Zo organiseer je een branchecongres zonder last-minute chaos

Begin een branchecongres niet met de zaalopstelling, maar met een definitief programma en bevestigde sprekers. Daarna volgen de uitnodigingen, het aanmeldformulier en een planning voor dieetwensen, presentaties en naamkaartgegevens. In de laatste week verschuift de aandacht naar reserveringen, catering en materialen. Op de congresdag zelf draait alles om een ingerichte registratiebalie, geteste techniek en duidelijke bewegwijzering. Met deze volgorde voorkom je dat wijzigingen in het programma nog doorwerken in badges, presentaties en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma definitief maken
2 personen
2
Sprekers bevestigen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Sprekersinformatie verzamelen
8
Presentaties verzamelen
9
Naamkaartgegevens controleren
2 personen
10
Naamkaartjes printen
2 personen
11
Deelnemerslijst printen
12
Reserveringen controleren
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Materialen ophalen
2 personen
15
Catering voorbereiden
3 personen
16
Badges sorteren
2 personen
17
Presentaties klaarzetten
2 personen
18
Registratiebalie inrichten
2 personen
19
Tafels opstellen
4 personen
20
Stoelen opstellen
4 personen
21
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
22
Presentaties testen
2 personen
23
Microfoons testen
2 personen
24
Verlichting controleren
25
Bewegwijzering ophangen
2 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Koffiepunten inrichten
3 personen
28
Buffet opbouwen
4 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
4 personen
31
Techniektafel inrichten
2 personen
32
Teambriefing uitvoeren
8 personen

Event

33
Registratiebalie bemannen
3 personen
34
Deelnemers ontvangen
3 personen
35
Welkomstdrank serveren
3 personen
36
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
37
Sprekers begeleiden
2 personen
38
Tijdschema bewaken
39
Presentaties bedienen
40
Koffiepauze serveren
4 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Vragen uit de zaal verzamelen
43
Lunchbuffet serveren
5 personen
44
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
45
Netwerkborrel begeleiden
4 personen
46
Hapjes serveren
4 personen
47
Glazen en servies ophalen
3 personen
48
Afsluiting aankondigen
49
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

50
Catering opruimen
4 personen
51
Afval verzamelen
3 personen
52
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
53
Apparatuur uitschakelen
2 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Locatie schoonmaken
4 personen
56
Decoratie verwijderen
2 personen
57
Materialen retourneren
2 personen
58
Restanten inventariseren
59
Gevonden voorwerpen verzamelen
60
Bedankbericht versturen
61
Presentaties delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Hoge statafelsaantal 10
Podiumdelenaantal 4
Spreektafel
Registratietafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 150
Bordenaantal 130
Besteksetsaantal 130
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Verloopadaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Buffetbakkenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 3

Decoratie

Naamkaartstandaardsaantal 120
Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Bewegwijzeringsbordenaantal 10
Badgehoudersaantal 120

Verlichting

Ledspotsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma minimaal 6 weken vooraf definitief en bevestig sprekers daarna schriftelijk. Vraag direct hun presentatietitel, bio, diaformaat en technische benodigdheden op; ontbrekende informatie blokkeert later de voorbereiding.
Open het aanmeldformulier zodra programma en sprekers vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken voor het congres. Vraag naast contactgegevens ook dieetwensen en de exacte naam voor het naamkaartje, zodat je geen correctieronde aan de registratiebalie krijgt.
Sluit de deelnemersregistratie 3 tot 5 werkdagen vooraf voor een eerste controle. Print daarna de deelnemerslijst en naamkaartjes, sorteer de badges alfabetisch en leg een aparte oplossing klaar voor last-minute aanmeldingen.
Plan een technische test op locatie uiterlijk de dag ervoor. Controleer niet alleen beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels en verloopadapters, maar test ook beide draadloze microfoons, luidsprekers, presentatieklikker en alle stekkerdozen.
Werk de zaal op de congresdag eerst functioneel in: tafels en stoelen, podium en spreektafel, registratiebalie en cateringpunten. Hang bewegwijzering vóór binnenkomst op en zet presentaties klaar voordat de eerste deelnemer arriveert; reserveer minstens 60 minuten voor deze eindcontrole.

Veelgestelde vragen

Wanneer begin je met het organiseren van een branchecongres?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken het programma, de sprekers, de zaalreservering en de globale catering vast; daarna kun je uitnodigingen en aanmeldingen openen.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een branchecongres?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor het congres, zodra programma en sprekers definitief zijn. Houd de registratie minimaal 3 werkdagen voor aanvang open, zodat je dieetwensen, deelnemerslijst en naamkaartjes kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een congreszaal klaar te zetten?: Reken voor een volledige opstelling minstens 2 uur, exclusief eventuele levering van materialen. Plan daarnaast minimaal 60 minuten voor het testen van presentaties, microfoons, verlichting en kabels voordat deelnemers binnenkomen.
Wanneer test je de techniek voor een branchecongres?: Test de techniek uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal de controle op de congresdag. Controleer per spreker de laptopaansluiting, HDMI-kabel, verloopadapter en presentatie; test microfoons en geluid minimaal 60 minuten voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.