Feuerwehrkongress organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Einlass

Ein Feuerwehrkongress wird übersichtlich, wenn du zuerst Termin, Räume und Programm festlegst und danach Referenten, Anmeldungen und Technik koordinierst. Plane mit festen Fristen: Präsentationen sollten spätestens eine Woche vorher vorliegen, Namensschilder und Programme einige Tage vor dem Kongress gedruckt sein. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbauplan für Registrierung, Bestuhlung, Bühne und Projektion. So erkennst du Engpässe bei Technik, Catering und Teilnehmerdaten rechtzeitig.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Kongressdatum bestätigen
2 Personen
2
Location und Räume reservieren
2 Personen
3
Programm finalisieren
3 Personen
4
Referenten bestätigen
2 Personen
5
Präsentationen anfordern
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Namensschilddaten prüfen
2 Personen
11
Catering bestellen
2 Personen
12
Technik testen
2 Personen
13
Wegbeschreibung versenden
14
Namensschilder drucken
2 Personen
15
Programme drucken
2 Personen
16
Präsentationen sammeln
17
Einkaufen gehen
3 Personen
18
Cateringlieferung prüfen
2 Personen
19
Materialien sortieren
3 Personen
20
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
21
Raumaufteilung aufbauen
4 Personen
22
Tische aufstellen
4 Personen
23
Stühle aufstellen
4 Personen
24
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
25
Projektor anschließen
2 Personen
26
Mikrofone anschließen
2 Personen
27
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
28
Licht und Ton testen
2 Personen
29
Kaffee-Stationen einrichten
3 Personen
30
Buffetbereich einrichten
4 Personen
31
Namensschilder auslegen
2 Personen
32
Registrierungslisten bereitlegen

Event

33
Referenten empfangen
2 Personen
34
Besucher registrieren
4 Personen
35
Namensschilder verteilen
2 Personen
36
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
37
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
38
Sprecher technisch unterstützen
2 Personen
39
Zeitplan überwachen
40
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
41
Getränke nachfüllen
2 Personen
42
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
43
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
44
Teilnehmer den Teil-Sessions zuweisen
3 Personen
45
Räume für die Teil-Sessions kontrollieren
3 Personen
46
Dinnerbuffet aufbauen
5 Personen
47
Abendbuffet servieren
5 Personen
48
Geschirr und Abfall wegräumen
4 Personen
49
Kaffee nach dem Abendessen servieren
3 Personen
50
Abschlusssitzung moderieren
2 Personen
51
Dankesgeschenke verteilen
2 Personen
52
Abreise der Besucher begleiten
2 Personen

Nachbereitung

53
Fundsachen sammeln
2 Personen
54
Geräte ausschalten
2 Personen
55
Buffet und Kaffeestationen abbauen
4 Personen
56
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
57
Abfall sammeln
3 Personen
58
Geschirr abwaschen
3 Personen
59
Räume reinigen
4 Personen
60
Materialien inventarisieren
2 Personen
61
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
62
Reste einlagern
2 Personen
63
Rechnungen und Belege sammeln
64
Dankesmail an die Referenten senden
65
Aufnahmedateien sichern
66
Teilnehmendenmaterial digital versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 170
Rechteckige TischeAnz. 24
BistrotischeAnz. 12
RegistrierungstischeAnz. 3
Rednertisch
BühnenelementeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
LaptopsAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 4
HeadsetsAnz. 2
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 10
PräsentationsklickerAnz. 3
Mobile LadegeräteAnz. 6
Wifi-RepeaterAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 180
Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
MesserAnz. 180
GabelnAnz. 180
LöffelAnz. 180

Küche

KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 10
Buffet-GastronormschalenAnz. 8
ServierplattenAnz. 16
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4

Dekoration

BühnenhintergründeAnz. 2
WillkommensbannerAnz. 3
TischläuferAnz. 24
BlumenarrangementsAnz. 8
WegweiserAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4

Beleuchtung

LED-UplightsAnz. 12

Registrierung

NamensschilderAnz. 180
LanyardsAnz. 180
RegistriermappenAnz. 4
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 200
StempelsetsAnz. 2
Badge-ScannerAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Datum, Räume und Programm fest. Bestätige Referenten erst danach verbindlich und fordere ihre Präsentationen spätestens sieben Tage vor dem Kongress an.
Öffne die Anmeldung früh und prüfe die Daten laufend. Erfasse Ernährungswünsche mindestens eine Woche vor dem Termin, damit das Catering angepasst werden kann.
Plane die Technik nicht nur auf dem Papier: Teste Projektoren, Leinwände, Laptops, HDMI-Kabel, Funkmikrofone und Headsets am Vortag mit den tatsächlichen Präsentationen.
Drucke Namensschilder und Programme zwei bis drei Tage vorher. Kontrolliere die Schreibweise der Namen und halte einige leere Namensschilder für kurzfristige Anmeldungen bereit.
Baue Registrierungstisch, Raumaufteilung, Tische, Stühle, Bühne und Rednerpult am Vortag oder früh am Veranstaltungstag auf. Prüfe außerdem Kaffeestation, Wassergläser und die Cateringlieferung, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Feuerwehrkongress planen?: Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher, besonders wenn mehrere Räume, Referenten und externe Technik benötigt werden. Räume und Termin sollten möglichst zuerst verbindlich reserviert werden.
Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?: Fordere die Präsentationen spätestens sieben Tage vor dem Kongress an. So bleibt Zeit für Formatprüfung, Einbau in die Laptops und einen vollständigen Techniktest.
Wann sollte ich das Catering für einen Feuerwehrkongress bestellen?: Bestelle das Catering etwa zwei bis drei Wochen vorher und bestätige die endgültige Personenzahl sowie Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vor Beginn. Prüfe die Lieferung am Veranstaltungstag vor der Registrierung.
Wann druckt man Namensschilder und Programme?: Drucke beides zwei bis drei Tage vor dem Kongress, nachdem die Anmeldedaten geprüft wurden. Lege für Nachmeldungen mindestens fünf bis zehn leere Namensschilder zurück.

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