Zo organiseer je een bordspellenavond
Begin een bordspellenavond niet met het uitzoeken van hapjes, maar met de ruimte en de groepsgrootte. Reserveer een locatie waar je meerdere tafels kunt plaatsen en bepaal daarna welke spellen passen bij het aantal spelers en de beschikbare tijd. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen vroeg, zodat je boodschappen en tafelindeling niet op het laatste moment hoeft aan te passen. Op de avond zelf werkt een vaste ontvangsttafel, duidelijke naamkaartjes en vooraf klaargelegde spelmaterialen beter dan uitleggen terwijl iedereen binnenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Spellenavond aankondigen
- 3
Uitnodigingen versturen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Spellen inventariseren
2 personen
- 7
Ontbrekende spellen lenen
- 8
Spelregels controleren
2 personen
- 9
Spellen indelen per tafel
2 personen
- 10
Definitieve gastenlijst maken
- 11
Boodschappenlijst controleren
- 12
Boodschappen doen
2 personen
- 13
Dranken koelen
- 14
Hapjes voorbereiden
2 personen
- 15
Locatie openen
2 personen
- 16
Ruimte ventileren
- 17
Tafels opstellen
3 personen
- 18
Stoelen plaatsen
2 personen
- 19
Spellen uitstallen
2 personen
- 20
Spelmaterialen klaarleggen
2 personen
- 21
Buffet inrichten
2 personen
- 22
Koffiepunt inrichten
- 23
Naamkaartjes klaarleggen
- 24
Ontvangsttafel klaarzetten
Event
- 25
Gasten ontvangen
2 personen
- 26
Spellen uitleggen
3 personen
- 27
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
- 28
Eerste spelronde begeleiden
3 personen
- 29
Hapjes serveren
2 personen
- 30
Dranken bijvullen
2 personen
- 31
Tweede spelronde begeleiden
3 personen
- 32
Avondeten serveren
3 personen
- 33
Koffie en thee serveren
2 personen
- 34
Finaleronde begeleiden
3 personen
- 35
Laatste hapjes serveren
- 36
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 37
Spellen verzamelen
3 personen
- 38
Afval verzamelen
2 personen
- 39
Servies afwassen
2 personen
- 40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 41
Ruimte schoonmaken
2 personen
- 42
Overgebleven eten koelen
- 43
Locatie afsluiten
2 personen
- 44
Geleende spellen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 7
- Stoelenaantal 32
- Buffettafel
- Ontvangsttafel
- Krukkenaantal 4
Spelmateriaal
- Bordspellenaantal 18
- Kaartspellenaantal 8
- Dobbelstenenaantal 30
- Scoreblokkenaantal 8
- Pennenaantal 40
- Zandlopersaantal 6
- Spelmattenaantal 7
Servies
- Drinkglazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 32
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Schaaltjesaantal 14
- Opscheplepelsaantal 8
- Kannenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 3
- Snijplankenaantal 2
- Messenaantal 4
- Serveerbladenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
Apparatuur
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Tafellampenaantal 7
Decoratie
- Tafelkleedjesaantal 7
- Naamkaartjesaantal 35
- Naambordjesaantal 7
- Menukaartenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezem
- Blik en veger
- Dweil
- Emmer
- Schoonmaakhandschoenenaantal 3
- Afwasborstelsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de spelindeling zodra de aanmeldingen binnen zijn. Maak per tafel een combinatie van 3 tot 5 spelers en controleer vooraf de spelregels, ontbrekende onderdelen en benodigde scoreblokken, pennen of zandlopers.
- Regel ontbrekende spellen uiterlijk één week vooraf. Leen ze dan nog op tijd, zodat je niet op de dag zelf ontdekt dat een spel, dobbelsteen of kaart ontbreekt.
- Houd eten en spelen uit elkaar met een buffettafel en schaaltjes. Zet per persoon minstens één bord, bestekset en drinkglas klaar en verzamel dieetwensen uiterlijk vijf dagen voor de avond.
- Richt de locatie minstens 60 minuten voor aanvang in. Zet tafels en stoelen neer, ventileer de ruimte, leg spelmaterialen per tafel klaar en test koffiezetapparaat, waterkokers, verlengsnoeren en stekkerdozen.
- Maak het ontvangst eenvoudig met een tafel bij de ingang, naamkaartjes en de definitieve gastenlijst. Begroet gasten de eerste 20 minuten actief en wijs direct een tafel of spel aan, zodat niemand blijft wachten op uitleg.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel spelers heb je nodig voor een bordspellenavond?
- Met 8 tot 20 spelers kun je meestal vier tot zes tafels vullen. Reken per tafel op 3 tot 5 spelers en kies spellen die binnen 60 tot 120 minuten klaar zijn.
- Wanneer moet ik uitnodigingen versturen voor een bordspellenavond?
- Stuur de uitnodigingen minimaal drie weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer zeven dagen voor de avond. Zo houd je tijd over voor de definitieve gastenlijst, tafelindeling en boodschappen.
- Hoeveel bordspellen moet ik klaarleggen?
- Leg per tafel minimaal twee geschikte spellen klaar: één hoofdspel en één alternatief. Voor vijf tafels heb je dus minstens tien opties nodig, plus enkele kaartspellen voor een korte ronde.
- Hoe vroeg moet ik de locatie klaarmaken voor een bordspellenavond?
- Begin 60 tot 90 minuten voor de start met inrichten. Reserveer de laatste 20 minuten voor dranken koelen, het buffet, de ontvangsttafel en een laatste controle van de spelmaterialen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!