Zo organiseer je een brandweercongres

Begin met de congresdatum, de locatie en het programma voordat je deelnemers uitnodigt. Reserveer voldoende zalen voor plenaire sessies, workshops en registratie, en leg sprekers en techniek vroeg vast. Daarna richt je de aanmelding in, verzamel je dieetwensen en controleer je naamkaartgegevens. In de laatste week draait alles om presentaties, zaalindeling, catering en een technische test. Een duidelijke planning voorkomt dat een ontbrekende kabel of late presentatie op de congresdag voor vertraging zorgt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Congresdatum bevestigen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
2 personen
3
Programma definitief maken
3 personen
4
Sprekers bevestigen
2 personen
5
Presentaties opvragen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Naamkaartgegevens controleren
2 personen
11
Catering bestellen
2 personen
12
Techniek testen
2 personen
13
Routebeschrijving versturen
14
Naamkaartjes printen
2 personen
15
Programma's printen
2 personen
16
Presentaties verzamelen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Cateringlevering controleren
2 personen
19
Materialen sorteren
3 personen
20
Registratietafel klaarzetten
2 personen
21
Zaalindeling uitzetten
4 personen
22
Tafels opstellen
4 personen
23
Stoelen neerzetten
4 personen
24
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
25
Projector aansluiten
2 personen
26
Microfoons aansluiten
2 personen
27
Presentaties klaarzetten
2 personen
28
Licht en geluid testen
2 personen
29
Koffiepunten inrichten
3 personen
30
Buffetruimte inrichten
4 personen
31
Naamkaartjes uitstallen
2 personen
32
Registratielijsten klaarleggen

Event

33
Sprekers ontvangen
2 personen
34
Bezoekers registreren
4 personen
35
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
36
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
37
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
38
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
39
Tijdschema bewaken
40
Koffie en thee serveren
4 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
43
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
44
Deelnemers naar deelsessies wijzen
3 personen
45
Deelsessiezalen controleren
3 personen
46
Dinerbuffet opbouwen
5 personen
47
Dinerbuffet serveren
5 personen
48
Servies en afval afruimen
4 personen
49
Koffie na diner serveren
3 personen
50
Afsluitende sessie begeleiden
2 personen
51
Bedankjes uitdelen
2 personen
52
Vertrek bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

53
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
54
Apparatuur uitschakelen
2 personen
55
Buffet en koffiepunten afbouwen
4 personen
56
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
57
Afval verzamelen
3 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Zalen schoonmaken
4 personen
60
Materialen inventariseren
2 personen
61
Huurmaterialen retourneren
2 personen
62
Restanten opslaan
2 personen
63
Facturen en bonnetjes verzamelen
64
Bedankmail aan sprekers sturen
65
Opnamebestanden veiligstellen
66
Deelnemersmateriaal digitaal versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 170
Rechthoekige tafelsaantal 24
Bistrotafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 3
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Laptopsaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Headsetsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
Presentatieklikkersaantal 3
Mobiele opladersaantal 6
Wifi-repeatersaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 180
Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 180

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 10
Buffetchafing dishesaantal 8
Serveerplateausaantal 16
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Decoratie

Podiumachtergrondenaantal 2
Welkomstbannersaantal 3
Tafellopersaantal 24
Bloemstukkenaantal 8
Richtingsbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4

Verlichting

LED-uplightsaantal 12

Registratie

Naamkaartjesaantal 180
Lanyardsaantal 180
Registratiemappenaantal 4
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 200
Stempelsetsaantal 2
Badgescannersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk 6 tot 8 weken voor het congres een technische test met projector, scherm, laptop, microfoons, mengpaneel en presentaties. Test ook HDMI-kabels, verlengsnoeren en stekkerdozen in de zaal waarin ze worden gebruikt.
Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen voor het congres op en verzamel ze op één laptop. Zo kun je beeldverhoudingen, video's en lettertypen controleren voordat de eerste spreker begint.
Sluit de aanmelding 5 tot 7 dagen voor het congres af voor naamkaartjes en catering. Controleer daarna de spelling van namen, functies en organisaties en leg dieetwensen naast de definitieve cateringbestelling.
Maak de zaalindeling minstens 1 dag vooraf: zet congresstoelen, rechthoekige of bistrotafels, podiumdelen en de spreektafel op hun plek. Houd bij de registratietafel ruimte voor naamkaartjes en een vrije doorloop.
Controleer de cateringlevering direct bij aankomst aan de hand van de bestelling. Tel onder meer koffie, waterglazen, servies en bestek na; zet koffiezetapparaten en water klaar voordat deelnemers zich registreren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een brandweercongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, zalen en programma. Leg sprekers en techniek uiterlijk 6 weken vooraf vast, zodat er nog tijd is voor wijzigingen.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een brandweercongres versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het congres. Open de aanmelding direct en sluit die 5 tot 7 dagen vooraf af om catering, naamkaartjes en zaalindeling definitief te maken.
Wanneer moet ik presentaties van sprekers opvragen?: Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen voor het congres op. Plan daarnaast een technische controle uiterlijk 1 werkdag vooraf, inclusief projector, microfoons, aansluitingen en presentatieklikker.
Hoe richt je de registratie voor een brandweercongres in?: Zet de registratietafel minimaal 60 minuten voor de start klaar met alfabetisch gesorteerde naamkaartjes en programma's. Plan bij voorkeur 2 medewerkers bij de registratie als je meer dan 50 deelnemers verwacht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.