Branchenkongress organisieren: So gehst du vor

Ein Branchenkongress steht und fällt mit einer sauberen Reihenfolge. Zuerst legst du Programm und Referenten fest, danach öffnest du die Anmeldung und sammelst alle Angaben für Namensschilder, Präsentationen und Verpflegung. In der letzten Woche prüfst du Reservierungen, Technik und Catering. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbauplan, damit Registrierung, Bühne, Sitzplätze und Präsentationen rechtzeitig bereit sind.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm finalisieren
2 Personen
2
Referenten bestätigen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldeformular öffnen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Sprecherinformationen sammeln
8
Präsentationen sammeln
9
Namensschilddaten prüfen
2 Personen
10
Namensschilder drucken
2 Personen
11
Teilnehmerliste ausdrucken
12
Reservierungen prüfen
13
Einkaufen gehen
3 Personen
14
Materialien abholen
2 Personen
15
Catering vorbereiten
3 Personen
16
Badges sortieren
2 Personen
17
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
18
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
19
Tische aufstellen
4 Personen
20
Stühle aufstellen
4 Personen
21
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
22
Präsentationen testen
2 Personen
23
Mikrofone testen
2 Personen
24
Beleuchtung kontrollieren
25
Beschilderung anbringen
2 Personen
26
Dekoration aufhängen
2 Personen
27
Kaffee-Stationen einrichten
3 Personen
28
Buffet aufbauen
4 Personen
29
Getränke kalt stellen
2 Personen
30
Snacks vorbereiten
4 Personen
31
Techniktisch einrichten
2 Personen
32
Team-Briefing durchführen
8 Personen

Event

33
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
34
Teilnehmende empfangen
3 Personen
35
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
36
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
37
Redner betreuen
2 Personen
38
Zeitplan überwachen
39
Präsentationen betreuen
40
Kaffeepause servieren
4 Personen
41
Getränke nachfüllen
2 Personen
42
Fragen aus dem Publikum sammeln
43
Mittagsbuffet servieren
5 Personen
44
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
45
Networking-Event betreuen
4 Personen
46
Snacks servieren
4 Personen
47
Gläser und Geschirr abholen
3 Personen
48
Abschluss ankündigen
49
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

50
Catering aufräumen
4 Personen
51
Abfall sammeln
3 Personen
52
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
53
Geräte ausschalten
2 Personen
54
Geschirr abwaschen
3 Personen
55
Location reinigen
4 Personen
56
Dekoration entfernen
2 Personen
57
Materialien zurückgeben
2 Personen
58
Reste inventarisieren
59
Fundsachen sammeln
60
Dankesnachricht versenden
61
Präsentationen teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 120
KlappischeAnz. 12
Hohe StehtischeAnz. 10
BühnenelementeAnz. 4
Rednertisch
RegistrierungstischeAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 150
TellerAnz. 130
BestecksetsAnz. 130
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 3
ReduzieradapterAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
BuffetbehälterAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
SchneidebretterAnz. 3

Dekoration

NamenskartenständerAnz. 120
TischläuferAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
WegweiserAnz. 10
BadgehalterAnz. 120

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Finalisiere das Programm, bevor du die Einladungen verschickst. Bestätige Referenten frühzeitig und sammle ihre Sprecherinformationen sowie Präsentationen spätestens eine Woche vor dem Kongress.
Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Zeiten, Räume und Programmpunkte feststehen. Prüfe die Anmeldungen täglich und erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung.
Plane die Namensschilder nicht erst am Vorabend. Prüfe die Namensschilddaten und Teilnehmerliste 2 bis 3 Tage vorher, drucke die Schilder aus und sortiere sie nach dem Registrierungsablauf.
Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Präsentationsklicker und Mikrofone am Vortag gemeinsam. Ein einzelner Funktionstest des Beamers reicht nicht, wenn verschiedene Referenten eigene Präsentationen mitbringen.
Richte Registrierungstheke, Bühne, Rednerpult und Sitzplätze mindestens 2 Stunden vor Beginn ein. Stelle außerdem Wasser, Kaffeetassen und Catering bereit und bringe die Beschilderung vor dem Eintreffen der ersten Gäste an.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Branchenkongress organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Programm und Referenten sollten zuerst feststehen; für Anmeldungen, Präsentationen, Catering und Technik bleiben dann mehrere Wochen Puffer.
Wann sollte man die Einladungen für einen Branchenkongress verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Öffne das Anmeldeformular gleichzeitig und setze eine Anmeldefrist von ungefähr 5 bis 7 Tagen vor dem Kongress.
Wie viele Stunden vorher muss der Kongress aufgebaut werden?: Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein, bei umfangreicher Technik besser 3 Stunden. Tische, Stühle, Bühne und Registrierung werden zuerst gestellt; anschließend testest du Präsentationen, Mikrofone und Beleuchtung.
Wann muss man das Catering für einen Branchenkongress bestellen?: Bestätige das Catering spätestens 5 bis 7 Tage vorher, sobald die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche belastbar sind. Prüfe am Vortag die Reservierung und stelle Kühlung, Kaffeemaschinen und Buffetbehälter bereit.

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