Zo organiseer je een bootbruiloft zonder verrassingen

Een bootbruiloft vraagt om een strakke volgorde, omdat je tijdens de vaart weinig kunt bijsturen. Begin met de gastenlijst, de route en de aanlegplaatsen; pas daarna leg je programma, catering en inrichting vast. Verzamel dieetwensen en bevestig leveranciers ruim vooraf, zodat er aan boord geen losse eindjes ontstaan. Plan daarnaast een slechtweerplan dat ook echt uitvoerbaar is op de afgesproken locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Trouwprogramma maken
2 personen
6
Muzieklijst samenstellen
2 personen
7
Leveranciersafspraken bevestigen
8
Route en aanlegplaatsen controleren
2 personen
9
Weersverwachting controleren
10
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
11
Tafelschikking maken
2 personen
12
Zitplaatsen voor ceremonie bepalen
2 personen
13
Menukaarten en naamkaartjes maken
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
15
Houdbare boodschappen doen
2 personen
16
Verse boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Dessertportioneren
2 personen
20
Ceremoniebenodigdheden verzamelen
2 personen
21
Decoratie sorteren
2 personen
22
Kleding en ringen klaarleggen
2 personen
23
Boot schoonmaken
3 personen
24
Veiligheidsuitrusting controleren
2 personen
25
Brandblussers controleren
26
Toiletten bevoorraden
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
4 personen
29
Ceremonieboog plaatsen
3 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Bloemstukken plaatsen
2 personen
32
Tafels dekken
4 personen
33
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
34
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
35
Muziek testen
2 personen
36
Licht controleren
2 personen
37
Buffet klaarzetten
3 personen
38
Hapjes op schalen leggen
3 personen
39
Drankpunten inrichten
2 personen
40
Koffiepunt inrichten
2 personen
41
Ceremonieopstelling controleren
2 personen

Event

42
Gasten ontvangen
4 personen
43
Welkomstdrank serveren
3 personen
44
Gasten naar ceremonie begeleiden
2 personen
45
Ceremonie begeleiden
2 personen
46
Muziek tijdens ceremonie bedienen
47
Champagne inschenken
3 personen
48
Taart aansnijden begeleiden
2 personen
49
Hapjes serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Fotohoek begeleiden
52
Dinerbuffet openen
2 personen
53
Diner serveren
4 personen
54
Buffet aanvullen
3 personen
55
Servies verzamelen
2 personen
56
Koffie en thee serveren
3 personen
57
Eerste dans begeleiden
58
Muziek bedienen
59
Avondsnacks klaarzetten
2 personen
60
Gasten naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

61
Afval verzamelen
3 personen
62
Servies voorsorteren
2 personen
63
Eten en drinken opruimen
3 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
66
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Boot grondig schoonmaken
3 personen
69
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
70
Overgebleven eten verpakken
2 personen
71
Voorraad tellen
72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
73
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Tafellinnenaantal 8
Stoelkussensaantal 70

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 70
Koffielepelsaantal 70
Dinermessenaantal 75
Dinervorkenaantal 75
Dessertlepelsaantal 75
Opscheplepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 4
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20

Decoratie

Ceremonieboog
Kunstbloemenslingersaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 8
Glazen vaasjesaantal 16
LED-kaarsenaantal 40
Lichtslingersaantal 8
Welkomstbord
Trouwboek
Pen voor trouwboekaantal 2
Naamkaartjesaantal 70
Menukaartenaantal 12
Fotolijstjesaantal 8
Fotohokje-accessoiresaantal 20

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Bluetoothmuziekspeler

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakkenaantal 80
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Afwasborstelsaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Veiligheid

Reddingsvesten volwassenenaantal 70
Reddingsvesten kinderenaantal 6
Reddingsboeienaantal 2
Zaklampenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Antislipmattenaantal 12

Papierwaren

Programmafoldersaantal 70
Tafelnummerkaartenaantal 8
Pennenaantal 20
Enveloppen voor enveloppendoosaantal 80
Plakbandaantal 6
Dubbelzijdige tapeaantal 4

Gereedschap

Scharenaantal 6
Kabelbindersaantal 100
Touwaantal 2
Hamersaantal 2
Schroevendraaiersaantal 2
Waterpas
Zakmesaantal 2

Tips

Plan de route en aanlegplaatsen vóór je de uitnodigingen verstuurt. Controleer hoe lang de boot per traject vaart en leg vast waar gasten opstappen, waar de ceremonie plaatsvindt en hoe laat je uiterlijk moet terugkeren.
Maak het trouwprogramma met vaste tijden voor ontvangst, ceremonie, diner en dessert. Houd per onderdeel minstens 10 minuten speling aan; een vertraagde afvaart werkt door in alle volgende momenten.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 weken vooraf en geef ze gebundeld door aan de cateraar. Controleer daarna of de juiste menukaarten, naamkaartjes en aparte serveerschalen klaarstaan.
Koel dranken pas nadat je hebt berekend hoeveel in de koelboxen past. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en houd extra water apart voor de hele vaart.
Controleer de veiligheidsuitrusting en brandblussers vóór het decoreren van de boot. Leg kleding, ringen en ceremoniestukken op één vaste plek klaar, zodat ze niet tussen decoratie, servies en keukenmateriaal verdwijnen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bootbruiloft organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met de boot, gastenlijst, route en aanlegplaatsen. Rond 3 weken voor vertrek dieetwensen, leveranciersafspraken en het programma af; de weers- en veiligheidscontrole doe je opnieuw in de laatste 48 uur.
Hoeveel drank heb je nodig voor een bootbruiloft?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en voorzie daarnaast de hele dag onbeperkt water. Koel de dranken uiterlijk de dag ervoor en controleer of de koelboxen en ijsblokjesbakken voldoende capaciteit hebben.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een bootbruiloft?: Bevestig uiterlijk 1 week vooraf wat het slechtweerplan is en wie de beslissing neemt. Controleer opnieuw 48 uur en 6 uur voor vertrek of ceremonie, zitplaatsen en catering nog veilig en praktisch uitvoerbaar zijn.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor de ceremonie op een boot?: Plan voor de ceremonie zelf ongeveer 30 tot 45 minuten en reserveer minstens 10 minuten extra voor het verzamelen van gasten en het wisselen van zitplaatsen. Bepaal vooraf welke stoelen voor de ceremonie worden gebruikt en houd de looproute vrij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.