Zo organiseer je een branchebijeenkomst

Begin met het programma en de gewenste deelnemers, niet met de catering. Leg daarna datum, locatie en zaalindeling vast en reserveer sprekers en leveranciers voordat je uitnodigingen verstuurt. Gebruik een aanmeldformulier om dieetwensen en contactgegevens tijdig te verzamelen. In de laatste week draait alles om bevestigen, testen en controleren; op de dag zelf moeten registratie, techniek, catering en bewegwijzering klaarstaan voordat de eerste deelnemer arriveert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Catering reserveren
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Sprekers bevestigen
8
Presentaties verzamelen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Aanmeldingen bevestigen
12
Deelnemerslijst controleren
2 personen
13
Naamkaartjes maken
2 personen
14
Programma afdrukken
15
Routebordjes afdrukken
16
Cateringhoeveelheden bevestigen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Apparatuur testen
2 personen
20
Sprekersinstructies versturen
21
Locatiesleutels ophalen
22
Leveringen in ontvangst nemen
2 personen
23
Zaal openen
2 personen
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Stoelen opstellen
3 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Naamkaartjes klaarleggen
28
Routebordjes plaatsen
2 personen
29
Presentaties klaarzetten
2 personen
30
Microfoon testen
2 personen
31
Verlichting controleren
2 personen
32
Decoratie ophangen
2 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Koffiepunt inrichten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Toiletten controleren
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Ontvangstteam briefen
3 personen

Event

39
Gasten registreren
3 personen
40
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
41
Welkomstdrank serveren
3 personen
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Openingswoord verzorgen
44
Spreker begeleiden
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
48
Netwerktafels bijhouden
2 personen
49
Achtergrondmuziek starten
50
Buffet opbouwen
4 personen
51
Buffet openen
2 personen
52
Buffet aanvullen
3 personen
53
Dieetopties aanwijzen
54
Borden en bestek aanvullen
2 personen
55
Koffiepunt bijvullen
56
Gebruikte glazen afruimen
2 personen
57
Contactgegevens verzamelen
2 personen
58
Afsluitende aankondiging doen
59
Laatste dranken serveren
2 personen
60
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

61
Buffet afbreken
3 personen
62
Restanten verpakken
2 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Decoratie verwijderen
2 personen
67
Apparatuur uitschakelen
2 personen
68
Zaal schoonmaken
3 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
71
Locatie afsluiten
2 personen
72
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
73
Bedankbericht versturen
74
Presentaties en foto’s archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 90
Registratietafel
Tafelkledenaantal 14
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Tafelmessenaantal 100
Tafelvorkenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 3
Tangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 3

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Ledlichtslingersaantal 4

Decoratie

Naambordjesaantal 100
Presentatiestandaardsaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Programmastandaardaantal 2
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Lanyardsaantal 100

Schoonmaak

Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Chafing dishesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Krijtbordjesaantal 10
Broodmandenaantal 6
Waterkaraffenaantal 12
IJsblokjesbakkenaantal 4
Boodschappen

Tips

Plan het programma eerst tot op tijdsblokniveau. Reserveer de zaal en catering zodra datum en verwachte opkomst bekend zijn, zodat je niet later moet schuiven met pauzes of tafelopstelling.
Verstuur de uitnodiging pas nadat het aanmeldformulier werkt. Vraag daarin direct naar dieetwensen en stuur na registratie een bevestiging; controleer de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor de bijeenkomst.
Vraag presentaties en sprekersinstructies vooraf op. Verzamel alle bestanden uiterlijk 48 uur voor aanvang en test de laptop, beamer, het projectiescherm, de microfoon en de luidsprekers in de zaal.
Maak registratie zichtbaar bij binnenkomst. Leg naamkaartjes en programma’s op de registratietafel en plaats routebordjes vanaf de ingang; deelnemers die moeten zoeken, missen vaak het begin van het programma.
Bevestig de cateringhoeveelheden kort voor de bijeenkomst aan de hand van de actuele deelnemerslijst. Zet naast buffet- en koffieservice ook waterglazen, afvalbakken en voldoende tafels klaar voordat de zaal opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een branchebijeenkomst?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Sprekers, catering en uitnodigingen volgen daarna; plan de definitieve controle van deelnemers en techniek in de laatste week.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een branchebijeenkomst?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor de bijeenkomst. Geef deelnemers minimaal 2 weken om zich aan te melden en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig om de zaal klaar te zetten?: Reserveer minstens 2 uur voor het openen van de zaal, het plaatsen van tafels en stoelen, de registratie en de techniek. Plan het testen van beamer, microfoon en luidsprekers vóórdat deelnemers binnenkomen.
Wat moet je één dag voor een branchebijeenkomst controleren?: Controleer de deelnemerslijst, naamkaartjes, programma’s, routebordjes, cateringhoeveelheden en alle presentaties. Leg ook vast wie de locatiesleutels ophaalt, leveringen ontvangt en de zaal opent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.