins de table décoratifsqté 8
Panneau d’accueil
Support du programme

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 120
Cuillères à caféqté 100
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Plateauxqté 8
Carafesqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, la salle et la salle de répétition avant d’envoyer les invitations ou de publier l’annonce en ligne. Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour laisser le temps aux inscriptions et à l’organisation.
Établissez le programme après avoir confirmé les musiciens, puis prévoyez un exemplaire imprimé par personne attendue, avec quelques copies supplémentaires. Une modification tardive peut sinon rendre toute l’impression inutilisable.
Répartissez les bénévoles par créneau : accueil, installation, catering et rangement. Pour un concert d’environ 2 heures, prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil et 2 personnes pour l’installation et le service.
Testez la sonorisation dans la salle au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez séparément les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, les rallonges et les multiprises, puis fixez les câbles avec du ruban gaffer.
Gardez les boissons au frais la veille et regroupez la vaisselle, les machines à café et les bouilloires sur la table de catering. Vérifiez aussi les toilettes, l’éclairage, les chaises et les pupitres avant l’ouverture des portes, car ces oublis sont difficiles à corriger une fois le public installé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de fanfare ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour confirmer la date, réserver les salles, établir le programme, confirmer les musiciens et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les courses, les impressions, les bénévoles et les vérifications finales.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert de fanfare ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant le concert, dès que la date, le lieu et les grandes lignes du programme sont confirmés. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement pour recueillir les besoins alimentaires et ajuster l’accueil.
Quand tester la sonorisation le jour du concert ?: Faites le test au moins 60 minutes avant l’arrivée du public, avec les microphones et les haut-parleurs installés à leur emplacement définitif. Gardez ensuite 15 minutes de marge pour corriger un câble, une pile ou un réglage de la table de mixage.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert de fanfare ?: Pour un concert d’environ 2 heures avec accueil et boissons, prévoyez au minimum 4 bénévoles : 1 à l’accueil, 2 pour l’installation et le service, et 1 personne référente pour les imprévus. Ajoutez une personne si la salle est grande ou si le rangement doit être fait immédiatement après le concert.

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