Branchenveranstaltung organisieren: So gehst du vor

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin und Programm zuerst fest und reserviere den Saal unmittelbar danach. Für Catering und Referenten solltest du mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf einplanen, damit Absagen noch aufgefangen werden können.
• Veröffentliche das Anmeldeformular zusammen mit der Einladung und setze eine Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung. Danach lassen sich Teilnehmerliste, Namensschilder, Programm und Cateringmengen verlässlich prüfen.
• Fordere Präsentationen spätestens 5 Werktage vor Beginn an und teste Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofon und Lautsprecher mindestens einen Tag vorher. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und die Anschlüsse am Veranstaltungsort.
• Bestätige dem Catering die endgültige Personenzahl 3 bis 5 Werktage vor dem Termin und übermittle die erfassten Ernährungswünsche separat. So fehlen weder passende Portionen noch Geschirr wie Teller, Gläser, Tassen und Besteck.
• Plane den Aufbau rückwärts: Schlüssel abholen, Lieferungen entgegennehmen und den Saal mindestens 90 Minuten vor Einlass öffnen. Tische, Stühle, Registrierungstisch, Wegweiser und Namensschilder sollten vor dem Eintreffen der ersten Gäste bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Branchenveranstaltung planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Saal, Catering und Referenten brauchen meist die längste Vorlaufzeit; Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.

Wann sollte ich die Teilnehmerzahl für das Catering bestätigen?

Bestätige die endgültige Zahl 3 bis 5 Werktage vor der Veranstaltung. Erfasse Ernährungswünsche schon bei der Anmeldung und gleiche sie spätestens dann mit dem Caterer ab.

Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für den Aufbau?

Plane mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Darin enthalten sind Lieferungen, Tisch- und Stuhlaufstellung, Registrierung, Techniktest sowie das Auslegen von Programm und Namensschildern.

Wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?

Setze eine verbindliche Frist von 5 Werktagen vor Beginn. So bleibt Zeit, Dateien auf dem Laptop zu sammeln, die Präsentationen zu testen und bei fehlenden Unterlagen nachzufassen.

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