Zo organiseer je een bootfeest zonder gedoe aan boord

Begin niet met versiering of muziek, maar met de boot, route en voorwaarden aan boord. Bevestig de reservering, controleer aanlegplaatsen en deel daarna pas vertrekinstructies met je gasten. Verzamel dieetwensen en noodcontacten uiterlijk een week vooraf, zodat catering en communicatie kloppen. Op de dag zelf draait alles om een korte veiligheidsbriefing, goed gekoelde drank, vaste zitplaatsen en tassen die veilig worden opgeborgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bootreservering bevestigen
2
Route en aanlegplaatsen controleren
3
Weersverwachting controleren
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Contactlijst samenstellen
8
Vertrekinstructies delen
9
Noodcontacten noteren
10
Catering bestellen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Muziek afspeellijst maken
15
Apparatuur opladen
16
Botenpakket controleren
2 personen
17
Zwemvesten klaarleggen
2 personen
18
Tafels en zitplaatsen plannen
2 personen
19
Versiering voorbereiden
2 personen
20
Lichtjes en batterijen testen
2 personen

Event

21
Inchecktafel inrichten
2 personen
22
Gasten ontvangen
3 personen
23
Veiligheidsbriefing geven
24
Zwemvesten uitdelen
2 personen
25
Tassen veilig opbergen
2 personen
26
Muziek starten
27
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
28
Hapjes serveren
3 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Buffet aanvullen
2 personen
31
Afval verzamelen
2 personen
32
Glazen en servies inzamelen
2 personen
33
Verlichting inschakelen
34
Gasten naar aanlegplaats begeleiden
2 personen
35
Laatste ronde serveren
2 personen
36
Gasten veilig laten uitstappen
3 personen

Nazorg

37
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
38
Afval aan wal afvoeren
2 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Boot schoonmaken
3 personen
41
Apparatuur inpakken
2 personen
42
Decoratie verwijderen
2 personen
43
Materialen controleren
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
45
Leveranciers afronden
46
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 40
Bartafelaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Wijnglazenaantal 40
Serveerkommenaantal 8
Serveerplankenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Kurkentrekkeraantal 2
Flesopenersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks-/serveermessenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Powerbanksaantal 4
Verlengsnoerenaantal 2
Oplaadkabelsaantal 4

Veiligheid

Zwemvestenaantal 45
EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Reddingsdekenaantal 2

Decoratie

Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 50
Ballongewichtenaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handveger en blikaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route en aanlegplaatsen minstens 7 dagen vooraf. Deel met alle gasten het vertrekpunt, de vertrektijd, parkeerinformatie en een telefoonnummer voor noodgevallen; alleen een adres in de uitnodiging is meestal niet genoeg.
Controleer het weer 48 uur en nogmaals 6 uur voor vertrek. Spreek vooraf af wie beslist over uitstel of annulering en houd bij hoeveel gasten hun vertrekinstructies hebben bevestigd.
Koel drank niet pas bij aankomst: zet koelboxen en ijscontainers enkele uren voor vertrek klaar. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en houd herbruikbare bekers apart van wijnglazen.
Maak vóór het inschepen een indeling voor klaptafels, klapstoelen en de bartafel. Laat gangpaden, zwemvesten en de plek voor tassen vrij; losse spullen worden op een varende boot snel een obstakel.
Geef direct na ontvangst een veiligheidsbriefing van ongeveer 5 minuten. Wijs de zwemvesten, EHBO-koffer, zaklampen en noodcontacten aan en berg daarna alle tassen op voordat muziek en hapjes starten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bootfeest organiseren?: Leg de boot en route bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor vertrek en verzamel dieetwensen en aanmeldingen ongeveer 7 dagen vooraf.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een bootfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor de rest van de vaart kun je ongeveer 1 drankje per persoon per uur aanhouden, plus water en extra ijs voor de koelboxen.
Wanneer controleer ik het weer voor een bootfeest?: Controleer de verwachting 48 uur voor vertrek en opnieuw 6 uur vooraf. Bekijk daarbij niet alleen regen, maar ook wind, temperatuur en de haalbaarheid van de geplande route en aanlegplaatsen.
Hoe geef je een veiligheidsbriefing op een bootfeest?: Plan direct bij vertrek ongeveer 5 minuten voor de briefing. Leg uit waar zwemvesten, EHBO-koffer en noodcontacten zijn, hoe gasten zich aan boord verplaatsen en waar tassen veilig worden opgeborgen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.